Меню

Заявление об изменении анкетных данных образец

Заявление об изменении персональных данных бланк

от __________ (должность)

Прошу внести изменения в документы, содержащие персональные данные, в связи с __________________________________________________________________

(указать причину изменения персональных данных)

» » _______________ 200 г. ___________(подпись работника)

Изменение анкетных данных: как отразить документально

«Кадровик. Кадровое делопроизводство», 2010, N 5

Изменение анкетных данных: как отразить документально

За время трудовой деятельности в жизни каждого человека происходят различные события, в ходе которых меняются некоторые анкетно-биографические данные человека. Приходится переоформлять документы на работника и в отделе кадров.

Классическая ситуация — сотрудница вышла замуж и поменяла фамилию. Или развелась и вернула девичью фамилию. Бывает, что анкетные данные меняют и мужчины. Причиной могут послужить также вступление в брак (ведь муж имеет право взять фамилию жены или записаться под двойной фамилией), а кроме того, неблагозвучие фамилии или имени. Согласно ст. 3 Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ «О персональных данных» (ред. от 27.12.2009), «персональные данные — любая информация, относящаяся к определенному или определяемому на основании такой информации физическому лицу (субъекту персональных данных), в т. ч. его фамилия, имя, отчество, год, месяц, дата и место рождения, адрес, семейное, социальное, имущественное положение, образование, профессия, доходы, другая информация».

Многие кадровые и бухгалтерские документы содержат персональные данные. Поэтому, когда изменяются персональные данные работника, потребуется внести изменения:

— в трудовую книжку;

— в книгу учета движения трудовых книжек;

— в личную карточку работника (форма N Т-2);

— в лицевой счет (форма N Т-54);

— в трудовой договор;

— в карточку учета сумм начисленных ЕСН и взносов на пенсионное страхование.

Кроме того, замене подлежат:

— паспорт гражданина РФ;

— страховое пенсионное свидетельство;

— страховой медицинский полис;

Итак, по порядку.

Заявление работника о внесении изменений в документы

Указанные изменения производятся на основании заявления работника, написанного им лично на имя руководителя организации, с просьбой внести изменения в документы, содержащие персональные данные. Подача заявления — не обязательный, но целесообразный шаг. К заявлению работник прикладывает копии документов, подтверждающих изменение персональных данных (паспорт, свидетельство о регистрации брака, свидетельство о расторжении брака, свидетельство об изменении фамилии или имени, отчества, решение суда и др.), которые заверяются в установленном порядке и подшиваются в личное дело работника. Подлинники этих документов работник предъявляет работодателю.

Заявление необходимо подписывать прежней фамилией, поскольку работником организации является пока работник со старой фамилией.

Приказ о внесении изменений в документы,

Содержащие персональные данные работника

Руководитель организации ставит резолюцию, на основании которой в отделе кадров издают приказ об изменении внутренних документов в связи со сменой фамилии (имени, отчества). Этот приказ будет основанием для внесения изменений во все внутренние документы организации, где имеются сведения о фамилии, а также об изменении фамилии на титульном листе трудовой книжки.

Не допустите ошибки! Не рекомендуется использовать распространенную формулировку вроде: «С такого-то числа считать Иванову Петровой в связи с регистрацией брака. «, т. к. это неграмотно. Можно подумать, что без приказа работодателя Иванова не будет считаться Петровой? Петровой она считается на основании свидетельства о регистрации брака, а не на основании приказа своего работодателя.

Неправильной является и другая распространенная формулировка: «внести изменения в персональные данные работника». Изменять персональные данные работника — это полномочие специальных государственных органов, а не кадровой службы работодателя. Кадровая служба лишь вносит изменения в документы, содержащие персональные данные, на основании документов об изменении персональных данных работников, выданных специальными государственными органами.

Приказ издается только при предъявлении сотрудником нового паспорта (одного свидетельства о браке недостаточно). В личное дело вкладывается копия приказа, и делаются исправления в форме N Т-2 и трудовой книжке, а также во всех бухгалтерских документах, оформляется дополнительное соглашение к трудовому договору, меняется пенсионное страховое свидетельство и т. д. Но все на основании паспорта, т. к. пока работник не поменял паспорт, фамилия его тоже не поменялась.

Согласно п. 12 Положения о паспорте гражданина Российской Федерации, утв. Постановлением Правительства РФ от 08.07.1997 N 828 (ред. от 28.03.2008, далее — Положение о паспорте), замена паспорта производится, в частности, при изменении фамилии, имени, отчества, сведений о дате (число, месяц, год) и/или месте рождения, пола. В соответствии с п. 15 Положения о паспорте, документы и личные фотографии для получения или замены паспорта должны быть сданы гражданином не позднее 30 дней после смены фамилии или других данных.

Унифицированных форм такого приказа нет, но в нем обязательно должны содержаться сведения как о старых, так и о новых данных работника, реквизиты документов, на основании которых вносятся новые сведения о нем.

Рекомендуемое название такого приказа — «Приказ о внесении изменений в документы, содержащие персональные данные работника».

Дата составления приказа — дата поступления копии паспорта в кадровую службу.

Приказ о внесении изменений в документы, содержащие персональные данные, регистрируется в соответствующем журнале регистрации приказов.

С приказом о внесении изменений в документы, содержащие персональные данные, знакомят под роспись всех заинтересованных лиц: самого работника, соответствующих работников кадровой службы и бухгалтерии.

На основании такого приказа будут вноситься изменения в трудовую книжку работника, личную карточку работника, лицевой счет работника и иные документы отдела кадров, бухгалтерии, службы безопасности и иных структурных подразделений.

Изменение сведений о работнике в трудовой книжке

Пунктом 2.3 Постановления Министерства труда и социального развития РФ от 10.10.2003 N 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек» (далее — Инструкция) установлены следующие правила внесения изменений в сведения о работнике в трудовой книжке:

— изменения записей в трудовых книжках о фамилии, имени, отчестве и дате рождения производятся на основании паспорта, свидетельств о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других документов и со ссылкой на их номер и дату;

— указанные изменения вносятся на первую страницу (титульный лист) трудовой книжки;

— прежняя запись (фамилия или имя, отчество, дата рождения) аккуратно зачеркивается одной чертой, а сверху (снизу либо на той же строке, где есть место) записываются новые данные. Зачеркнутая запись должна легко читаться;

— ссылки на соответствующие документы делаются на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяются подписью работодателя или специально уполномоченного им лица и печатью организации (или печатью кадровой службы).

При изменении анкетных данных работника ссылку нужно делать как на соответствующее свидетельство, так и на паспорт. Недостаточно будет указать один из этих документов. Дело в том, что по одному лишь паспорту невозможно проследить изменение фамилии, имени, отчества, даты рождения. А ссылки только на свидетельство будет мало, поскольку у работника изменились еще и данные паспорта, на основании которых заполняется трудовая книжка. Пример внесения записи об изменении фамилии приведен ниже.

│Фамилия «Крапивина» изменена на │ Трудовая книжка │

│фамилию «Ненашева» на основании │ │

│свидетельства о браке от 05.03.2005│ АТ-IX N 2747362 │

│N 345611099 и паспорта 3298 768234,│ │

│выданного 08.04.2005 ОВД │ — Крапивина — │

│отдела кадров Куприянова │______________________________________│

│ │ (число, месяц, год) │

│ │Дата заполнения «—» ——— 20— г.│

│ │Подпись владельца книжки ————-│

│ │ Подпись лица, ответственного│

│ │ за ведение трудовых книжек │

В случае если на момент окончания бланка трудовой книжки (выдается вкладыш) у работника изменились фамилия, образование и специальность, то данные изменения вносятся на титул самой книжки, на вкладыше же фиксируются новые данные. Ссылка на соответствующие документы при этом дается один раз — на внутренней стороне обложки трудовой книжки.

Изменение сведений о работнике в личной карточке

Существует несколько вариантов внесения таких изменений в личную карточку.

