Меню

Требования которые необходимо соблюдать при ведении переписки

Требования которые необходимо соблюдать при ведении переписки

Требования которые необходимо соблюдать при ведении переписки

  • Главная &nbsp / &nbspНовости &nbsp / &nbsp
  • Требования которые необходимо соблюдать при ведении переписки

Требования которые необходимо соблюдать при ведении переписки

Правила деловой переписки

Переписка — это важнейшая составляющая делового этикета. Основным правилам ведения деловой переписки люди обучаются на специальных курсах. Этот навык у сотрудников компании способствует увеличению оборота предприятия, установлению прочных связей с партнерами и потребителями, улучшению взаимосвязи между различными службами и т.д. Попробуем обозначить некоторые наиболее значимые моменты этого дела.

Виды деловой переписки

В основе деловой переписке лежит классификация корреспонденции предприятия. Специалисты выделяют:

  • торговые соглашения;
  • письма с благодарностью;
  • извинения;
  • поздравления;
  • запросы и требования;
  • соболезнования.

Все они имеют свои нюансы, однако, есть и общие правила ведения деловой электронной переписки.

Особенности ведения деловой переписки по интернету

  1. Файл с письмом необходимо всегда подписывать, чтобы было понятно, кто отправитель.
  2. Указывайте обязательно тему письма, в противном случае оно может попасть в спам, и адресат его не получит.
  3. Если прикрепляете файл, то в теле хотя бы коротко укажите, в чем суть послания.
  4. Начинайте текст с приветствия, а в конце не забудьте попрощаться, указать свои контактные данные. Обращение к адресату может начинаться со слов «Дорогой + имя и отчество (имя)», «Уважаемый + фамилия (имя, отчество)» — в зависимости от степени близости корреспондентов. Слова «уважаемый», «госпожа», «господин», «заместитель директора», и т.д. сокращать крайне не рекомендуется. В противном случае получатель сможет подумать, что вы не очень-то уважаете его на самом деле. Заканчивать деловое письмо следует, в нескольких словах благодарив человека за внимание или сотрудничество. И далее ставится выражение: «Искренне Ваш. » или «С уважением, …» и т. д.
  5. Если вы пишете письмо, не прикрепляя дополнительных файлов, его структура должна быть такова: вступление, текст письма, формула вежливости («с уважением», «с наилучшими пожеланиями», «ваш покорный слуга» и т. д.), подпись, контактные данные (они во многих электронных почтовых системах выставляются автоматически), приложения.
  6. Если письмо очень важное, можно дополнительно сообщить адресату, что вы его отправили — по аське или скайпу, СМСкой или телефонным звонком.
  7. Если долго нет ответа, допускается напоминание о себе адресату повторным письмом, телефонным звонком, СМС или иным способом.

Основы деловой переписки

Правилами оформления деловой переписки не приветствуется использование жаргонов, просторечий и диалектных выражений. Возможно использование профессиональных терминов, если известно, что адресат обладает теми же профессиональными знаниями, что и вы. Хороший литературный язык, корректный тон, недвусмысленность, минимум воды, быстрый переход к сути вопроса — на этом и строятся основы деловой переписки.

В неформальной деловой переписке нередко используются односложные слова и сокращения: таким образом достигается впечатление теплоты, близкого знакомства и взаимной симпатии. Прилагательные «добросердечный», «отзывчивый», «прекрасный», «изумительный» и т. д. вполне допустимы. Они демонстрируют тот факт, насколько автор письме объективен или субъективен. Правила ведения деловой переписки не предполагают обращения на «ты», даже если мейл готовится для ближайшего знакомого.

В зависимости от того, знаете ли вы, как правильно вести деловую переписку, во многом зависит судьба сделок организации и возможность ее дальнейшего развития. Поэтому данным навыком обязательно должен овладеть каждый профессиональный сотрудник компании.

Ведение деловой переписки

Ведение деловой переписки — обязательная процедура, сопровождающая любое проявление бизнес-активности предприятия. При этом все виды деловой переписки относятся к категории документов, а это означает, что и к содержанию, и к оформлению предъявляются особые требования. Только при условии соблюдения установленных требований деловая переписка будет иметь юридическую силу.

Из статьи вы узнаете:

  • какие бывают виды деловой переписки;
  • каковы особенности деловой переписки;
  • какую структуру должно иметь деловое письмо;
  • каковы основные требования к ведению деловой переписки.

