Меню

Договор на компенсацию за использование личного автомобиля

Оглавление:

Компенсация за использование личного авто в служебных целях освобождается от налогообложения в пределах установленных правительством норм

В рассмотренном примере в трудовом договоре с руководителем предусмотрена выплата компенсации за использование в служебных целях личного автотранспорта в фиксированном размере 50 тыс. руб. в месяц. Компенсация выплачивается ежемесячно и не зависит от количества дней, когда личный автомобиль фактически использовался в служебных целях. В связи с этим возникли вопросы: облагается ли данная выплата НДФЛ и страховыми взносами? Как она учитывается при исчислении налога на прибыль?

Эксперты службы Правового консалтинга компании «Гарант» разъяснили, что организация вправе учесть выплачиваемую работнику сумму компенсации за использование личного автомобиля в служебных поездках в целях налогообложения прибыли. Это можно сделать в пределах норм, установленных правительством. А также можно не облагать данную выплату НДФЛ и страховыми взносами в сумме, установленной соглашением сторон трудового договора. Освобождение от налогообложения можно применить только при условии наличия соответствующего документального подтверждения производственной направленности поездок и фактически осуществленных расходов. При этом расчет суммы компенсации должен быть экономически обоснован интенсивностью использования транспортного средства в служебных целях и документально подтвержден.

Необходимо также учитывать, что выплаты, осуществленные организацией за время, когда личный автомобиль не эксплуатируется либо эксплуатируется не в служебных целях, в целях налогообложения прибыли не учитываются и подлежат обложению НДФЛ и страховыми взносами в общеустановленном порядке.

Напомним, что компенсации – это денежные выплаты, установленные в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых или иных обязанностей, предусмотренных ТК РФ и другими федеральными законами (ст. 164 Трудового кодекса). Компенсации, в отличие от заработной платы, выплачиваются не за сам труд, а для возмещения затрат, произведенных работником в связи с исполнением трудовых обязанностей. Таким образом, компенсационные выплаты оплатой труда не являются (письмо Минфина России от 21 ноября 2016 г. № 03-03-06/1/68362).

В то же время при использовании личного имущества работнику выплачивается компенсация за износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием. Выплата и размер компенсации за использование личного имущества определяются соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме (ст. 188 ТК РФ). При этом конкретный размер компенсации, по мнению Минфина России и налоговых органов, определяется в зависимости от интенсивности использования личного имущества (письмо Минфина России от 16 ноября 2006 г. № 03-03-02/275).

В свою очередь расходы на выплату компенсации за использование личных автомобилей в служебных поездках могут относиться к расходам, уменьшающим налогооблагаемую базу по налогу на прибыль, в пределах норм, установленных нормативным актом правительства (постановление Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. № 92, подп. 11 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса).

При определении налоговой базы по НДФЛ следует учитывать, что глава 23 НК РФ не содержит норм компенсаций при использовании личного имущества работника в служебных целях и не предусматривает порядок их установления, соответственно, для целей применения п. 3 ст. 217 НК РФ необходимо руководствоваться положениями ТК РФ (письмо Минфина России от 24 марта 2010 г. № 03-04-06/6-47). Так, выплата и размер компенсации за использование личного имущества определяются соглашением сторон трудового договора (ст. 188 ТК РФ).

Следовательно, компенсационные выплаты работнику в связи с использованием им личного автомобиля в служебных целях не облагаются НДФЛ в пределах сумм, установленных соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме (письмо Минфина России от 27 июня 2013 г. № 03-04-05/24421).

При этом организация также должна иметь в наличии документы:

  • подтверждающие принадлежность используемого имущества налогоплательщику;
  • расчеты компенсаций и документы, подтверждающие фактическое использование имущества в интересах работодателя, осуществление расходов на эти цели;
  • подтверждающие суммы произведенных в этой связи расходов (письмо Минфина России от 27 августа 2013 г. № 03-04-06/35076).

Компенсация за использование личного имущества: как установить

В служебных целях чаще всего используют мобильные телефоны, факсы, компьютеры, принтеры, конечно, автомобили. Размер компенсации вы можете установить любой. Законодательство не ограничивает эти выплаты. Единственное условие – размер компенсации должен быть оговорен в трудовом договоре с сотрудником (ст. 188 ТК РФ).

На сумму компенсации фирма может уменьшить налоговую прибыль. Об этом сказано в пункте 25 статьи 255 Налогового кодекса.

С выплаченной сотруднику суммы не нужно удерживать налог на доходы и страховые взносы. Объясним почему.

В пределах норм

В пункте 3 статьи 217 и в подпункте 2 пункта 1 статьи 422 Налогового кодекса сказано, что НДФЛ и страховыми взносами не облагаются компенсации, связанные с исполнением сотрудником своих «трудовых обязанностей» в пределах норм. Однако в законодательстве таких норм для расчета страховых взносов и налога на доходы нет. А исходя из положений статьи 188 ТК РФ, как уже было сказано, размер компенсации определяется соглашением сторон трудового договора. Следовательно, такие выплаты не облагаются НДФЛ и страховыми взносами в полном объеме.