Прежняя фамилия может быть зачеркнута одной чертой, и справа можно указать новую фамилию. Кстати, именно поэтому фамилию обычно рекомендуют писать ближе к левому краю. Тогда остается место, чтобы новую фамилию указать правее. Если справа места нет, то новую фамилию можно написать сверху. Также следует указать, на основании какого документа внесены изменения. Это можно сделать на поле личной карточки напротив строки, где зачеркнута прежняя фамилия и написана новая: «Свидетельство о регистрации брака II-МТ 115116 от 10.08.2009». Данную запись здесь же кадровик заверяет своей подписью и проставляет дату внесения изменений.

Сведения о документе, подтверждающем изменение фамилии, и заверительная подпись кадрового работника могут быть указаны также в разд. X «Дополнительные сведения» личной карточки.

Еще один вариант, используемый в данном случае в кадровой практике, — это распечатка страницы личной карточки с внесенными изменениями или дополнительными строками под графой для внесения изменений. При этом на старой странице делается отметка о том, что произведена замена страницы в связи с изменением фамилии. На новой странице также отражается факт замены.

Аналогичные рекомендации можно дать по поводу изменения других сведений о работнике.

Изменение сведений о работнике в трудовом договоре

Существует мнение, что не нужно заключать с работником дополнительное соглашение к трудовому договору в связи с изменением фамилии и иных персональных данных. Такой вывод можно сделать из ст. 57 ТК РФ.

В содержание трудового договора входят сведения и условия. Фамилия, имя, отчество работника, сведения о документах, удостоверяющих личность работника, относятся к сведениям. Согласно ч. 3 ст. 57 ТК РФ: «недостающие сведения вносятся непосредственно в текст трудового договора, а недостающие условия определяются приложением к трудовому договору либо отдельным соглашением сторон. «. Вероятно, аналогично следует поступать в случае изменения сведений, т. е. вносить изменения в текст трудового договора, и при этом заверять вновь внесенные сведения подписями сторон — работника и работодателя. Например:

«Фамилия работника изменена с Ивановой на Петрову. Договор дополнила 10.08.2009 менеджер Васильева (подпись). Ознакомлена: Петрова (подпись, дата)».

Статья 72 ТК РФ также подтверждает, что только при изменении условий трудового договора оформляется отдельное соглашение.

Однако существует и другая точка зрения. Считается, что дополнительное соглашение к трудовому договору должно заключаться в случае изменения работником фамилии и иных персональных данных. Сторонники этой позиции ссылаются тоже на ст. 57 ТК РФ и указывают, что эта статья допускает внесение в текст трудового договора только недостающих сведений, а не измененных. Поэтому нельзя вносить изменения сведений о фамилии и иных персональных данных работников в текст трудового договора, а нужно составить документ, который можно назвать «Изменение к трудовому договору». Его следует составить на основании нового паспорта работника, поскольку внести изменения нужно будет и в паспортные данные, указанные в трудовом договоре. Также рекомендуется приложить к трудовому договору копии свидетельства о заключении брака и нового паспорта.

На практике некоторые кадровики для подстраховки руководствуются сразу двумя приведенными точками зрения и вносят изменения и в текст трудового договора и подписывают с работником дополнительное соглашение.

Идентификационный номер налогоплательщика (ИНН) при изменении места жительства физического лица, а также при изменениях в сведениях о физическом лице не изменяется.

Об этом гласят п. п. 3.1 и 3.8 Порядка и условий присвоения, применения, а также изменения идентификационного номера налогоплательщика при постановке на учет, снятии с учета юридических и физических лиц, утв. Приказом МНС России от 03.03.2004 N БГ-3-09/178 (ред. от 05.11.2009).

Таким образом, при изменении данных физического лица сам номер ИНН не изменяется, но замене подлежит свидетельство о постановке на учет в налоговом органе физического лица по месту жительства на территории Российской Федерации, поскольку произошло изменение приведенных в нем сведений. При изменении фамилии замена свидетельства о постановке на учет осуществляется налоговым органом по месту жительства. Если изменяется место жительства, замена свидетельства о постановке на учет производится налоговым органом по новому месту жительства.

В заявлении гражданин указывает новую фамилию в соответствии с документом, удостоверяющим личность, и вписывает присвоенный ему ранее ИНН. К заявлению, подаваемому в налоговую инспекцию, он прилагает свидетельство о постановке на учет, оформленное на прежнюю фамилию. Вместо него налоговая инспекция выдает свидетельство о постановке на учет с тем же ИНН и новой фамилией физического лица. Информацию об изменении персональных данных физических лиц, а также о фактах замены документа, удостоверяющего личность, налоговые инспекции получают из органов, осуществляющих выдачу и замену документов, удостоверяющих личность гражданина РФ на территории России (паспортных столов и служб). На основании п. 8 ст. 85 НК РФ указанные органы сообщают такие сведения в налоговую инспекцию по месту жительства гражданина в течение пяти дней с момента выдачи нового документа.

Страховое пенсионное свидетельство

На территории РФ на каждое застрахованное лицо Пенсионный фонд РФ открывает индивидуальный лицевой счет с постоянным страховым номером, при этом индивидуальный лицевой счет застрахованного лица хранится ПФР в течение всей жизни застрахованного лица — так говорится в п. 7 ст. 6 Федерального закона от 01.04.1996 N 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» (ред. от 27.12.2009, далее — Закон о персонифицированном учете). При изменении у застрахованного лица фамилии, имени и отчества; фамилии, которая была у застрахованного лица при рождении, даты рождения, места рождения, пола новые анкетные данные должны быть отражены в его индивидуальном лицевом счете.

В Постановление Правления ПФР от 31.07.2006 N 192п «О формах документов индивидуального (персонифицированного) учета в системе обязательного пенсионного страхования и Инструкции по их заполнению» (ред. от 23.07.2009) включена форма АДВ-2 «Заявление об обмене страхового свидетельства». Это заявление и будет основанием для внесения записи об изменении фамилии в территориальном органе ПФР. Документ заполняется застрахованным лицом, но допускается его заполнение кадровой службой организации.

В течение 2 недель необходимо написать заявление об обмене страхового свидетельства в территориальный орган ПФР. После этого в течение месяца соответствующий орган ПФР выдает застрахованному лицу новое (взамен выданного ранее) страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования с тем же страховым номером индивидуального лицевого счета. Если застрахованное лицо работает по трудовому договору или с ним заключен договор гражданско-правового характера, заменой страхового пенсионного свидетельства занимается страхователь, то есть работодатель. Работник должен сдать старое страховое пенсионное свидетельство в отдел кадров и оформить заявление об обмене страхового свидетельства, дальнейшие действия (передача документов в ПФР, получение нового свидетельства) предпринимает работодатель. Новое страховое свидетельство работник получает в отделе кадров. Неработающие застрахованные лица должны самостоятельно подать заявление об обмене страхового свидетельства в орган Пенсионного фонда по месту жительства.

При обращении в ПФР при себе необходимо иметь старое страховое свидетельство, документ, удостоверяющий личность, и копию документа для изменения данных в страховом свидетельстве (например, свидетельства о браке и т. д.).

Страховой медицинский полис

Порядок выдачи и обмена страховых медицинских полисов определяется договором обязательного медицинского страхования.

В большинстве случаев замена страхового медицинского полиса при смене фамилии обязательна. Для работающих граждан замену полиса осуществляет организация-работодатель, неработающие граждане для обмена страхового медицинского полиса самостоятельно обращаются в пункты выдачи полисов страховой медицинской организации, обслуживающей район, где они зарегистрированы постоянно или временно.

Читайте так же:  Независимая экспертиза квартиры в перми

Законодательством не регламентируются сроки замены заграничного паспорта при смене фамилии, его можно использовать до тех пор, пока не произведена замена паспорта гражданина РФ. Однако если в паспорте РФ и заграничном паспорте фамилии совпадать не будут, выехать по такому загранпаспорту в страну, которая просит представлять общегражданский паспорт для оформления визы, будет невозможно. Кадровикам предприятий, направляющим своих работников в загранкомандировки, следует помнить об этом.