Виды деловой переписки

Деловая переписка может классифицироваться по многим параметрам. Так, например, деловая корреспонденция подразделяется по таким признакам, как:

  • территориальный — внутренние или международные письма;
  • вид доставки — курьерской, фельдъегерской или обычной почтовой связью, или при помощи электронных средств связи: телетайп, факс, электронная почта;
  • область применения — коммерческая, производственная, управленческая или личная переписка;
  • статус отправителя и получателя — юридическое или физическое лицо;
  • роль в информационном обмене — инициативное письмо или письмо, написанное в ответ на инициативное обращение;
  • иерархический — письма из вышестоящих, подведомственных или сторонних организаций;
  • тематический — информационные, распорядительные письма, корреспонденция по финансовым, договорным, правовым или материально-техническим вопросам;
  • характер воздействия на адресата — деловая и этикетная переписка.

Но в основном, при ведении деловой переписки применяется классификация по назначению. Основной объем документопотока в организации, это корреспонденция, носящая информационный характер. К таким видам деловой переписки относятся:

  • информационные письма, содержащие сведения официального характера, например, разъяснения отдельных положений правовых актов и рекомендации по их практическому применению;
  • письма-сообщения, в которых содержатся сведения, которые, по мнению автора, представляют интерес для адресата;
  • сопроводительные письма, направляемые вместе с пакетами документов, не имеющих адресатов;
  • письма-напоминания, содержащие информацию, отправляемую повторно;
  • письма-извещения и письма-приглашения с информацией о проведении каких-либо публичных мероприятий и условиях участия в них;
  • рекламные письма, содержащие рекламу продукции или услуг, которые, по мнению автора, могут заинтересовать получателя.

Кроме этого, образцы писем деловой переписки содержат такие виды корреспонденции, как:

  • письма, в которых содержится предложение или просьба;
  • письма, содержащие претензию, условие или требование;
  • письма, содержащие подтверждение, обязательства, предоставляющие гарантии;
  • этикетные письма — благодарственные, поздравительные, с выражением соболезнований или с извинениями.

Особенности деловой переписки

Вся корреспонденция, составляющая деловую переписку, считается документами, то есть, имеет юридическую силу и значимость, подтверждаемые наличием обязательных реквизитов. Это означает, что ведение деловой переписки осуществляется либо на специальных бланках, либо на обычном листе, с заполнением всех основных реквизитов и заверением подписи автора при помощи печати, если автор — должностное лицо.

Правила деловой переписки установлены как негласным этикетом делового взаимодействия, так и государственными стандартами. Так, правила оформления деловой корреспонденции регламентируются ГОСТ Р 6.30-2003, который с 1 июля 2017 года будет заменен на ГОСТ Р 7.0.97-2016.

Как правило, каждая организация разрабатывает собственные бланки, на которых и ведется переписка. Бланк делового письма содержит уже заполненные и отпечатанные типографским способом такие обязательные реквизиты, как:

  • логотип компании и ее полное наименование;
  • справочные сведения о компании, в том числе юридический адрес, телефоны, электронная почта.

При оформлении делового письма заполняются остальные поля реквизитов:

  • адрес получателя;
  • дата и место составления документа;
  • краткое содержание — заголовок письма;
  • обращение к адресату или адресатам;
  • текстовая часть;
  • подпись руководителя;
  • сведения об исполнителе;
  • отметки о наличии и количестве приложений, копий.

Обратите внимание: если для оформления документа используется бланк делового письма, печать, заверяющая подпись руководителя, может отсутствовать.

Главная особенность текстового содержания деловой переписки — обязательное наличие стандартных словесных оборотов и штампов. Официальные письма — образец тех редких случаев, когда стандартные фразы являются более предпочтительными, чем вольная трактовка. В этом случае повторение единообразных речевых средств позволяет более четко сформулировать смысл и исключить двойное толкование. Именно штампы и клише позволяют сделать письмо более лаконичным, облегчают его составление.

Особое внимание при ведении деловой переписки уделяется фактам. Любое суждение или оценка, высказываемая в письме, должна подтверждаться ссылками и примерами, достоверность которых не вызывает сомнений. Аргументы, подкрепленные фактами и примерами, позволяют убедить адресата и, тем самым достичь цели, с которой написано данное письмо.

Структура делового письма

Правилами деловой переписки устанавливаются четкие требования и к структуре делового письма, которое, по сути, непосредственно состоит из двух обязательных реквизитов — обращения и текстовой части.

Что касается обращения, в том случае, когда письмо имеет конкретного адресата, в этом реквизите должны быть упомянуты его имя и отчество полностью. Допускается начинать обращение со слов: «Уважаемый», «Глубокоуважаемый» или «Дорогой» с указанием имени и отчества. Если адресатов несколько или конкретное имя респондента неизвестно, обращение пишется во множественном числе и может выглядеть так: «Уважаемые господа!», «Дорогие коллеги!» и пр.