Не придется начислять и взносы по «травматизму». Так как они исчисляются с того же дохода, который облагается страховыми взносами, а именно – в части взносов на обязательное социальное страхование.

Превышение норм

Если размер компенсации превысит размер, установленный трудовым (коллективным) договором, с суммы превышения придется заплатить НДФЛ и взносы на страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний. Также на сумму превышения необходимо начислять страховые взносы на ОПС, ОСС и ОМС.

Как установить размер компенсации

Кроме того, не нужно забывать и о принципе экономической целесообразности. Представим ситуацию: фирма установила сотруднику компенсацию за использование его компьютера в размере 10 000 рублей в месяц. Чем можно обосновать целесообразность такого расхода? За три месяца фирма сможет купить собственный новый компьютер! И это обойдется гораздо дешевле. Так что не слишком увлекайтесь и платите разумные компенсации, иначе инспекторы посчитают эти затраты необоснованными и в итоге не разрешат вам учесть их в расходах по налогу на прибыль.

Как правило, компенсацию выплачивают в пределах суммы износа (амортизации), рассчитанного исходя из официально установленных норм. Чтобы определить норму амортизации, можно воспользоваться Классификацией основных средств, включаемых в амортизационные группы (утверждена постановлением Правительства РФ от 1 января 2002 г. № 1). Конкретный размер и порядок выплаты компенсаций устанавливает работодатель по согласованию с работником.

Сложнее будет, если вы решите платить сотруднику за пользование его автомобилем. Определить сумму компенсации вы можете, конечно, сами, но вот учесть эти расходы при расчете налога на прибыль будете вправе только по установленной законом норме (п. 11 ст. 264 НК РФ). Эти нормы есть в постановлении Правительства РФ от 8 февраля 2002 года № 92.

Для легковых автомобилей с объемом двигателя до 2000 куб. см компенсация учитывается для целей налогообложения прибыли в сумме 1200 рублей, а более 2000 куб. см – 1500 рублей в месяц.

Какую сумму в этом случае не нужно облагать НДФЛ? Эти нормы правительство установило исключительно для расчета налога на прибыль, а для НДФЛ они не действуют. Такую позицию поддерживают и судьи (см. постановление Президиума ВАС РФ от 30 января 2007 г. № 10627/06 по делу № А32-35519/2005-58/731).

Выходит, удерживать и платить налог на доходы физлиц не нужно со всей суммы компенсации, которую установила сама фирма.

По вопросам применения норм компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях для исчисления страховых взносов на ОПС, ОСС, ОМС и взносов «по травме» имеется письмо Минздравсоцразвития России от 12 марта 2010 года № 550-19, которое применяют компании, использующие личное имущество своих сотрудников в служебных целях.

В письме чиновники указали, что на основании подпунта «и» пункта 2 части 1 статьи 9 Федерального закона от 24 июля 2009 года № 212-ФЗ (действует до 1 января 2017 г.; с 1 января 2017 г. – ст. 422 НК РФ) все виды компенсационных выплат в пределах норм, которые установлены законодательством, освобождены от обложения взносами, если связаны с исполнением трудовых обязанностей. На основании статьи 188 Трудового кодекса размер возмещения расходов за использование личного транспорта в служебных целях определяют соглашением сторон трудового договора в письменной форме. Именно на сумму компенсации, прописанную в договоре, страховые взносы начислять не нужно.

Не облагают выплаченную компенсацию и взносами «по травме» (письмо ФСС РФ от 17 ноября 2011 г. № 14-03-11/08-13985). Уменьшить налоговую прибыль на эти расходы фирма сможет только после того, как выплатит такую компенсацию сотруднику (пп. 4 п. 7 ст. 272 НК РФ). Поэтому сумму, которая причитается сотруднику за истекший месяц, лучше выдавать в последних числах месяца.

Выплата компенсации

Компенсацию выплачивают ежемесячно на основании приказа руководителя фирмы. В нем указывают фамилию, имя и отчество лица, получающего компенсацию, и ее сумму.

Читайте так же:  Как проверить адвоката по реестру

Компенсацию не выплачивают работнику за те дни, которые он находился в отпуске или болел. В это время он не мог использовать автомобиль в служебных целях.

Практическая энциклопедия бухгалтера

Все изменения 2019 года уже внесены в бератор экспертами. В ответе на любой вопрос у вас есть всё необходимое: точный алгоритм действий, актуальные примеры из реальной бухгалтерской практики, проводки и образцы заполнения документов.

Нормирование компенсации за использование личного автомобиля

Если работник по согласованию с работодателем использует в служебных целях свой личный автомобиль, работодатель обязан выплатить ему компенсацию за использование автомобиля и возместить расходы, связанные с его использованием. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме (ст. 188 ТК РФ).