Согласно ст. 28 Федерального закона от 10.12.1995 N 196-ФЗ «О безопасности дорожного движения» (ред. от 25.11.2009), основаниями прекращения действия права на управление транспортными средствами являются: истечение установленного срока действия водительского удостоверения; ухудшение здоровья водителя, препятствующее безопасному управлению транспортными средствами, подтвержденное медицинским заключением; лишение права на управление транспортными средствами. Таким образом, при смене фамилии замена водительского удостоверения не обязательна, достаточно иметь при себе свидетельство о браке. Однако, исходя из практики, удобнее все же водительские права поменять. Возникает вопрос: вправе ли работодатель требовать у работника, чья трудовая функция подразумевает пользование автотранспортными средствами, замены водительского удостоверения в случае изменения фамилии? Видимо, не вправе, но обратить внимание работника на возможность затруднений может.

Пошаговая последовательность действий

При смене фамилии необходимо произвести замену некоторых обязательных документов. При этом работодатель принимает участие во внесении изменений в трудовую книжку, замене страхового полиса и замене страхового пенсионного свидетельства.

Итак, последовательность действий в случае изменения фамилии следующая:

1. Работник пишет заявление с просьбой внести изменения в ее учетные (кадровые) документы в связи со сменой фамилии.

2. На основании свидетельства о заключении брака издается приказ об изменении фамилии работника и внесении изменений в учетные документы.

3. На основании свидетельства о заключении брака вносятся изменения в трудовую книжку, в книгу учета движения трудовых книжек.

4. На основании свидетельства о браке и нового паспорта вносятся изменения в личную карточку Т-2.

5. На основании свидетельства о браке и нового паспорта вносятся изменения в трудовой договор.

6. На основании свидетельства о браке и нового паспорта вносятся изменения в личное дело (если оно заведено).

7. На основании свидетельства о браке и нового паспорта вносятся изменения в бухгалтерские документы: в лицевой счет (форма N Т-54); карточку учета сумм, начисленных ЕСН и взносов на пенсионное страхование.

8. На основании свидетельства о браке и нового паспорта замене подлежит свидетельство о постановке на учет в налоговом органе физического лица по месту жительства на территории Российской Федерации.

9. На основании свидетельства о браке и нового паспорта выдается застрахованному лицу новое (взамен выданного ранее) страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования с тем же страховым номером индивидуального лицевого счета.

10. На основании свидетельства о браке и нового паспорта замене подлежит страховой медицинский полис.

11. На основании новых свидетельства о постановке на учет в налоговом органе физического лица по месту жительства на территории Российской Федерации и страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования замене подлежит фамилия сотрудника в бухгалтерскую программу С1.

12. На основании свидетельства о браке и нового паспорта замене подлежит банковская карточка.

13. На основании свидетельства о браке и нового паспорта замене подлежит водительское удостоверение.

14. На основании свидетельства о браке и нового российского паспорта замене подлежит заграничный паспорт.

Рассмотрим оформление некоторых документов на следующем примере.

Соколова Светлана Ивановна, дата рождения — 12.05.1983, паспорт: 40 00 N 112233, выдан УВД района «Измайлово» Москвы 25.07.2004. Вышла замуж 24.10.2009 и взяла фамилию мужа — «Акулова». После смены фамилии поменяла паспорт, новые паспортные данные: 40 09 N 445566, выдан 16.11.2009 УВД района «Измайлово» Москвы.

Директору ООО «Лира»

Прошу изменить в учетных документах фамилию «Соколова» на Акулову в связи со вступлением в брак.

Копию свидетельства о браке прилагаю.

27.10.2009 Соколова С. И. Соколова

Общество с ограниченной ответственностью «Лира»

Об изменении фамилии

В связи со сменой фамилии руководителя канцелярии Соколовой С. И.

Изменить в учетных документах организации и в трудовой книжке работника фамилию руководителя канцелярии Соколовой Светланы Ивановны на Акулову в связи с вступлением в брак.

1. Заявление Соколовой С. И. от 27.10.2009.

2. Копия свидетельства о заключении брака С1 N 230258981, выданного Измайловским отделом загс Управления загс Москвы 24 октября 2009 г.

Директор Прокофьев А. М. Прокофьев

Начальник отдела кадров Главный бухгалтер

Власов С. П. Власов Попова О. Н. Попова

С приказом ознакомлена:

Соколова С. И. Соколова

18 ноября 2009 г.

К трудовому договору от 15 марта 2007 г. N 11

Об изменении фамилии работника

В связи со вступлением в брак

Общество с ограниченной ответственностью «Лира», именуемое в дальнейшем Работодатель, в лице директора Прокофьева Александра Михайловича, действующего на основании Устава, с одной стороны, и Соколова Светлана Ивановна, именуемая в дальнейшем Работник, с другой стороны, пришли к следующему соглашению:

1. В связи со вступлением в брак (свидетельство о заключении брака С1 N 230258981, выданное Измайловским отделом загс Управления загс Москвы 24 октября 2009 г.) изменить в трудовом договоре фамилию «Соколова» на фамилию «Акулова».

2. Считать действительными паспортные данные в следующей редакции: «паспорт серии 40 09 N 445566, выдан 16.11.2009 УВД района «Измайлово» Москвы».

Директор ООО «Лира»

Прокофьев А. С. Прокофьев

Соколова С. И. Соколова

Форма АДВ-2 Код по ОКУД │ │

Заявление об обмене страхового свидетельства

Заполняется застрахованным лицом печатными буквами

│Ф. И.О., указанные в страховом свидетельстве │

│Новые анкетные данные (указать только изменившиеся данные) │

│Место рождения: Москва │

│ (край, респ., . ) __________________________________ │

│Адрес постоянного места жительства │

│ 123456 Москва, Лесная улица, д. 4, │

│Адрес места индекс ______ адрес ____________________________ │

│ (заполнять при отличии от адреса регистрации) │

Заявление об изменении анкетных данных образец

Если фамилия сотрудника меняется, то необходимо в отдел кадров организации, где работает сотрудник, предоставить документы, на основании которых будут изменены сведения о работнике в кадровых документах. Одним из таких документов является заявление работника о смене фамилии, скачать образец его оформления можно по ссылке ниже.

К заявлению прикладывается документ, подтверждающий смену фамилии, например, свидетельство о регистрации брака.

Отдел кадров должен внести изменения в личную карточку работника, в которой нужно аккуратно одной чертой зачеркнуть старую фамилию и написать рядом новую фамилию. Исправление должно быть заверено сотрудником отдела кадров, который внес изменение, с указание текущей даты.

Также нужно внести изменения в действующий трудовой договор, заключенный с работником. Изменения можно внести с помощью оформления дополнительного соглашения, которое составляется в качестве приложения к основному трудовому договору.

Также обязательно меняется фамилия в трудовой книжке работника, изменить данные в трудовой книжке может только представитель работодателя. Старая фамилия зачеркивается и рядом пишется новая фамилия. Работник отдела кадров не только заверяет исправление своей подписью, но и на оборотной стороне листа трудовой книжки поясняет свои действия.

Меняться может не только фамилия, но и имя, отчество, пол или другие данные. Порядок внесения изменений в кадровые документы остается тем же.

Заявление работника о смене фамилии пишется на имя директора организации и передается в отдел кадров.

Скачать образцы других заявлений:

  • на выдачу трудовой книжки на руки — образец;
  • согласие на обработку персональных данных — скачать.

Как правильно оформить заявление о смене фамилии в отдел кадров?

Наличие заявления от работника для внесения изменений в кадровый документы не является строго обязательным, это лишь дополнительный документ для работодателя, который сможет послужить основанием для исправления документов.

В заявлении нужно написать просьбу изменить в учетных данных фамилию с одной на другую, также следует указать причину смены фамилии, например, вступление в брак.