При ведении деловой переписки структура текстовой части делового письма подразделяется на три основных логических блока:

  • вступление — вводная часть, в которой даются все необходимые начальные сведения и отражена причина и цель написания этого документа;
  • основная часть, из которой адресат должен четко понять суть вопроса и то, что именно требуется от него. В этой части приводятся объяснения, рассуждения или доказательства;
  • заключение — в нем резюмируется вышесказанное, делаются выводы, излагается конкретное требование, просьба.
Читайте так же:  Как выплачивается налог за обучение

Основные требования к ведению деловой переписки

Правила деловой переписки подразумевают, что основная, текстовая часть письма, должна соответствовать основным требованиям установленным для делового общения и этикета. Поэтому при составлении письма необходимо руководствоваться следующими правилами:

  • изложение сути вопроса должно быть последовательным и логически обоснованным;
  • текстовое содержание должно соответствовать установленным языковым нормам как в отношении изложения смысла, так и в отношении требований синтаксиса, грамматики и лексики;
  • смысл излагаемого должен быть понятен, а использование специальной терминологии — необходимым и обоснованным. Если использование узкоспециального термина необходимо, дается его толкование;
  • предложения в тексте не должны быть длинными, текст их формируется с использованием прямого порядка слов, который подразумевает, что подлежащее ставится непосредственно перед сказуемым, определение — перед определяемым словом, а приложение — после управляющего слова;
  • при ведении деловой переписки следует избегать употребления смысловых конструкций с глаголами в активной форме, если это возможно, предпочтительнее использование пассивной формы. Так, например, вместо: «Комиссия утверждает проект» следует написать: «Проект утверждается комиссией». Активная залоговая форма может употребляться только когда необходимо дать распоряжения конкретным исполнителям;
  • при необходимости, допускается использование только общеизвестных и общеупотребительных аббревиатур и сокращений;
  • необходимо избегать употребления слов и словосочетаний, имеющих эмоциональную окраску, смысл следует излагать сухим, «канцелярским» языком, даже если документ относится к этикетным письмам;
  • исключено употребление междометий или суффиксов, выражающих личностное отношение, например, уменьшительно-ласкательных;
  • нельзя использовать образные и просторечные выражения, тем более, сленг;
  • везде, где возможно, применять общепринятые формы вежливости.

Примеры деловой переписки

Соответствие требованиям оформления — одно из условий, которым должны отвечать официальные письма. Образец сопроводительного письма, направляемого компанией вместе с пакетом документов, представлен ниже.

Еще один образец деловой переписки — гарантийное письмо. Пример его оформления представлен ниже.

Деловая переписка, примеры писем, имеющих различное назначение, приведены ниже.

Этика деловой переписки

В письмах умного человека отражается характер тех, кому они адресованы.

[Лихтенберг Георг Кристоф]

Пиши такие письма, которые ты хотел бы получать.

Письмо – весомый аргумент в мире бизнеса.

1. Зачем иметь единые корпоративные стандарты в ведении деловой переписки?

Электронная переписка – это обязательный атрибут деловой коммуникации любой компании. Практически нет компаний, в которых бы не использовалась электронная почта. Но задайте себе следующие вопросы:

  • Бывает ли у вас такое, что при отправке электронного письма коллеге, появляется ощущение, будто вы отправляете письмо в черную дыру, и вам запросто могут просто не ответить
  • Когда сотрудники звонят друг другу и просят срочно прочитать электронное письмо, и так происходит целый день
  • Когда вы решительно не можете понять, что именно от вас хотят в электронном письме
  • Когда сложные и непростые вопросы при обсуждении по электронной почте тонут в море информации, подробностей, и вопрос так и не решается

Если для вас эти вопросы актуальны, то вы можете ежедневно выиграть много времени, внедрив единые правила электронной переписки. В этой статье мы поговорим об этикете деловой переписки.

2. Семь главных правил этики деловой переписки

Условно разделим правила деловой переписки на правила этики и правила коммуникаций и обмена информацией.

Правила коммуникации управляются правилами обмена информацией в рамках бизнес-процессов и проектов. Им мы посвятим отдельную статью. Правила же этики формируют стиль внутренних отношений сотрудников компании и неизбежно влияют на формирование образа вашей компании у партнеров. Например, недавно от одного из наших партнеров я получил письмо, начинающееся со слов, «Добрый день, Бехтерев». Как вы думаете, получилось ли у нас сотрудничество?

Чтобы не «потерять лицо» компании, ведя деловую переписку, необходимо соблюдать «золотые правила» этики деловой переписки:

  1. Письмо всегда начинаем с обращения
  2. Тема письма должна быть обязательно
  3. Перед отправлением необходимо проверить орфографические, пунктуационные, речевые ошибки
  4. Письмо должно быть структурировано (Воде НЕТ!)
  5. В письме должны быть корректные формулировки
  6. Если отправляем в письме вложения, то обязательно пишем, что есть прикрепленные файлы (такой ход поможет избежать ситуаций, когда вы отправляете письмо, а файл не прикрепляется; получатель, прочитав письмо и не обнаружив вложенный документ, может оперативно отреагировать и написать вам, что прикрепленные документы, которые вы обозначили в письме, отсутствуют).
  7. Никогда не удаляем переписку. Один из самых важных пунктов. Историю сообщений никогда не стоит удалять, так как письмо – это документ. В случае необходимости надо иметь возможность всегда поднять историю переписки. Радислав Гандапас, например, даже включил просьбу не удалять историю переписки в свою подпись.