В целях исчисления налога на прибыль к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся, в частности, расходы на компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов в пределах норм, установленных Правительством РФ (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ). Такие нормы утверждены постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 № 92. Согласно им по легковым автомобилям с объемом двигателя до 2000 куб. см размер компенсации составляет 1200 руб. в месяц, а с объемом двигателя свыше 2000 куб. см — 1500 руб.

Из постановления не ясно, включают ли эти нормы и возмещение расходов на ГСМ. В связи с этим у компаний возникает вопрос: можно ли учесть в расходах помимо компенсации за использование автомобиля в служебных целях в пределах установленных норм суммы возмещения стоимости бензина, потраченного сотрудниками на служебные поездки?

В своих письмах специалисты финансового ведомства неоднократно разъясняли, что в нормах, установленных Правительством РФ, учтено возмещение затрат, возникающих в процессе эксплуатации автомобилей (износ, горюче-смазочные материалы, ремонт). Поэтому компания не вправе включать в расходы по налогу на прибыль компенсацию (с учетом затрат) на ГСМ в части превышения установленных Правительством РФ норм (письма от 10.04.2017 № 03-03-06/1/21050, от 19.08.2016 № 03-03-06/1/48789, от 04.12.2015 № 03-03-06/70852, от 23.09.2013 № 03-03-06/1/39239).

Позиция Минфина России находит поддержку в судах. Так, в деле, рассмотренном в Определении ВАС РФ от 29.01.2009 № ВАС-495/09, компания выплачивала работникам компенсацию за использование личного автомобиля в служебных целях в пределах норм, установленных постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 № 92, и учитывала ее в прочих расходах на основании подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ. Помимо компенсации она возмещала им расходы на ГСМ, которые учитывала в материальных расходах на основании подп. 5 п. 1 ст. 254 НК РФ как затраты на приобретение топлива.

Суды первой и апелляционной инстанций пришли к выводу, что действия компании правомерны. Они отметили, что компенсация работникам за использование их авто учтена в расходах в пределах установленных норм, что налоговым органом не оспаривается. Затраты на ГСМ в размер этой компенсации не включаются, поскольку они относятся к расходам самой организации. Поэтому она правомерно учла их на основании подп. 5 п. 1 ст. 254 НК РФ.

Однако окружной суд посчитал данный вывод ошибочным. Он указал, что при оплате ГСМ, израсходованных в процессе эксплуатации личных легковых автомобилей сотрудников для служебных поездок, компания не несет расходы на приобретение топлива, а компенсирует расходы работника по использованию личного автомобиля (в том числе и затраты на ГСМ). Поэтому никаких оснований для учета сумм возмещения ГСМ в части, превышающей установленные нормы компенсации, у компании не было. ВАС РФ отказал в передаче дела на пересмотр.

А в решении от 14.09.2009 № ВАС-10278/09 ВАС РФ указал, что Налоговый кодекс допускает уменьшение налоговой базы по налогу на прибыль на компенсацию затрат, возникающих у работника в случае использования им личного транспорта для служебных целей (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ). Возможность такой компенсации установлена ст. 188 ТК РФ. При этом в целях налога на прибыль данная компенсация учитывается только в пределах норм, устанавливаемых Правительством РФ. Данные нормы включают в себя и затраты на ГСМ при эксплуатации личных авто сотрудников.

Таким образом, учитывая позицию Минфина России и мнение ВАС РФ, компания, выплачивающая по правилам трудового законодательства компенсацию работникам за использование их авто в служебных целях, может учесть выплаты работникам только в пределах норм, установленных Правительством РФ.

В вышеупомянутом решении ВАС РФ указал на альтернативный вариант оформления отношений с работниками по использованию их авто в служебных целях. Высшие арбитры отметили, что отношения между работодателем и работником при использовании последним личного автомобиля в служебных целях могут быть оформлены как на основе приказа руководителя путем выплаты компенсации, так и посредством заключения между организацией и работником договора аренды транспортного средства. А в соответствии со ст. 642—646 ГК РФ на арендатора может быть возложено несение расходов на содержание арендованного транспортного средства, в том числе и возникающих в связи с его эксплуатацией.

Таким образом, если компания заключит с работником договор аренды его транспортного средства, она сможет учесть все выплаты работнику по такому договору в расходах.

Так, в постановлении АС Западно-Сибирского округа от 26.09.2014 по делу № А46-15928/2013 суд рассмотрел ситуацию, когда с работниками были заключены договоры аренды транспортного средств, по условиям которых работникам возмещалась стоимость истраченного ими для служебных поездок ГСМ. Суд указал, что отношения, связанные с использованием личных транспортных средств, урегулированы компанией и ее работниками посредством заключения гражданско-правовых договоров. Поэтому она правомерно учла расходы на возмещение ГСМ в составе расходов. Аналогичный вывод содержится и в постановлении ФАС Северо-Западного округа от 20.02.2006 по делу № А44-3149/2005-9.