В приложении указывается документ основание.

Бланк пишется на имя директора (генерального директора) компании работодателя от лица, фамилия которого изменилась.

Составленный банк подписывается и ставится текущий день написания заявления.

Пример заявления о смене фамилии в отдел кадров:

Директору ООО «Мотылек»

Прошу изменить в учетных данных фамилию Уткина на Петухова в связи в вступлением в зарегистрированный брак.

Копия свидетельства о регистрации брака №1111111 от 08.10.2015.

Заявление о смене фамилии в отдел кадров образец — скачать.

Не нашли в статье ответ на Ваш вопрос?

Получите инструкции, как решить именно Вашу проблему. Позвоните по телефону прямо сейчас:

+7 (499) 653-60-72 доб.445 — Москва — ПОЗВОНИТЬ

+7 (812) 426-14-07 доб.394 — Санкт-Петербург — ПОЗВОНИТЬ

Задайте вопрос бесплатно здесь — если вы проживаете в другом регионе.

Образец заявления в отдел кадров о смене фамилии при вступлении в брак

Форма заявления не установлена

Действительно, в такой ситуации приказ по кадрам нельзя выпустить без соответствующего заявления. И сразу скажем, что единая форма для таких прошений отсутствует. Поэтому заявление может быть написано в свободной форме.

Но чтобы ничего не выдумывать с нуля, проще использовать образец кадрового заявления о смене фамилии, разработанный нашими специалистами.

Генеральному директору
ООО «Аларм-сервис»
П.Н. Збруеву

от бухгалтера
И.В. Стрешневой (Серафимовой)

Прошу изменить мои персональные данные в документах в связи с изменением фамилии вследствие вступления в брак. Моя прежняя фамилия – Серафимова, новая фамилия – Стрешнева.

К заявлению прилагаю подтверждающие документы, а именно:

– копию свидетельства о заключении брака I-МП № 458153 от 22.01.2018, выданного Тушинским отделом ЗАГС г. Москвы;
– копию паспорта РФ серии 4515 № 423561, выданного 07 февраля 2018 г. паспортно-визовым отделением ОВД района Митино УВД СЗАО г. Москвы, код подразделения 772-052.

08.02.2018 Стрешнева И.В. Стрешнева

Приведенный образец заявления вы можете здесь бесплатно скачать по прямой ссылке с нашего сайта в удобном формате Word и скорректировать его под себя.

Должны быть подтверждающие документы

Важно понимать, что к заявлению о смене фамилии после замужества следует обязательно приложить копии подтверждающих документов. Без них заявление кадровику принимать нельзя. Тем более что они должны быть на руках у сотрудницы. Специалисту кадровой службы останется просто сделать с них копии и приложить их к заявлению.

В данной ситуации основным необходимым документом выступает свидетельство о заключении брака:

Такой документ предоставит сотруднице ЗАГС (Федеральный закон от 15.11.1997 № 143-ФЗ). Также понадобится копия нового паспорта работницы, который ей выдаст паспортно-визовое отделение ОВД (УВД) соответствующей территории.

Учтите, что персональные данные, которые приведены на карточке страхового пенсионного свидетельства – СНИЛС, должны соответствовать данным паспорта работника. Поэтому при смене фамилии (+ имени и/или отчества), Пенсионный фонд выдает новое вместо выданного ранее свидетельство обязательного пенсионного страхования. При этом номер индивидуального лицевого счета останется прежним.

В ситуации смены фамилии по причине вступления в брак пройти процедуру обмена свидетельства можно лично либо через своего работодателя. Хотя жёсткая обязанность заменить его законом не установлена.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Понравилась статья? Поделитесь ссылкой с друзьями:

Образец заявления об изменении фамилии

Ситуация, когда требуют быстро написать обращение, возникает довольно часто. И, вместе с тем, безотлагательность настолько большая, что от этого зависит качество жизни и бизнеса. В такой ситуации можно выбрать два варианта. Поехать к юристу, который изготовит документ как надо.

Либо взять хороший бланк на сайте и заполнить соответствующие данные в нужные разделы. Каждый из этих способов имеет как минусы так и плюсы. В варианте с адвокатом Вы будете вынуждены заплатить. Цена зависит от сложности документа.

В случае, если Вы захотите написать документ своими руками отдавать деньги не придется. Но не будет гарантии, что документы будут составлены правильно. Надеемся приведенный бланк поможет в решении сложностей.

Внесение изменений в документацию организации в случае перемены фамилии работником

1. Подача работником заявления об изменении фамилии (имени, отчества) — не обязательный, но целесообразный шаг. Заявление является подтверждением даты обращения (уведомления) работника к нанимателю об изменении своих персональных данных.

Образец заявления об изменении фамилии см. в приложении 1.

К примеру, работодатель представляет в орган Фонда социальной защиты населения форму ПУ-1 в течение 5 рабочих дней со дня предъявления ему застрахованным лицом документа, удостоверяющего личность, подтверждающего факт изменения анкетных данных, согласно п. 14 Правил индивидуального (персонифицированного) учета застрахованных лиц в системе государственного социального страхования[1] (далее — Правила персонифицированного учета). Сам же работник обязан в течение месяца со дня получения документа, удостоверяющего личность, с измененными анкетными данными предъявить его работодателю для заполнения формы ПУ-1 (тип формы — изменение анкетных данных).

К заявлению прилагаются копии документов, подтверждающих изменение персональных данных (паспорт, свидетельство о регистрации брака, свидетельство о перемене фамилии или имени, отчества и др.). Подлинники этих документов либо надлежащие заверенные копии работник предъявляет нанимателю.

2. Издание приказа об изменении фамилии работника в учетных документах. Часто на практике возникает вопрос: каким числом должен быть оформлен данный приказ? Ведь свидетельство о заключении брака датировано днем регистрации брака, а новый паспорт выдается через несколько недель и дата выдачи в нем стоит уже другая.

К тому же работник может принести все эти документы гораздо позже даты их выдачи. Приказ об изменении фамилии следует, по нашему мнению, оформить в день, когда работник получит новый паспорт, т.к. изменения в большинство учетных и иных официальных документов вносятся на основании паспорта.

Приказ об изменении фамилии относится к группе приказов по личному составу. Форма такого приказа не унифицирована, поэтому при его подготовке и издании необходимо руководствоваться общими требованиями нормативных правовых актов к оформлению и изданию приказов по личному составу. Образец приказа об изменении фамилии см. в приложении 2.

Согласно абз. 5 п. 8 Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденной постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 26 марта 2004 г. № 2 (далее — Инструкция о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников), копия приказа об изменении фамилии включается в личное дело работника. А в соответствии с п. 3.5.14 Основных правил работы архивов центральных и местных органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь[2] копия приказа об изменении фамилии в личное дело не подшивается в связи с внесением этой записи в дополнение кличному листку по учету кадров.

В данном случае должны применяться положения Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, т.к. в случае коллизии между нормативными правовыми актами, обладающими равной юридической силой, и если ни один из них не противоречит акту с более высокой юридической силой, действуют положения акта, принятого (изданного) позднее (ч. 2 ст. 71 Закона Республики Беларусь от 10 января 2000 г. «О нормативных правовых актах Республики Беларусь» с последующими изменениями и дополнениями).

3. Внесение изменений в учетные и иные официальные документы организации и в трудовую книжку работника:

3.1. трудовая книжка. Порядок внесения изменений в трудовую книжку установлен п. 38 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденной постановлением Министерства труда Республики Беларусь от 9 марта 1998 г. № 30, с последующими изменениями и дополнениями. Изменения записей в трудовой книжке о фамилии, имени, отчестве производятся нанимателем по последнему месту работы на основании документов, подтверждающих соответствующие сведения, со ссылкой на их номер и дату.