Существует много различных классификаций, мы предлагаем разграничить письма по структуре оформления:

  1. Письмо-коммуникация (письмо-отказ, письмо-претензия, письмо-признание, письмо-оправдание и т.д.)
  2. Письмо-договоренности

Письмо-коммуникация

В этот вид письма мы включаем все виды писем, которые использует сотрудник в ходе своей профессиональной деятельности.

Письмо не должно быть оформлено единым текстом. Оно должно быть четко структурировано и грамотно оформлено, чтобы получатель не упустил из виду важную информацию. Структура письма состоит из четких компонентов:

Тема письма должна содержать конкретное действие, которое вы ожидаете от респондента: «согласовать договор», «предложить вопросы для рассмотрения», «прислать отчет» и т.п.

Если вы отсылаете документы, то в теме должна быть четкая формулировка документов, которые содержатся во вложении письма.

Зачем важно правильно оформлять тему письма?

По теме письма очень легко найти необходимое письмо в ежедневном потоке информации. Ни одно письмо не будет потеряно.

Примечание: если отправляете письмо внутри компании, то тема письма оформляется по заданному стандарту, если отправляете письмо вне компании, то желательно тему оформлять по шаблону: Название компании: цель письма.

Чем больше конструктива в теле письма, тем лучше! Один из ключевых навыков в умении вести деловую переписку, которую вы должны развивать у сотрудников, – навык четко и кратко формулировать свою мысль.

P.S. Если мы, составляя письмо, упоминаем факт из письма собеседника — его нужно процитировать, отделив цветом или шрифтом.

Шаблон оформления корпоративной подписи должен быть един у всех сотрудников компании.

В подписи должны быть указаны все ключевые данные адресата, чтобы в случае необходимости получатель письма мог легко с вами связаться.

Ссылки на сайт и социальные сети

P.S. Если мы хотим теплых отношений с партнером / клиентом, то стоит оформить личную подпись. Любому человеку приятно получить письмо с личностным отношением даже в формальной переписке.

Личная подпись всегда относится к телу письма. Пример: Хорошего дня / Благодарю Вас / Рада была пообщаться сегодня / Спасибо, что уделили время столь важному вопросу / Привет семье и детям и т.д.

Поля «Кому» и «Копия» заполняем в последнюю очередь, чтобы случайно не отправить письмо, когда оно еще не готово.

Чем отличаются поля «Кому» и «Копия»?

В поле «Кому» мы вставляем адрес человека, от которого требуется совершить какое-либо действие.

В поле «Копия» мы вставляем адрес человека, которому полезно ознакомиться с содержанием письма.

P.S. Наш опыт доказал, что поле «Копия» очень полезно. Если мы ведем переговоры с рядовым сотрудником, обсуждаем важные вопросы, но не получаем ответов по существу и в установленный срок, то стоит вставить в копию письма директора или вышестоящего менеджера, как сразу переписка начнется по конструктиву.

К сожалению, во многих компаниях уровень корпоративной культуры не на должном уровне, вследствие чего возникают ситуации, когда для того, чтобы сотрудник хорошо выполнял свою работу, необходим жесткий контроль со стороны управляющего состава.

Также в Outlook есть функция, как «Скрытая копия» — важный инструмент, который позволяет проинформировать о письме заинтересованных лиц, но при этом не смущать получателя, что письмо адресовано не ему одному!

Письмо-договоренности

Важный вид письма, который позволяет подвести итоги встречи, в письменном виде сформировать договоренности, обозначить время выполнения и внести ясность: правильно ли обе стороны поняли то, что должны выполнить?

Такие письма полезно составлять после встречи, переговоров и совещаний, чтобы иметь письменно оформленные договоренности и единое видение их исполнения.

  1. Приветствие, обращение и благодарность участникам обсуждения.
  2. Повторение цели собрания, на котором формировались договорённости.
  3. Перечисление всех вопросов, которые обсуждались, в связке с принятыми по ним решениями и назначением ответственного за исполнение.
  4. Фиксация идей, которые не требуют срочной реализации, для истории.
  5. Вопрос к адресатам: Всё ли учтено? Есть ли комментарии и дополнения?

Оформление письма

Шрифт у письма должен быть единый, курсивом можно выделить в тексте ключевые моменты, заголовки, но обязательно надо придерживаться единого стиля оформления.