Налогообложение компенсации за использование в служебных целях личного автотранспорта

Трудовым договором с руководителем предусмотрена выплата компенсации за использование в служебных целях личного автотранспорта в фиксированном размере — 50 000 руб. в месяц. Данная компенсация выплачивается ежемесячно и не зависит от количества дней, когда личный автомобиль фактически использовался в служебных целях. Облагается ли данная выплата НДФЛ и страховыми взносами? Как учитывается выплата данной фиксированной компенсации для целей налога на прибыль?

По данному вопросу мы придерживаемся следующей позиции:

Организация вправе учесть выплачиваемую работнику сумму компенсации за использование личного автомобиля в служебных поездках в целях налогообложения прибыли (в пределах норм, установленных Постановлением N 92) и не облагать данную выплату НДФЛ и страховыми взносами в сумме, установленной соглашением сторон трудового договора, только при условии наличия соответствующего документального подтверждения производственной направленности поездок и фактически осуществленных расходов. Расчет суммы компенсации должен быть экономически обоснован интенсивностью использования транспортного средства в служебных целях и документально подтвержден.

При этом необходимо учитывать, что выплаты, осуществленные организацией за время, когда личный автомобиль не эксплуатируется либо эксплуатируется не в служебных целях, в целях налогообложения прибыли не учитываются и подлежат обложению НДФЛ и страховыми взносами в общеустановленном порядке.

Обоснование позиции:

Юридические аспекты

В соответствии со ст. 164 ТК РФ компенсации — это денежные выплаты, установленные в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых или иных обязанностей, предусмотренных ТК РФ и другими федеральными законами. Компенсации, в отличие от заработной платы, выплачиваются не за сам труд, а для возмещения затрат, произведенных работником в связи с исполнением трудовых обязанностей. Таким образом, компенсационные выплаты оплатой труда не являются (смотрите, например, письма Минфина России от 21.11.2016 N 03-03-06/1/68362, от 21.11.2016 N 03-03-06/1/68286, от 14.11.2016 N 03-03-06/1/66710, от 14.07.2014 N 03-03-06/4/34093).

В соответствии со ст. 188 ТК РФ при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием.

Выплата и размер компенсации за использование личного имущества определяются соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме (ст. 188 ТК РФ). Стороны трудового договора вправе установить любой размер компенсации или определить порядок ее расчета (например, предусмотрев, что компенсация выплачивается ежемесячно в твердой денежной сумме независимо от количества календарных дней в месяце). При этом конкретный размер компенсации, по мнению Минфина России и налоговых органов, определяется в зависимости от интенсивности использования личного имущества (письмо Минфина России от 16.11.2006 N 03-03-02/275, письма УФНС России по г. Москве от 13.01.2012 N 20-15/[email protected], от 04.03.2011 N 16-15/[email protected], от 22.02.2007 N 20-12/016776).

Налог на прибыль

Расходы на выплату компенсации за использование личных автомобилей в служебных поездках могут относиться к расходам, уменьшающим налогооблагаемую базу по налогу на прибыль, в пределах норм, установленных постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 N 92 (далее — Постановление N 92) (пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ, письма ФНС России от 21.05.2010 N ШС-37-3/2199, Минфина России от 15.10.2008 N 03-03-07/24, от 23.09.2013 N 03-03-06/1/39406, от 19.08.2016 N 03-03-06/1/48789). При этом сверхнормативные расходы на выплату компенсации для целей исчисления налога на прибыль не учитываются (п. 38 ст. 270 НК РФ).

Действующий норматив компенсации составляет для легковых автомобилей с рабочим объемом двигателя до 2000 куб. см — 1200 руб. в месяц, свыше 2000 куб. см — 1500 руб. в месяц.

Для возможности включения организацией сумм компенсации за использование личных автомобилей в служебных поездках в состав расходов, уменьшающих налоговую базу по налогу на прибыль, порядок выплаты и размеры компенсации должны быть определены в трудовом договоре, заключенном с работником, или утверждены локальным нормативным актом организации.

Также необходимо учитывать, что расходы могут уменьшать налоговую базу по налогу на прибыль только при условии их экономической обоснованности и документального подтверждения (требования ст. 252 НК РФ). В связи с этим выплата работнику компенсации в фиксированном размере не снимает с работодателя и работника обязанности по оформлению и сбору документов, подтверждающих использование транспортного средства в служебных целях и фактическое осуществление соответствующих расходов. При этом необходимо учитывать, что за время, когда личный автомобиль не эксплуатируется, компенсация не выплачивается (письма УФНС России по г. Москве от 22.02.2007 N 20-12/016776, от 31.03.2006 N 18-11/3/25186).