Читайте так же:  Жалоба на новую почту

Указанные изменения вносятся на первой странице (титульном листе) трудовой книжки. Одной чертой зачеркивается, например, прежняя фамилия и над ней записывается новая, измененная. Ссылка на соответствующий документ записывается на внутренней стороне обложки, заверяется подписью нанимателя или уполномоченного должностного лица и печатью нанимателя, а в случае ее отсутствия у индивидуального предпринимателя — печатью местного исполнительного и распорядительного органа, осуществившего регистрацию предпринимателя.

Данная процедура повторяется и в случаях дальнейшего изменения фамилии (имени, отчества). Если заканчивается место для внесения изменений фамилии (имени, отчества), то нанимателем Может быть выдан по просьбе работника дубликат трудовой книжки.

3.2. документы личного дела. Изменения в личное дело работника вносятся на основании Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников. В личное дело работника подшивается копия приказа об изменении фамилии, в дополнение к личному листку по учету кадров вносится запись об изменении фамилии, на обложке личного дела старая фамилия заключается в скобки, а новая записывается над ней.

3.3. личная карточка работника (ранее — формы Т-2). Постановлением Министерства статистики и анализа Республики Беларусь от 26 октября 2007 г. № 359 было признано утратившим силу постановление Государственного комитета СССР по статистике от 28 декабря 1989 г. № 241 «Об утверждении форм первичной учетной документации для предприятий и организаций», в том числе и личная карточка формы Т-2. В настоящее время порядок ведения и заполнения данной карточки определяет наниматель.

3.4. трудовой договор. Среди обязательных сведений и условий трудовой договор должен содержать данные о работнике и нанимателе, заключивших трудовой договор (ст. 19 Трудового кодекса Республики Беларусь).

На практике много споров вызывает вопрос о необходимости внесения изменений в трудовой договор и об оформлении этой процедуры в связи с изменением фамилии работника.

Одни специалисты считают, что следует заключить дополнительное соглашение к трудовому договору, другие опровергают эту точку зрения, говоря, что фамилия (имя, отчество) не является обязательным условием трудового договора (а представляет собой сведения, т.е. нет предмета договоренности), поэтому нет необходимости в заключении дополнительного соглашения при ее изменении.

Однако во избежание в дальнейшем возможной путаницы при заключении дополнительных соглашений к трудовому договору (в дополнительном соглашении фамилия работника новая, а в договоре — старая) было бы целесообразно внести соответствующие изменения в трудовой договор.

3.5. страховое свидетельство государственного социального страхования (форма ПУ-4). При смене фамилии работника следует произвести замену страхового свидетельства согласно гл. 6 Правил персонифицированного учета.

ЗАЯВЛЕНИЕ Директору общества с ограниченной

02.06.2009 № 8 ответственностью «РодникПлюс»

Подготовить приказ об изменении фамилии

Прошу изменить в учетных и иных официальных документах фамилию «Иванова» на фамилию «Бычкова» в связи с вступлением в брак. Копию свидетельства о заключении брака от 14.05.2009 1­ВН № 1111111 прилагаю.

Программист Подпись И.И.Иванова

Примечание. В подписи заявления необходимо указывать прежнюю фамилию, поскольку работником организации является Иванова, а не Бычкова.

Образец приказа об изменении фамилии

Общество с ограниченной ответственностью «РодникПлюс»

Об изменении фамилии

В связи со сменой фамилии программиста Ивановой И.И.

Изменить в учетных и иных официальных документах ООО «РодникПлюс» и в трудовой книжке работника фамилию программиста отдела технического обеспечения Ивановой Ирины Игоревны на фамилию Бычкова с 02.06.2009.

Основание: 1. Заявление Ивановой И.И. от 02.06.2009.

2. Свидетельство о заключении брака от 14.05.2009 1­ВН № 1111111, выданное
отделом загса Администрации Ленинского района г. Минска.

3. Паспорт № МР 1234567, выданный 02.06.2009 Ленинским РУВД г. Минска.

Директор Подпись С.А.Мощенко

С приказом ознакомлена Подпись И.И.Иванова

Примечание. Часто на практике можно встретить следующую формулировку приказа об изменении фамилии: «Иванову О.И., бухгалтера отдела бухгалтерского учета и отчетности, в связи со сменой фамилии при заключении брака с 05.01.2009 считать Петровой О.И.». Изменение фамилии гражданина (работника) уполномочены осуществлять органы загса, суда (при расторжении брака), а наниматель только вносит изменения в документы.

Поэтому формулировка в приказе должна быть примерно такой: «Изменить в учетных документах фамилию . на . ». Неправильной также является формулировка о внесении изменений в персональные (учетно-биографические) данные. Изменять персональные (биографические) данные работника — это полномочие специальных государственных органов, а не нанимателя. Наниматель лишь вносит изменения в документы, содержащие персональные (учетно-биографические) данные, на основании документов об изменении персональных данных работников, выданных специальными государственными органами.

[1] Правила индивидуального (персонифицированного) учета застрахованных лиц в системе государственного социального страхования утверждены постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 8 июля 1997 г. № 837 (в редакции постановления Совета Министров от 31 марта 2009 г. № 398).

[2] Основные правила работы архивов центральных и местных органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь утверждены решением Коллегии Государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 30 апреля 1997 г. № 5.

Я знаю, как правильно оформить кадровые документы в связи с изменением фамилии работника

Полагаем, что аналогичные изменения также должны быть внесены в Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, форма которой утверждена постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69.

Работник кадровой службы должен зачеркнуть прежнюю фамилию сотрудника и вписать новую, а затем заверить эту запись своей подписью и проставить дату (пример 6). На полях Книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них можно сделать ссылку на документ, на основании которого внесены изменения.

Вносим изменения в личную карточку работника

Форма личной карточки работника (№ Т-2) утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» (далее — Постановление № 1).

Изменения в личную карточку работника вносятся следующим образом: прежнюю фамилию следует зачеркнуть одной чертой и рядом или сверху (в зависимости от наличия свободного места) указать новую. Исправления заверяются подписью уполномоченного лица и указывается дата внесения изменений (п.

1 Указаний, утв. Постановлением № 1.).

Сведения о документах, на основании которых были изменены сведения о работнике (свидетельство о заключении брака и др.), могут быть записаны в разделе Х личной карточки работника «Дополнительные сведения» (пример 7).

Вносим изменения в другие кадровые и учетные документы

Персональные данные работника изменяются также в следующих документах:
• в лицевом счете по форме № Т-54 или № Т-54а (утв. Постановлением № 1);
• в графике отпусков по форме № Т-7 (утв. Постановлением № 1);
• в табеле учета рабочего времени и расчета оплаты труда (формы № Т-12 и № Т-13) (утв. Постановлением № 1);
• в налоговой карточке по учету доходов и налога на доходы физических лиц по форме № 1-НДФЛ (утв. приказом МНС России от 31.10.2003 № БГ-3-04/583) либо по самостоятельно разработанной форме (письмо Минфина России от 21.01.2010 № 03-04-08/4-6);
• в карточке индивидуального учета сумм начисленных выплат и иных вознаграждений и сумм начисленных страховых взносов по форме, приведенной в совместном письме Пенсионного фонда РФ и ФСС России от 26.01.2010 № АД-30-24/691, от 14.01.2010 № 02-03-08/08-56П.

Изменения в эти документы вносятся аналогично изменениям в личной карточке работника, т. е.:
• если документация ведется в бумажном виде, то старые данные зачеркиваются и вписываются новые с соответствующей ссылкой и заверительной подписью сотрудника, ответственного за внесение изменений в документы;
• если используются электронные носители, то в программе просто заменяются персональные данные.

В случае, если фамилию сменил работник, являющийся материально ответственным лицом, также следует внести изменения в договоры о полной материальной ответственности и выдать новые доверенности.

Меняем документы

Однако есть ряд документов, в которые изменения вносить нельзя. В случае смены фамилии эти документы должны быть заменены.