P.S. Всегда следует помнить, что слова, написанные заглавными буквами, воспринимаются как повышение тона. Их стоит избегать.

Каждую отдельную мысль желательно оформлять в отдельный абзац, чтобы текст воспринимался легче.

Абзацы не должны сливаться друг с другом. Чтобы письмо было более читабельным, отступы должны быть после приветствия, перед каждым абзацем и перед подписью:

Чтобы визуально письмо выглядело более привлекательным, лучше ссылки в теле письма оформлять в гиперссылки:

Нам очень нравится книга Саши Карепиной «Искусство делового общения. Законы, хитрости, инструменты», советуем к прочтению.

Читайте так же:  Пояснительная записка к промежуточной аттестации по физике

Саша предлагает «измерять» стиль письма по шкале от личного, до формального. Делая замечание, что «Чем больше в письме обнаружится приемов из левой колонки, тем оно будет более личным, а чем более из правой, тем более формальным»

Какой результат можно получить с помощью внедрения правил этикета деловой переписки?

Сколько писем в день вы получаете? Обычно 20-30, но нередки случаи, когда и 50, и 60. И на каждое письмо мы тратим ресурс внимания — время на то, чтобы понять суть письма и что на него ответить. Если вы будете тратить на понимание цели письма хотя бы на 10-15 секунд меньше (а это можно сделать, если каждое письмо будет с темой, где есть глагол и результат), то экономия на 60 письмах составит 10 минут! Мы привыкли не замечать это время, распыляя его в течение дня, но если собрать его вместе и улучшить, получается именно столько!

В следующих статьях мы расскажем о том, как выиграть ежедневные драгоценные минуты за счет внедрения правил коммуникаций по Skype, телефону и корпоративному планировщику.

Эта статья входит в цикл статей об этике коммуникаций.

Читайте другие статьи цикла:

Приглашаем вас на мастер-класс Сергея Бехтерева Как работать в рабочее время.

Выиграйте с помощью этого тренинга минимум 1 час свободного времени ежедневно!

На мастер-классе вы узнаете:
✓ Как управлять задачами, чтобы все задачи выполнялись на 100% и в срок
✓ Как эффективно готовить и проводить совещания
✓ Как организовать продуктивную работу сотрудников в одном кабинете

Тема № 23 Виды деловой переписки, основные требования к ведению деловой переписки.

Виды деловой переписки, основные требования к ведению деловой переписки. Требования к оформлению делового письма. Композиция текста письма. Особенности коммерческой переписки.

Переписка– обобщенное название различных по содержанию документов (служебное письмо, телеграмма, телекс, телефонограмма, факсограмма (факс), электронное сообщение и др.), использующихся в качестве инструмента оперативного информационного обмена между организациями.

К переписке прибегают для реализации информационных связей между организациями – как состоящими, так и не состоящими в отношениях соподчинения.

Информационный обмен с помощью переписки следует использовать только в том случае, когда затруднен или невозможен иной способ обмена мнениями (телефонные переговоры, личная встреча и др.).

Переписку отличает широкое видовое разнообразие– от имеющих нормативный характер писем и телеграмм государственных органов до обращений граждан и типовых заявок. Содержанием переписки могут быть запрос, подтверждение, напоминание, требование, извещение, просьба, гарантия, приглашение и др.

Служебное (деловое) письмо– обобщенное название широко применяемого вида официальных документов, служащих средством общения различных организаций по поводу осуществляемой ими своей деятельности.

Разновидность служебных писем:

Письма классифицируют по функциональному признаку, по сложности, структуре, нерегламентированные и регламентированные и т.д.

По функциональному признакувыделают: циркулярные письма (высылается подчиненным предприятиям с определенными сведениями и установками); письма-запросы; гарантийные письма; оферта (предложения); рекламация (претензия); сопроводительные письма; письма-подтверждения; письма-извещения; письма-напоминания; письма-просьбы; информационные письма; письма-приглашения; рекламное письмо…

По структурным признакам: регламентированные (трафаретные, установленные нормативным документом) и нерегламентированные (нестандартные – формально-логического изложения или этикетного текста).

По месту составления: внешние (поступающие, отправляемые) и внутренние.

По стадиям подготовки письма: черновики, подлинники (оригиналы).

По способу фиксации информации: рукописные, машинописные, типографские, подготовленные на множительных аппаратах, электронные.

По срокам исполнения: срочные и не срочные, с типовыми сроками исполнения, установленными руководителем.

По степени сложности.

По степени гласности: открытые и с ограниченным доступом (с разной степенью).

По юридической силе: подлинные, подложные.

По степени обязательности: информационные, директивные.

По срокам хранения.

По носителям информации: бумажные, электронные.