Читайте так же:  Налог на имущество физлиц в московской области 2019

Подтверждением производственного (служебного) характера поездок могут являться:

путевые листы или разработанный организацией иной документ, содержащий маршрут, пройденный километраж, расход ГСМ и др. (смотрите также письма Минфина России от 29.12.2006 N 03-05-02-04/192, УФНС России по г. Москве от 22.02.2007 N 20-12/016776 и от 20.09.2005 N 20-12/66690);

журнал учета поездок, содержащий маршрут следования, цель поездки (поездка должна носить производственный характер) и т.п.;

отчет сотрудника об осуществленных за месяц поездках, с описанием по каждой поездке необходимости (цели) этой поездки;

расчет суммы компенсации, определяемой с учетом интенсивности использования личного автомобиля в служебных целях, затрат по эксплуатации автомобиля (сумма износа, затраты на ГСМ и др.);

должностная инструкция (или иной документ), подтверждающая разъездной характер работы сотрудника, занимающего определенную должность и др. (смотрите также письма Минфина от 26.05.2009 N 03-03-07/13, от 26.05.2009 N 03-03-07/13).

Документальным подтверждением расходов могут быть чеки за ГСМ и техническое обслуживание и иные платежные документы. Кроме того, необходимо иметь в наличии копию паспорта транспортного средства (письма Минфина России от 29.12.2006 N 03-05-02-04/192, от 16.11.2006 N 03-03-02/275, МНС РФ от 02.06.2004 N 04-2-06/[email protected]).

Таким образом только при соблюдении всех вышеперечисленных условий затраты организации на выплату работнику компенсации за использование личного автомобиля в служебных поездках будут уменьшать налогооблагаемую базу по налогу на прибыль в пределах норм, установленных Постановлением N 92.

В Вашем случае трудовым договором с руководителем предусмотрена выплата компенсации за использование в служебных целях личного автотранспорта в фиксированном размере 50 000 рублей в месяц, которая выплачивается ежемесячно и не зависит от количества дней, когда личный автомобиль фактически использовался в служебных целях. Учитывая приведенные выше нормы и разъяснения, такая компенсация в целях налогообложения прибыли будет учтена лишь частично, исходя из норм, указанных в Постановлении N 92, причем суммы, указанные в документе, предполагают, что автомобиль используется полный месяц. Если он используется с меньшей интенсивностью, расходы признаются пропорционально дням использования. Так, если директор отсутствует на работе (отпуск, командировка, болезнь и т.п.), то, невзирая на установленное трудовым договором условие, в целях исчисления прибыли компенсацию (в размерах, определенных Постановлением N 92) следует скорректировать с учетом отработанных дней.

При определении налоговой базы по НДФЛ учитываются все доходы физического лица, полученные как в денежной, так и в натуральной форме, в соответствии с п. 1 ст. 210 НК РФ. Организация, выплачивающая физическому лицу доход, признается налоговым агентом и обязана исчислить, удержать и уплатить в бюджет НДФЛ с такого дохода (п. 1 ст. 226 НК РФ).

Согласно п. 3 ст. 217 НК РФ не подлежат обложению НДФЛ все виды установленных действующим законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ), связанных с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей.

Поскольку глава 23 НК РФ не содержит норм компенсаций при использовании личного имущества работника в служебных целях (т.е. НК РФ не установил специальные нормы в целях применения НДФЛ для рассматриваемой компенсации) и не предусматривает порядок их установления, то для целей применения п. 3 ст. 217 НК РФ следует руководствоваться положениями ТК РФ (письмо Минфина России от 24.03.2010 N 03-04-06/6-47). Так, согласно ст. 188 ТК РФ выплата и размер компенсации за использование личного имущества определяются соглашением сторон трудового договора.

Следовательно, компенсационные выплаты работнику в связи с использованием им личного автомобиля в служебных целях не облагаются НДФЛ в пределах сумм, установленных соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме (письма Минфина России от 27.06.2013 N 03-04-05/24421, от 28.06.2012 N 03-03-06/1/326, от 27.03.2012 N 03-04-06/3-78). При этом организация также должна иметь в наличии документы (раздел «Налог на прибыль»), подтверждающие принадлежность используемого имущества налогоплательщику, а также расчеты компенсаций и документы, подтверждающие фактическое использование имущества в интересах работодателя, осуществление расходов на эти цели, а также документы, подтверждающие суммы произведенных в этой связи расходов (письма Минфина России от 27.08.2013 N 03-04-06/35076, от 28.06.2012 N 03-03-06/1/326, от 24.03.2010 N 03-04-06/6-47, от 20.05.2010 N 03-04-06/6-98).

Отметим, что, в отличие от писем, касающихся налога на прибыль, прямо о необходимости учета для целей обложения НДФЛ интенсивности использования автомобиля финансовое ведомство не высказалось (вместе с тем в ряде обращений в самом тексте вопросов указано, что компенсация выплачивается с учетом этого фактора). Но, учитывая разъяснения о необходимости иметь подтверждающие документы и для целей исчисления НДФЛ, можно заключить, что порядок учета интенсивности эксплуатации машины, предлагаемый для исчисления налога на прибыль, поддерживается и при обложении НДФЛ. Доводы проверяющих могут быть, например, таковы: если в какие-то дни автомобиль не использовался, за этот период выплата утрачивает характер компенсационной (износ за этот период не происходит, нет и расходов, связанных с использованием автомобиля).