Замена свидетельства обязательного пенсионного страхования

Работодатель должен сообщать в территориальное отделение Пенсионного фонда РФ об изменении сведений, указываемых в индивидуальном лицевом счете застрахованного лица. Требование распространяется на всех работников (п. 2 ст.

9 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования», далее — Закон № 27-ФЗ).

Изменение анкетных данных: как отразить документально

«Кадровик. Кадровое делопроизводство», 2010, N 5

Изменение анкетных данных: как отразить документально

За время трудовой деятельности в жизни каждого человека происходят различные события, в ходе которых меняются некоторые анкетно-биографические данные человека. Приходится переоформлять документы на работника и в отделе кадров.

Классическая ситуация — сотрудница вышла замуж и поменяла фамилию. Или развелась и вернула девичью фамилию. Бывает, что анкетные данные меняют и мужчины. Причиной могут послужить также вступление в брак (ведь муж имеет право взять фамилию жены или записаться под двойной фамилией), а кроме того, неблагозвучие фамилии или имени. Согласно ст. 3 Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ «О персональных данных» (ред. от 27.12.2009), «персональные данные — любая информация, относящаяся к определенному или определяемому на основании такой информации физическому лицу (субъекту персональных данных), в т. ч. его фамилия, имя, отчество, год, месяц, дата и место рождения, адрес, семейное, социальное, имущественное положение, образование, профессия, доходы, другая информация».

Многие кадровые и бухгалтерские документы содержат персональные данные. Поэтому, когда изменяются персональные данные работника, потребуется внести изменения:

— в трудовую книжку;

— в книгу учета движения трудовых книжек;

— в личную карточку работника (форма N Т-2);

— в лицевой счет (форма N Т-54);

— в трудовой договор;

— в карточку учета сумм начисленных ЕСН и взносов на пенсионное страхование.

Кроме того, замене подлежат:

— паспорт гражданина РФ;

— страховое пенсионное свидетельство;

— страховой медицинский полис;

Итак, по порядку.

Заявление работника о внесении изменений в документы

Указанные изменения производятся на основании заявления работника, написанного им лично на имя руководителя организации, с просьбой внести изменения в документы, содержащие персональные данные. Подача заявления — не обязательный, но целесообразный шаг. К заявлению работник прикладывает копии документов, подтверждающих изменение персональных данных (паспорт, свидетельство о регистрации брака, свидетельство о расторжении брака, свидетельство об изменении фамилии или имени, отчества, решение суда и др.), которые заверяются в установленном порядке и подшиваются в личное дело работника. Подлинники этих документов работник предъявляет работодателю.

Заявление необходимо подписывать прежней фамилией, поскольку работником организации является пока работник со старой фамилией.

Приказ о внесении изменений в документы,

Содержащие персональные данные работника

Руководитель организации ставит резолюцию, на основании которой в отделе кадров издают приказ об изменении внутренних документов в связи со сменой фамилии (имени, отчества). Этот приказ будет основанием для внесения изменений во все внутренние документы организации, где имеются сведения о фамилии, а также об изменении фамилии на титульном листе трудовой книжки.

Не допустите ошибки! Не рекомендуется использовать распространенную формулировку вроде: «С такого-то числа считать Иванову Петровой в связи с регистрацией брака. «, т. к. это неграмотно. Можно подумать, что без приказа работодателя Иванова не будет считаться Петровой? Петровой она считается на основании свидетельства о регистрации брака, а не на основании приказа своего работодателя.

Неправильной является и другая распространенная формулировка: «внести изменения в персональные данные работника». Изменять персональные данные работника — это полномочие специальных государственных органов, а не кадровой службы работодателя. Кадровая служба лишь вносит изменения в документы, содержащие персональные данные, на основании документов об изменении персональных данных работников, выданных специальными государственными органами.

Приказ издается только при предъявлении сотрудником нового паспорта (одного свидетельства о браке недостаточно). В личное дело вкладывается копия приказа, и делаются исправления в форме N Т-2 и трудовой книжке, а также во всех бухгалтерских документах, оформляется дополнительное соглашение к трудовому договору, меняется пенсионное страховое свидетельство и т. д. Но все на основании паспорта, т. к. пока работник не поменял паспорт, фамилия его тоже не поменялась.

Согласно п. 12 Положения о паспорте гражданина Российской Федерации, утв. Постановлением Правительства РФ от 08.07.1997 N 828 (ред. от 28.03.2008, далее — Положение о паспорте), замена паспорта производится, в частности, при изменении фамилии, имени, отчества, сведений о дате (число, месяц, год) и/или месте рождения, пола. В соответствии с п. 15 Положения о паспорте, документы и личные фотографии для получения или замены паспорта должны быть сданы гражданином не позднее 30 дней после смены фамилии или других данных.

Унифицированных форм такого приказа нет, но в нем обязательно должны содержаться сведения как о старых, так и о новых данных работника, реквизиты документов, на основании которых вносятся новые сведения о нем.

Рекомендуемое название такого приказа — «Приказ о внесении изменений в документы, содержащие персональные данные работника».

Дата составления приказа — дата поступления копии паспорта в кадровую службу.

Приказ о внесении изменений в документы, содержащие персональные данные, регистрируется в соответствующем журнале регистрации приказов.

С приказом о внесении изменений в документы, содержащие персональные данные, знакомят под роспись всех заинтересованных лиц: самого работника, соответствующих работников кадровой службы и бухгалтерии.

На основании такого приказа будут вноситься изменения в трудовую книжку работника, личную карточку работника, лицевой счет работника и иные документы отдела кадров, бухгалтерии, службы безопасности и иных структурных подразделений.

Изменение сведений о работнике в трудовой книжке

Пунктом 2.3 Постановления Министерства труда и социального развития РФ от 10.10.2003 N 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек» (далее — Инструкция) установлены следующие правила внесения изменений в сведения о работнике в трудовой книжке:

— изменения записей в трудовых книжках о фамилии, имени, отчестве и дате рождения производятся на основании паспорта, свидетельств о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других документов и со ссылкой на их номер и дату;

— указанные изменения вносятся на первую страницу (титульный лист) трудовой книжки;

— прежняя запись (фамилия или имя, отчество, дата рождения) аккуратно зачеркивается одной чертой, а сверху (снизу либо на той же строке, где есть место) записываются новые данные. Зачеркнутая запись должна легко читаться;

— ссылки на соответствующие документы делаются на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяются подписью работодателя или специально уполномоченного им лица и печатью организации (или печатью кадровой службы).

При изменении анкетных данных работника ссылку нужно делать как на соответствующее свидетельство, так и на паспорт. Недостаточно будет указать один из этих документов. Дело в том, что по одному лишь паспорту невозможно проследить изменение фамилии, имени, отчества, даты рождения. А ссылки только на свидетельство будет мало, поскольку у работника изменились еще и данные паспорта, на основании которых заполняется трудовая книжка. Пример внесения записи об изменении фамилии приведен ниже.

│Фамилия «Крапивина» изменена на │ Трудовая книжка │

│фамилию «Ненашева» на основании │ │

│свидетельства о браке от 05.03.2005│ АТ-IX N 2747362 │

│N 345611099 и паспорта 3298 768234,│ │

│выданного 08.04.2005 ОВД │ — Крапивина — │

Читайте так же:  Удо по 158 ч 4

│отдела кадров Куприянова │______________________________________│

│ │ (число, месяц, год) │

│ │Дата заполнения «—» ——— 20— г.│

│ │Подпись владельца книжки ————-│

│ │ Подпись лица, ответственного│

│ │ за ведение трудовых книжек │

В случае если на момент окончания бланка трудовой книжки (выдается вкладыш) у работника изменились фамилия, образование и специальность, то данные изменения вносятся на титул самой книжки, на вкладыше же фиксируются новые данные. Ссылка на соответствующие документы при этом дается один раз — на внутренней стороне обложки трудовой книжки.

Изменение сведений о работнике в личной карточке

Существует несколько вариантов внесения таких изменений в личную карточку.