Общая структура служебного письма:

Простое письмо- это малообъемный документ, в котором рассматривается только один вопрос.

Сложное – многоаспектный документ, в котором рассматривается несколько вопросов.

Структура письма состоит из 3 частей: 1) мотивы подготовки: ссылки на факты и события, решения вышестоящей организации…; 2) выводы, просьбы, предлагаются решения; 3) возможно сформулировать ожидаемый результат или цель письма.

В зависимости от назначения письма, от того, на чем его автор хочет сконцентрировать внимание, применяются и другие схемы построения, в которых один из элементов может отсутствовать или порядок их расположения может быть другим.

При ведении переписки должны соблюдаться следующие требования:

-письма оформляются на специальных бланках формата А4 или А5 в зависимости от размера текста письма. – бланках для писем и подписываются руководителем организации или его заместителями в рамках предоставленной им компетенции;

-письма должны составляться грамотно, аккуратно, без грубых помарок, исправлений;

-независимо от содержания письмо должно излагаться спокойным, выдержанным, официально-деловым языком, обладать достаточной аргументацией, точностью, полнотой и ясностью характеристик, краткостью и последовательностью изложения;

-содержать объективные сведения об излагаемых событиях и фактах, в необходимых случаях иметь разъясняющие и дополняющие материалы.

Письма оформляют в двух экземплярах– первый подготавливают на бланке (чистом листе бумаги) и отправляют адресату, а второй – направляют в дело. Если письмо является ответным, то в бланке письма указываются номер и дата письма, на который дается ответ. Если письмо адресуется более чем в четыре адреса, то исполнителем составляется список рассылки. Обязательными реквизитами письма являются: наименование организации – автора, почтовые реквизиты организации – автора, дата, номер документа, ссылка на дату и номер входящего документа, адресат,заголовок к тексту (должен отражать основной вопрос, затронутый в письме и быть кратким и емким, сформулированным в одной фразе. Заголовок помещается перед текстом письма), подпись (Письма подписываютсяруководителем организации, его заместителями в рамках предоставленной им компетенции), отметка об исполнителе, в сопроводительных письмах – отметка о наличии приложений. Вносить какие-либо исправления или добавления в подписанные письма не разрешается. Датой письма является дата его подписания.

Деловое письмокак документ информационно-справочного характера при соответствующем оформлении приобретает юридическую силу с момента оформления реквизитов и подписания документа должностным лицом.

Для электронных документов (ст. 5 Федерального закона «Об информации, информатизации и защите информации»):

-документ, полученный из автоматизированной информационной системы, приобретает юридическую силу после его подписания должностным лицом в порядке, установленном законодательством РФ;

-юридическая сила документа, хранимого, обрабатываемого и передаваемого с помощью автоматизированных информационных и телекоммуникационных систем, может подтверждаться электронной цифровой подписью;

-юридическая сила электронной цифровой подписи признается при наличии в автоматизированной информационной системе программно-технических средств, обеспечивающих идентификацию подписи, и при соблюдении установленного режима их использования.

Композиция текста письма. По ряду причин текст делового письма целесообразно составлять по плану. При отсутствии опыта и избытке отрицательных эмоций (например, в конфликтных ситуациях) это поможет корректно изложить вопрос.

Один из методов составления плана сообщения сводится к работе в следующей последовательности:

— сбор базы данных из фактического материала – документов, иллюстраций, статистических и других показателей по теме сообщения;

— формулирование выводов на основе базы данных;

— использование выводов в качестве плана для составления текста.

Текст письма должен быть логичным, последовательным, убедительным и корректным по форме. Факты и события должны излагаться объективно, лаконично, ясно. Текст письма не должен допускать различного толкования.

Использование типовых текстов и текстов-трафаретов помогает упростить деловую переписку.

Текст письма излагается от первого лица множественного числа (просим, направляем, доводим до вашего сведения и т.д.).

Для упрощения операций по обработке писем и ускорения их исполнения не рекомендуется в одном письме рассматривать два и более различных вопросов, письмо должно быть однопредметным по содержанию.

Особенности коммерческой переписки.По тематическому принципуделовые письма делятся наделовые и коммерческие(письма, с помощью которых заключаются и выполняются коммерческие сделки от имени юридических лиц; письма о сбыте продукции, предоставлении услуг (письма-предложения, письма-ответы)).

Так, коммерческое письмо-запрос по своей функции является инициативным, по адресату — обычным, по композиции может быть как одноаспектным, так и многоаспектным, по структуре — чаще всего регламентированным, по цели — информационным. Всё перечисленное влияет и на форму, и на языковые особенности данного вида писем.

Таким образом, составляя коммерческое письмо, следует обратить внимание на два основных момента: 1) оформление письма в соответствии с правилами делопроизводства; 2) текст самого письма.