В случае, когда размер компенсации взят произвольно, не подтвержден никакими расчетами и документами, не учитывает фактические периоды его использования, риск того, что будет доначислен НДФЛ, на наш взгляд, существует. В Вашем случае значительность определенной к выплате суммы, возможно, обусловлена маркой и объемом двигателя автомобиля. Если принято решение не учитывать фактические дни эксплуатации машины, мы полагаем целесообразным иметь некий расчет, который покажет, например, среднемесячную стоимость расходов по эксплуатации автомобиля в совокупности с суммой износа. То есть нужно будет доказать, что установленная сторонами сумма уже учитывает интенсивность использования имущества. Иными словами, для целей исчисления НДФЛ сумма выплаты должна быть обоснована, в противном случае возникает вопрос о наличии экономической выгоды директора (ст. 41 НК РФ). Заметим, все сказанное нами в этой части является нашим экспертным мнением и не гарантирует отсутствие спора с проверяющими.

Страховые взносы

С 1 января 2017 года Федеральным законом от 03.07.2016 N 250-ФЗ признан утратившим силу Федеральный закон от 24.07.2009 N 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования» (далее — Закон N 212-ФЗ). Вместе с тем Федеральным законом от 03.07.2016 N 243-ФЗ (в редакции Федеральных законов от 30.11.2016 N 401-ФЗ и от 19.12.2016 N 448-ФЗ) Налоговый кодекс РФ дополнен разделом XI, включая главу 34 «Страховые взносы», вступившим в силу с 01.01.2017.

Организации, производящие выплаты и иные вознаграждения физическим лицам, указаны в качестве плательщиков страховых взносов в абзаце втором пп. 1 п. 1 ст. 419 НК РФ. Применительно к рассматриваемой ситуации для указанных плательщиков страховых взносов согласно пп. 1 п. 1 ст. 420 НК РФ объектом обложения страховыми взносами (если иное не предусмотрено ст. 420 НК РФ) признаются выплаты и иные вознаграждения в пользу физических лиц, подлежащих обязательному социальному страхованию в соответствии с федеральными законами о конкретных видах обязательного социального страхования в рамках трудовых отношений и по гражданско-правовым договорам, предметом которых являются выполнение работ, оказание услуг.

Перечень сумм, не подлежащих обложению страховыми взносами для плательщиков, осуществляющих выплаты в пользу физических лиц, установлен ст. 422 НК РФ. Так, согласно пп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ не подлежат обложению страховыми взносами все виды установленных законодательством Российской Федерации, законодательными актами субъектов Российской Федерации, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации), связанных, в частности, с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей. Аналогичная норма содержится и в Федеральном законе от 24.07.1998 N 125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний» (далее — Закон N 125-ФЗ) (пп. 2 п. 1 ст. 20.2 Закона N 125-ФЗ).

Таким образом, установленные ст. 188 ТК РФ компенсации, выплачиваемые работникам за использование личного транспорта при исполнении трудовых обязанностей, не облагаются страховыми взносами в пределах сумм, определяемых соглашением между организацией и ее сотрудником.

Следует отметить, что поскольку приведенные нормы главы 34 НК РФ в целом аналогичны положениям п. 2 части 1 ст. 9 утратившего силу Закона N 212, то, по мнению Минфина России, по вопросу исчисления и уплаты страховых взносов следует руководствоваться разъяснениями Минтруда России, данными по соответствующему вопросу ранее (письмо Минфина России от 16.11.2016 N 03-04-12/67082). В этой связи обращаем внимание, что и ранее контролирующие органы указывали, что сумма компенсации за использование личного транспорта не облагается страховыми взносами в пределах сумм, определяемых соглашением между организацией и ее сотрудником в соответствии со ст. 188 ТК РФ (п. 3 письма Минздравсоцразвития России от 06.08.2010 N 2538-19, письмо Минздравсоцразвития России от 26.05.2010 N 1343-19, п. 2 письма ПФР от 29.09.2010 N 30-21/10260).

В то же время в письмах Минтруда России от 26.02.2014 N 17-3/В-92, от 26.02.2014 N 17-3/В-82, от 25.07.2014 N 17-3/В-347 и ФСС РФ от 17.11.2011 N 14-03-11/08-13985 пояснено, что размер возмещения расходов должен соответствовать экономически обоснованным затратам, связанным с фактическим использованием работником личного транспорта для целей трудовой деятельности. То есть для возможности применения положений пп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ организация также должна располагать копиями документов, как подтверждающими право собственности работника на используемое имущество, так и подтверждающими расходы, понесенные им при использовании данного имущества в служебных целях. Кроме того, в письме от 12.03.2010 N 550-19, п. 3 письма от 06.08.2010 N 2538-19 Минздравсоцразвития России разъясняло, что сумма компенсации за использование личного транспорта не подлежит обложению страховыми взносами только в том случае, если использование данного транспорта связано с исполнением трудовых обязанностей работника организации (разъездной характер исполнения трудовых обязанностей, служебные цели). Получается, если размер возмещения указанных расходов должен быть обоснован, то дни фактического использования имущества должны быть учтены и при расчете компенсации для целей обложения страховыми взносами.