Прежняя фамилия может быть зачеркнута одной чертой, и справа можно указать новую фамилию. Кстати, именно поэтому фамилию обычно рекомендуют писать ближе к левому краю. Тогда остается место, чтобы новую фамилию указать правее. Если справа места нет, то новую фамилию можно написать сверху. Также следует указать, на основании какого документа внесены изменения. Это можно сделать на поле личной карточки напротив строки, где зачеркнута прежняя фамилия и написана новая: «Свидетельство о регистрации брака II-МТ 115116 от 10.08.2009». Данную запись здесь же кадровик заверяет своей подписью и проставляет дату внесения изменений.

Сведения о документе, подтверждающем изменение фамилии, и заверительная подпись кадрового работника могут быть указаны также в разд. X «Дополнительные сведения» личной карточки.

Еще один вариант, используемый в данном случае в кадровой практике, — это распечатка страницы личной карточки с внесенными изменениями или дополнительными строками под графой для внесения изменений. При этом на старой странице делается отметка о том, что произведена замена страницы в связи с изменением фамилии. На новой странице также отражается факт замены.

Аналогичные рекомендации можно дать по поводу изменения других сведений о работнике.

Изменение сведений о работнике в трудовом договоре

Существует мнение, что не нужно заключать с работником дополнительное соглашение к трудовому договору в связи с изменением фамилии и иных персональных данных. Такой вывод можно сделать из ст. 57 ТК РФ.

В содержание трудового договора входят сведения и условия. Фамилия, имя, отчество работника, сведения о документах, удостоверяющих личность работника, относятся к сведениям. Согласно ч. 3 ст. 57 ТК РФ: «недостающие сведения вносятся непосредственно в текст трудового договора, а недостающие условия определяются приложением к трудовому договору либо отдельным соглашением сторон. «. Вероятно, аналогично следует поступать в случае изменения сведений, т. е. вносить изменения в текст трудового договора, и при этом заверять вновь внесенные сведения подписями сторон — работника и работодателя. Например:

«Фамилия работника изменена с Ивановой на Петрову. Договор дополнила 10.08.2009 менеджер Васильева (подпись). Ознакомлена: Петрова (подпись, дата)».

Статья 72 ТК РФ также подтверждает, что только при изменении условий трудового договора оформляется отдельное соглашение.

Однако существует и другая точка зрения. Считается, что дополнительное соглашение к трудовому договору должно заключаться в случае изменения работником фамилии и иных персональных данных. Сторонники этой позиции ссылаются тоже на ст. 57 ТК РФ и указывают, что эта статья допускает внесение в текст трудового договора только недостающих сведений, а не измененных. Поэтому нельзя вносить изменения сведений о фамилии и иных персональных данных работников в текст трудового договора, а нужно составить документ, который можно назвать «Изменение к трудовому договору». Его следует составить на основании нового паспорта работника, поскольку внести изменения нужно будет и в паспортные данные, указанные в трудовом договоре. Также рекомендуется приложить к трудовому договору копии свидетельства о заключении брака и нового паспорта.

На практике некоторые кадровики для подстраховки руководствуются сразу двумя приведенными точками зрения и вносят изменения и в текст трудового договора и подписывают с работником дополнительное соглашение.

Идентификационный номер налогоплательщика (ИНН) при изменении места жительства физического лица, а также при изменениях в сведениях о физическом лице не изменяется.

Об этом гласят п. п. 3.1 и 3.8 Порядка и условий присвоения, применения, а также изменения идентификационного номера налогоплательщика при постановке на учет, снятии с учета юридических и физических лиц, утв. Приказом МНС России от 03.03.2004 N БГ-3-09/178 (ред. от 05.11.2009).

Таким образом, при изменении данных физического лица сам номер ИНН не изменяется, но замене подлежит свидетельство о постановке на учет в налоговом органе физического лица по месту жительства на территории Российской Федерации, поскольку произошло изменение приведенных в нем сведений. При изменении фамилии замена свидетельства о постановке на учет осуществляется налоговым органом по месту жительства. Если изменяется место жительства, замена свидетельства о постановке на учет производится налоговым органом по новому месту жительства.

В заявлении гражданин указывает новую фамилию в соответствии с документом, удостоверяющим личность, и вписывает присвоенный ему ранее ИНН. К заявлению, подаваемому в налоговую инспекцию, он прилагает свидетельство о постановке на учет, оформленное на прежнюю фамилию. Вместо него налоговая инспекция выдает свидетельство о постановке на учет с тем же ИНН и новой фамилией физического лица. Информацию об изменении персональных данных физических лиц, а также о фактах замены документа, удостоверяющего личность, налоговые инспекции получают из органов, осуществляющих выдачу и замену документов, удостоверяющих личность гражданина РФ на территории России (паспортных столов и служб). На основании п. 8 ст. 85 НК РФ указанные органы сообщают такие сведения в налоговую инспекцию по месту жительства гражданина в течение пяти дней с момента выдачи нового документа.

Страховое пенсионное свидетельство

На территории РФ на каждое застрахованное лицо Пенсионный фонд РФ открывает индивидуальный лицевой счет с постоянным страховым номером, при этом индивидуальный лицевой счет застрахованного лица хранится ПФР в течение всей жизни застрахованного лица — так говорится в п. 7 ст. 6 Федерального закона от 01.04.1996 N 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» (ред. от 27.12.2009, далее — Закон о персонифицированном учете). При изменении у застрахованного лица фамилии, имени и отчества; фамилии, которая была у застрахованного лица при рождении, даты рождения, места рождения, пола новые анкетные данные должны быть отражены в его индивидуальном лицевом счете.

В Постановление Правления ПФР от 31.07.2006 N 192п «О формах документов индивидуального (персонифицированного) учета в системе обязательного пенсионного страхования и Инструкции по их заполнению» (ред. от 23.07.2009) включена форма АДВ-2 «Заявление об обмене страхового свидетельства». Это заявление и будет основанием для внесения записи об изменении фамилии в территориальном органе ПФР. Документ заполняется застрахованным лицом, но допускается его заполнение кадровой службой организации.

В течение 2 недель необходимо написать заявление об обмене страхового свидетельства в территориальный орган ПФР. После этого в течение месяца соответствующий орган ПФР выдает застрахованному лицу новое (взамен выданного ранее) страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования с тем же страховым номером индивидуального лицевого счета. Если застрахованное лицо работает по трудовому договору или с ним заключен договор гражданско-правового характера, заменой страхового пенсионного свидетельства занимается страхователь, то есть работодатель. Работник должен сдать старое страховое пенсионное свидетельство в отдел кадров и оформить заявление об обмене страхового свидетельства, дальнейшие действия (передача документов в ПФР, получение нового свидетельства) предпринимает работодатель. Новое страховое свидетельство работник получает в отделе кадров. Неработающие застрахованные лица должны самостоятельно подать заявление об обмене страхового свидетельства в орган Пенсионного фонда по месту жительства.

При обращении в ПФР при себе необходимо иметь старое страховое свидетельство, документ, удостоверяющий личность, и копию документа для изменения данных в страховом свидетельстве (например, свидетельства о браке и т. д.).

Страховой медицинский полис

Порядок выдачи и обмена страховых медицинских полисов определяется договором обязательного медицинского страхования.

В большинстве случаев замена страхового медицинского полиса при смене фамилии обязательна. Для работающих граждан замену полиса осуществляет организация-работодатель, неработающие граждане для обмена страхового медицинского полиса самостоятельно обращаются в пункты выдачи полисов страховой медицинской организации, обслуживающей район, где они зарегистрированы постоянно или временно.

Законодательством не регламентируются сроки замены заграничного паспорта при смене фамилии, его можно использовать до тех пор, пока не произведена замена паспорта гражданина РФ. Однако если в паспорте РФ и заграничном паспорте фамилии совпадать не будут, выехать по такому загранпаспорту в страну, которая просит представлять общегражданский паспорт для оформления визы, будет невозможно. Кадровикам предприятий, направляющим своих работников в загранкомандировки, следует помнить об этом.