Перечислим основные факторы, влияющие на текст и форму делового письма:

кто пишет письмо (адресант); получатель (адресат); тема; цель; функция письма; сколько вопросов будет обсуждено в письме; каким образом оно будет отправлено; существуют ли строго регламентированные формы (требования ГОСТа) для этого вида писем.

В первую очередь необходимо ориентироваться на общепринятую форму составления письма. Письмо должно быть выдержано в тоне, принятом для деловой коммуникации. Для увеличения шансов на прочтение письма имеет смысл повторить основной тезис документа как в начале, так и в конце текста.

В большинстве случаев коммерческие письма представляют собой традиционные почтовые отправления, хотя в последнее время все более популярными видами коммерческой корреспонденции становятся факсы и электронные сообщения.

Игнатьева
Елена Сергеевна

Правила ведения деловой переписки

Достаточно часто первый контакт в деловом мире начинается с письменных коммуникаций – деловых писем. Но если оно будет написано без соблюдения правил этикета делового письма, то едва зародившиеся контакты могут прерваться, и вы потеряете клиента или делового партнера. Поэтому, наверное, не придется никого убеждать, насколько важно уметь писать деловые письма, которые помогут составить благоприятное впечатление о вас лично и о вашей компании в целом.

Читайте так же:  Адвокат по дтп в волжском

Основные правила деловой переписки. Современные формы переписки сложились более 150 лет назад. Принято считать, что их родина – Англия, где впервые были введены правила составления деловой корреспонденции.

Общие правила ведения переписки

1. Перед тем как начать составлять письма деловому партнеру, стоит для себя уяснить следующие моменты:

— вид письма (сопроводительное, письмо-заказ, письмо-извещение, письмо-напоминание, письмо-презентация, письмо-отказ, гарантийное письмо и т.д.);

— предполагается ли ответ на ваше письмо (существуют условия, когда получение ответа на письмо не предполагается, например, письмо-презентация);

— будет ли содержание письма однозначно понятно вашему адресату, не оставит ли оно каких-то неясностей относительно вопроса переписки;

— уверены ли вы, что письмо, отправленное почтой, придет в срок (если нет, то лучше воспользоваться телефаксом, услугами службы DHL или отправить письмо через Интернет).

2. Тон письма всегда должен оставаться корректным.

3. Необходимо тщательно отбирать лексику, избегая неточностей, двусмысленности, излишнего употребления профессиональных слов. Текст письма должен быть прост для понимания.

4. Деловое письмо следует писать только на бланке организации, от имени которой вы выступаете. Так как внешний вид фирменного бланка – это своеобразная визитная карточка вашей компании, то к оформлению официального бланка следует относиться с особой тщательностью. Чем официальнее бланк письма – тем официальнее должен быть тон письма.

5. Содержание письма по смыслу разделяют на абзацы. Абзацы не должны быть слишком громоздкими, иначе даже один вид письма вызовет у респондента скуку. Чтобы этого избежать, лучше следовать правилу: первый и последний абзац должны содержать не более четырех машинописных строк, а все остальные – не более восьми.

При подготовке документов рекомендуется применять текстовый редактор Microsoft Word (программный продукт корпорации Microsoft Corporation) с использованием шрифтов Times New Roman Cyr размером № 12 (для оформления табличных материалов), 13, 14, 15, Times DL размером № 12, 13, 14 через 1-2 интервала.

При оформлении делового письма номера страниц проставляют внизу с правой стороны страницы, а при оформлении других деловых документов — посередине верхнего поля листа.

Текст самого письма рекомендуется печатать в бланках формата А4 через 1,5-2 межстрочных интервала, на бланках формата А5 и менее – через один межстрочный интервал. Реквизиты документа (кроме текста), состоящие из несколько строк, печатаются через один межстрочный интервал.

На письменный запрос следует отвечать в течение 10 дней после получения.

На послания, полученные по факсу и электронной почте, следует отвечать в течение 48 часов, не считая выходных

Правила оформление делового письма в России

Автор считает целесообразным познакомить читателя с правилами составления деловых писем не только применительно к международной практике, но и к российской действительности.

ГОСТ установлено два стандартных формата бланков документов – А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм). Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и не на нём, должен иметь поля не менее 20 мм — левое; 10 мм — правое; 20 мм — верхнее; 20 мм — нижнее.

Данные требования к оформлению документов закреплены российским законодательством, но автор рекомендует использовать их и при составлении делового письма зарубежному партнеру.

В зависимости от степени близости с вашим корреспондентом обращение может начинаться со слов «Уважаемый + фамилия (имя, отчество)» или «Дорогой + имя и отчество (имя)». Такие слова, как «уважаемый», «господин», «госпожа», «заместитель директора», «начальник отдела» и т.д. сокращать ни в коем случае нельзя. Иначе получатель вправе думать, что вы на самом деле не очень-то уважаете его. А заканчивать письмо следует словами благодарности за сотрудничество. И затем перед вашей подписью ставится выражение: «С уважением, …» или «Искренне Ваш. ».