Читайте так же:  Коллективный договор между ооо

Рекомендуем ознакомиться с материалами:

— Энциклопедия решений. Учет компенсаций за использование личных автомобилей в служебных целях;

— Энциклопедия решений. Учет расходов на содержание служебного транспорта;

— Энциклопедия решений. Расходы на содержание служебного транспорта (в целях налогообложения прибыли).

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
член Палаты налоговых консультантов Алексеева Анна

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
аудитор, член РСА Мельникова Елена

24 марта 2017 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

Компенсация за использование личного транспорта в служебных целях в 2019 году

Трудовым кодексом предусмотрена компенсация за использование личного транспорта в служебных целях в 2019 году, в статье о том, как ее оформить и выплатить правильно.

Работодатель должен не только возмещать эксплуатацию личного авто сотрудника, но и компенсировать его расходы, связанные с такой эксплуатацией. Это износ автомобиля, расходы на ГСМ, техобслуживание. Как работнику подтвердить такие расходы, и какими документами закрепить их компенсацию внутри компании — в нашей статье.

Компенсация за использование личного транспорта в служебных целях в 2019 году: НДФЛ и справка 2-НДФЛ

Когда сотрудник использует свой автомобиль в работе, а работодатель не против такого использования, сотруднику полагается компенсация за использование личного транспорта в служебных целях в 2019 году (ст. 188 ТК РФ). Амортизация авто, затраты на ГСМ также подпадают под действие этой статьи ТК.

Такие выплаты не облагаются НДФЛ, а также не включаются в справку о доходах работника. Об этом есть разъяснения: письма Минфина от 20.04.15 № 03-04-06/22274, ФНС от 27.01.10 № МН-17-3/[email protected], Минтруда от 27.07.16 № 17-3/В-291.

Внимание: Минфин разрешил не начислять взносы на компенсации «разъездным» сотрудникам. В каких случаях это возможно, смотрите в статье «Стало проще обосновать освобождение от взносов компенсации за разъездную работу».

Размер компенсации расходов за использование личного транспорта

Независимо от режима налогообложения, который применяет компания, компенсация за использование личного транспорта в служебных целях 2019 включается в расходы на дату выплаты (пп. 4 п. 7 ст. 272 НК РФ).

Размер возмещения определяется, например в дополнительном соглашении к трудовому договору, посмотрите на рисунок ниже.

Но обращаем внимание на один нюанс. Если работник использует легковой автомобиль, размер компенсации, учитываемой в расходах, не может превышать утвержденный норматив (п. 1 Постановления Правительства РФ от 08.02.02 № 92). Его величина зависит от мощности двигателя (пп. 11 п. 1 ст. 264, пп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).

Таблица нормативов для легковых автомобилей

Объем двигателя легкового автомобиля

Норматив (руб/мес.)

до 2000 куб. см включительно

свыше 2000 куб. см

Размер возмещения за использование грузового авто не ограничен. Принадлежность автомобиля к легковому или грузовому виду транспорта можно определить по ТС или ПТС.

Как оформить компенсацию за использование личного транспорта в 2019 году

Чтобы оформить компенсацию за использование личного транспорта в служебных целях в 2019 году, работнику надо согласовать все условия с работодателем. Размер возмещения за использование личного транспорта сотрудник и его наниматель определяют сами (ст. 421 ГК РФ). Он может быть больше тех нормативов, по которым такие расходы учитываются при налогообложении прибыли.

Проще всего включить соответствующий пункт в трудовой договор или составить доп. соглашение к нему. На основании этого работодатель отдает распоряжение производить выплату возмещения в согласованном размере. Не лишним для работника будет написать соответствующее заявление с просьбой о выплате такой компенсации.

Использование авто в служебных целях на правах аренды

Еще одним способом назначения компенсации за использование личного транспорта в служебных целях в 2019 году является аренда авто. Для этого компания заключает договор аренды с работником и берет его транспорт во временное пользование.

При этом, авто можно арендовать «с экипажем» и тогда им будет управлять сам работник, либо без него – когда за транспорт будет отвечать лицо, уполномоченное компанией. Все, что нужно в обоих случаях — это заключить договор аренды, где согласовать размер арендных платежей (компенсации), и передать авто по акту.

Обращаем внимание на важный момент: арендные платежи работодатель должен включить в доход работника и обложить их НДФЛ по ставке 13% (п. 1 ст. 224, п. 1 ст. 226 НК РФ).

Компенсация за использование личного транспорта в служебных целях в 2019 году

Компенсация за использование личного транспорта в служебных целях в 2019 году выплачивается на основании документов. Правила выплаты и образцы документов приводим в статье.

Такую компенсацию платят, если компания (ИП) использует личный автомобиль сотрудника в служебных целях. Например, для служебных разъездов. Часто такую компенсацию платят гендиректору за использование его машины вместо служебной.