Согласно ст. 28 Федерального закона от 10.12.1995 N 196-ФЗ «О безопасности дорожного движения» (ред. от 25.11.2009), основаниями прекращения действия права на управление транспортными средствами являются: истечение установленного срока действия водительского удостоверения; ухудшение здоровья водителя, препятствующее безопасному управлению транспортными средствами, подтвержденное медицинским заключением; лишение права на управление транспортными средствами. Таким образом, при смене фамилии замена водительского удостоверения не обязательна, достаточно иметь при себе свидетельство о браке. Однако, исходя из практики, удобнее все же водительские права поменять. Возникает вопрос: вправе ли работодатель требовать у работника, чья трудовая функция подразумевает пользование автотранспортными средствами, замены водительского удостоверения в случае изменения фамилии? Видимо, не вправе, но обратить внимание работника на возможность затруднений может.

Пошаговая последовательность действий

При смене фамилии необходимо произвести замену некоторых обязательных документов. При этом работодатель принимает участие во внесении изменений в трудовую книжку, замене страхового полиса и замене страхового пенсионного свидетельства.

Итак, последовательность действий в случае изменения фамилии следующая:

1. Работник пишет заявление с просьбой внести изменения в ее учетные (кадровые) документы в связи со сменой фамилии.

2. На основании свидетельства о заключении брака издается приказ об изменении фамилии работника и внесении изменений в учетные документы.

3. На основании свидетельства о заключении брака вносятся изменения в трудовую книжку, в книгу учета движения трудовых книжек.

4. На основании свидетельства о браке и нового паспорта вносятся изменения в личную карточку Т-2.

5. На основании свидетельства о браке и нового паспорта вносятся изменения в трудовой договор.

6. На основании свидетельства о браке и нового паспорта вносятся изменения в личное дело (если оно заведено).

7. На основании свидетельства о браке и нового паспорта вносятся изменения в бухгалтерские документы: в лицевой счет (форма N Т-54); карточку учета сумм, начисленных ЕСН и взносов на пенсионное страхование.

8. На основании свидетельства о браке и нового паспорта замене подлежит свидетельство о постановке на учет в налоговом органе физического лица по месту жительства на территории Российской Федерации.

9. На основании свидетельства о браке и нового паспорта выдается застрахованному лицу новое (взамен выданного ранее) страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования с тем же страховым номером индивидуального лицевого счета.

10. На основании свидетельства о браке и нового паспорта замене подлежит страховой медицинский полис.

11. На основании новых свидетельства о постановке на учет в налоговом органе физического лица по месту жительства на территории Российской Федерации и страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования замене подлежит фамилия сотрудника в бухгалтерскую программу С1.

12. На основании свидетельства о браке и нового паспорта замене подлежит банковская карточка.

13. На основании свидетельства о браке и нового паспорта замене подлежит водительское удостоверение.

14. На основании свидетельства о браке и нового российского паспорта замене подлежит заграничный паспорт.

Рассмотрим оформление некоторых документов на следующем примере.

Соколова Светлана Ивановна, дата рождения — 12.05.1983, паспорт: 40 00 N 112233, выдан УВД района «Измайлово» Москвы 25.07.2004. Вышла замуж 24.10.2009 и взяла фамилию мужа — «Акулова». После смены фамилии поменяла паспорт, новые паспортные данные: 40 09 N 445566, выдан 16.11.2009 УВД района «Измайлово» Москвы.

Директору ООО «Лира»

Прошу изменить в учетных документах фамилию «Соколова» на Акулову в связи со вступлением в брак.

Копию свидетельства о браке прилагаю.

27.10.2009 Соколова С. И. Соколова

Общество с ограниченной ответственностью «Лира»

Об изменении фамилии

В связи со сменой фамилии руководителя канцелярии Соколовой С. И.

Изменить в учетных документах организации и в трудовой книжке работника фамилию руководителя канцелярии Соколовой Светланы Ивановны на Акулову в связи с вступлением в брак.

1. Заявление Соколовой С. И. от 27.10.2009.

2. Копия свидетельства о заключении брака С1 N 230258981, выданного Измайловским отделом загс Управления загс Москвы 24 октября 2009 г.

Директор Прокофьев А. М. Прокофьев

Начальник отдела кадров Главный бухгалтер

Власов С. П. Власов Попова О. Н. Попова

С приказом ознакомлена:

Соколова С. И. Соколова

18 ноября 2009 г.

К трудовому договору от 15 марта 2007 г. N 11

Об изменении фамилии работника

В связи со вступлением в брак

Общество с ограниченной ответственностью «Лира», именуемое в дальнейшем Работодатель, в лице директора Прокофьева Александра Михайловича, действующего на основании Устава, с одной стороны, и Соколова Светлана Ивановна, именуемая в дальнейшем Работник, с другой стороны, пришли к следующему соглашению:

1. В связи со вступлением в брак (свидетельство о заключении брака С1 N 230258981, выданное Измайловским отделом загс Управления загс Москвы 24 октября 2009 г.) изменить в трудовом договоре фамилию «Соколова» на фамилию «Акулова».

2. Считать действительными паспортные данные в следующей редакции: «паспорт серии 40 09 N 445566, выдан 16.11.2009 УВД района «Измайлово» Москвы».

Директор ООО «Лира»

Прокофьев А. С. Прокофьев

Соколова С. И. Соколова

Форма АДВ-2 Код по ОКУД │ │

Заявление об обмене страхового свидетельства

Заполняется застрахованным лицом печатными буквами

│Ф. И.О., указанные в страховом свидетельстве │

│Новые анкетные данные (указать только изменившиеся данные) │

│Место рождения: Москва │

│ (край, респ., . ) __________________________________ │

│Адрес постоянного места жительства │

│ 123456 Москва, Лесная улица, д. 4, │

│Адрес места индекс ______ адрес ____________________________ │

│ (заполнять при отличии от адреса регистрации) │

Читайте так же:

  • Ржд приказ 300 Приказ ОАО "РЖД" от 03.12.2010 № 200 "О внесении изменений в Приказ ОАО "РЖД" от 9 июля 2009 г. № 136" Официальная публикация в СМИ: публикаций не найдено ОТКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО "РОССИЙСКИЕ ЖЕЛЕЗНЫЕ ДОРОГИ" ПРИКАЗ от 3 декабря 2010 г. № 200 О ВНЕСЕНИИ ИЗМЕНЕНИЙ В ПРИКАЗ ОАО […]
  • Приказ 200 мвд рб Приказ МВД РФ от 19 апреля 2010 г. N 293 "Об утверждении Порядка уведомления в системе МВД России о фактах обращения в целях склонения к совершению коррупционных правонарушений" (с изменениями и дополнениями) Приказ МВД РФ от 19 апреля 2010 г. N 293"Об утверждении Порядка уведомления в […]
  • Мировой суд советска 2 УВАЖАЕМЫЕ ПОСЕТИТЕЛИ САЙТА! С 11 января 2011 года информацию о делах, назначенных к рассмотрению и результаты рассмотрения дел, Вы можете получить в разделе «Судопроизводство» . Информацию о движении дел за 2010 год Вы можете получить по ссылкам: Справочная информация Перейдя по ссылке […]
  • Кредит под залог недвижимости в кызыле Кредит под залог недвижимости в кызыле Потребительский кредит Ипотека Кредитные карты Дебетовые карты Автокредит Кредит для бизнеса Кредит под залог Микрозаймы Открытие счета для юридических лиц (Расчетно-кассовое обслуживание) Согласие на обработку и передачу […]
  • Гражданский кодекс деловая репутация Статья 152. Защита чести, достоинства и деловой репутации Статья 152. Защита чести, достоинства и деловой репутации О вопросах, возникших в связи с защитой чести, достоинства, деловой репутации см. Обзор практики разрешения арбитражными судами споров, связанных с защитой деловой […]