В официальных письмах недопустимо обращение на «ты», даже если в жизни вы с этим человеком находитесь не только в деловых, но и в дружеских отношениях.

Обычно деловое или служебное письмо состоит из нескольких типовых структурных элементов:

1. Область заголовка .
В этой части письма слева размещается угловой штамп организации с указанием наименования организации, ее почтовых и других реквизитов, а также регистрационный номер и дата регистрации письма как исходящего документа. Если служебное письмо является письмом-ответом, то здесь же указывается, на какой документ отвечает данное письмо.
В правой части заголовка размещаются реквизиты адресата.

Ниже углового штампа размещается заголовок к тексту документа. Языковая конструкция заголовка может иметь вид:

ü предлог «О» + сущ. в предложном падеже: «О поставке автомобилей»;

ü по вопросу «О» + сущ. в предложном падеже: «По вопросу о поставке запчастей»;

ü касательно + сущ. в родительном падеже: «Касательно заказа на поставку» и т. п.

2. Собственно текст письма . Основные особенности оформления текста письма состоят в следующем.

ü Текст служебного письма, как правило, должен касаться одного вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата.

ü Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т. д.

Структура делового письма

1. Наименование организации-отправителя.

2. Указание на ссылку. В ней могут быть даны инициалы составителя письма или машинистки, цифровые или буквенные обозначения фирмы, отдела и т.д.

3. Дата написания письма.

4. Адрес получателя письма.

5. Указание на конкретное лицо.

6. Вступительное обращение

7. Указание на общее содержание письма, т.е. тема письма.

8. Основной текст письма.

9. Заключительная формула вежливости.

11. Указание на приложение.

12. Указание на рассылку копий.

При оформлении делового письма российскому партнеру стоит помнить еще несколько правил.

Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, например:

Генеральному директору
ОАО «Альфа Бизнес»
В.А. Прохоров

АО «Бета Холдинг»
Главному бухгалтеру
В.М. Иванов

В случае если вы ставите сокращения «г-ну», «г-же», то вначале пишется фамилия респондента, после и инициалы.

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем числе адресатов составляют список рассылки документа.

При направлении письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес.

При направлении документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес

Отметку о наличии приложения, названного в тексте письма, оформляют следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:


Приложение:


1. Положение о Корпоративной этике на 5 л. в 1 экз.
2. Правила аттестации персонала на 7 л. в 2 экз.

Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.

В состав реквизита «Подпись» входят наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке, и сокращенное — на документе, оформленном на официальном бланке компании); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например:

Вице-президент Ассоциации региональных предприятий

Читайте так же:

  • Куда можно пожаловаться анонимно Жалоба на работодателя - иногда необходимая мера Если не оплачивают больничный, не предоставляют отпуск, заставляют трудиться сверхурочно, задерживают зарплату, вы можете пожаловаться на работодателя. Ведь в его обязанность входит, к примеру, хотя бы раз в полмесяца в одно и то же число […]
  • Заявление на закрытия ип р26001 Закрытие ИП в 2019: бланк заявления Р26001 и образец Чтобы расстаться со статусом индивидуального предпринимателя, нужно подать в свою «родную» налоговую заявление на закрытие ИП. И лучше с этим не тянуть, поскольку формальное прекращение деятельности не избавит вас от уплаты страховых […]
  • Приказ росаэронавигации 119 2007 Законодательная база Российской Федерации Бесплатная консультация Федеральное законодательство Главная ПРИКАЗ Росаэронавигации от 28.11.2007 N 119 "ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ФЕДЕРАЛЬНЫХ АВИАЦИОННЫХ ПРАВИЛ "РАЗМЕЩЕНИЕ МАРКИРОВОЧНЫХ ЗНАКОВ И УСТРОЙСТВ НА ЗДАНИЯХ, СООРУЖЕНИЯХ, ЛИНИЯХ СВЯЗИ, […]
  • Заявление на почту о возврате денег Как написать заявление на возврат товара Возврат недавно приобретенных покупок – явление не такое уж редкое. Связать это можно с тем, что процедура возврата достаточно проста – нужно всего лишь прийти в магазин, где было куплено изделие и написать соответствующее заявление. Что можно, а […]
  • Онлайн страховка ресо Электронный полис ОСАГО в РЕСО-Гарантия Электронный полис ОСАГО в Ресо Ресо-Гарантия – универсальная страховая компания, появившаяся на рынке финансовых услуг в 1991 году. За все время своей деятельности фирма получила лицензию более чем на 100 видов страховых услуг. Отдельное внимание […]