Как платить компенсацию за использование личного транспорта в служебных целях в 2019 году

Чтобы платить компенсацию за автомобиль, составьте с работником двустороннее соглашение об использовании личного имущества в служебных целях.

Укажите в нем размер компенсации, вид имущества и его технические характеристики (марку автомобиля, год выпуска, объем двигателя, государственный регистрационный номер). Также в соглашении пропишите порядок использования автомобиля — для служебных поездок. Нелишним будет упомянуть и состояние автомобиля: новый, после ремонта и т. п. (ст. 188 ТК РФ). К соглашению приложите копию документа, подтверждающего право собственности на машину (свидетельство на машину или ПТС).

Срок действия соглашения может быть любой, но в пределах действия трудового договора. После чего оформите акт передачи имущества и приказ о выплате компенсации работнику.

Также издайте приказ о назначении компенсации.

Что касается путевых листов, то их желательно оформлять. Именно путевой лист подтвердит, что машина использовалась в рабочих поездках. Организации, которые не специализируются на автотранспортных услугах, заполнять его могут раз в неделю или даже в месяц. Главное, чтобы были прописаны маршруты (письмо Минфина России от 16.03.2006 № 03-03-04/2/77).

Налогообложение НДФЛ и страховыми взносами

Компенсация за использование личного имущества — автомобиля директора не облагается ни НДФЛ, ни страховыми взносами (письмо ФНС России от 27.01.2010 № МН-17-3/[email protected], подп. «2и» п. 1 ст. 9 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ «О страховых взносах. »).

Поэтому выплата компенсации для вас может более предпочтительным вариантом. Не придется лишний раз считать НДФЛ.

Причем даже если вы установите компенсацию в большем размере, чем определена законодательством — вся ее сумма не должна облагаться НДФЛ и страховыми взносами. Такой вывод следует из письма Минфина России от 27.08.2013 № 03-04-06/35076. Поскольку это компенсационная выплата работнику, а не оплата его труда. А нормы законодательством установлены только в целях расчета налога на прибыль и «упрощенного» налога.

Правда, не забудьте, чтобы не платить НДФЛ и страховые взносы, у вас должны иметься документы, подтверждающие принадлежность используемого имущества работнику. А также расчеты компенсаций и документы, подтверждающие фактическое использование имущества в интересах работодателя, осуществление расходов на эти цели, а также документы, подтверждающие суммы конкретных расходов. То есть нельзя платить, например, компенсацию в 20 000 руб., в то время как из документов следует, что на служебные поездки и обслуживание авто потрачено только 5000 руб.

Расходы на компенсацию за использование личного транспорта

В составе расходов при УСН вы можете учесть компенсацию только в пределах норм (подп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Нормы маленькие:1200 руб. в месяц для автомобиля с объемом двигателя до 2000 куб. см включительно и 1500 руб. в месяц — свыше 2000 куб. см (п. 1 постановления Правительства РФ от 08.02.2002 № 92). Компенсация по нормам включает в себя в том числе и стоимость израсходованного ГСМ (письмо Минфина России от 16.05.2005 № 03-03-01-02/140). Причем эти суммы учитывают за полный месяц эксплуатации авто. А если автомобиль использовался не каждый рабочий день, норму нужно уменьшать.

Читайте так же:

  • Осаго на октябрь 2019 Цены на осаго в октябре 2019 Какие важные изменения ждут ОСАГО в 2019 году В 2003 году в России вступил в силу закон, обязывающий водителей страховать свою автогражданскую ответственность – ОСАГО. За 15 лет вокруг него ходило множество споров о том, как усовершенствовать законодательство […]
  • Какой нужен стаж работы чтобы взять кредит Какой нужен стаж работы чтобы взять кредит Карта Тинькофф Банк Здравствуйте! Каковы шансы взять кредит, если я отработала 6 месяцев? Одобрят ли? Здравствуйте, Анастасия! Благодарим Вас за доверие! Анастасия, стаж на последнем месте работы, продолжительностью в 6 месяцев не критичен для […]
  • Авито ликвидация товара Авито ликвидация товара Тотальная распродажа, устроенная сетью МедиаМаркт перед закрытием, согнала в магазины Петербурга не только тех, кто хочет сэкономить на покупке техники и электроники, но и тех, кто намерен подзаработать — товары из ликвидируемой сети стали всплывать на Авито и […]
  • Льготы на квартплату чернобыльцам Московским инвалидам и чернобыльцам вернут льготы по оплате ЖКУ В Москве льготы на оплату жилищно-коммунальных услуг получат более миллиона инвалидов и чернобыльцев. «Как вы знаете, по инициативе "Единой России" мы вернули исчисление льгот не от социальной нормы, а от всего объёма […]
  • Повысилась ли пенсия с 1 апреля Кому повышают пенсию с 1 апреля 2018 Социальная пенсия увеличится с 1 апреля. В Постановлении Правительства от 20.03.2018 № 302 «Об утверждении коэффициента индексации с 1 апреля 2018 г. социальных пенсий», который пока не вступил в действие, прописан коэффициент — 1,029. Социальную […]