Меню

Инструкция по заполнению книги кассира рб 2019

Оглавление:

Журнал кассира-операциониста — образец заполнения (2018)

Журнал кассира-операциониста — образец заполнения его доступен на нашем сайте — оформляется отдельно для каждого контрольно-кассового аппарата. О том, как заполнить журнал кассира-операциониста и нужно ли его заполнять при использовании онлайн-кассы, читайте далее в материале.

Зачем нужна и у кого должна быть книга кассира-операциониста (форма КМ-4)

Журнал кассира-операциониста утвержден постановлением Госкомитета статистики от 25.12.1998 № 132 (далее — постановление № 132), его также называют унифицированной формой КМ-4. Обязанность ведения журнала при применении ККМ закреплена в типовых правилах, содержащихся в письме Минфина от 30.08.1993 № 104. Но эти правила утратили актуальность в связи с принятием нового закона об использовании ККМ, согласно которому большинство хозсубъектов с 01.07.2017 обязаны использовать обновленные модели кассовой техники, способной передавать информацию налоговикам о расчетах с покупателями в онлайн-режиме.

О возможности «упрощенца» не применять онлайн-кассы при оказании услуг населению (кроме услуг общественного питания) до 01.07.2019 читайте в публикации «Введена отсрочка по онлайн-кассам».

О применении онлайн-касс плательщиками ЕНВД читайте в статье «Применение онлайн-кассы для ЕНВД (нюансы)».

В новой редакции закона «О ККТ» нет информации о необходимости применения унифицированных форм, в связи с чем использование книги кассира-операциониста при использовании онлайн-касс необязательно. Такое же мнение высказал и Минфин в своем письме от 16.06.2017 № 03-01-15/37692.

Но компании и ИП вправе самостоятельно вести данный регистр для учета и контроля поступившей выручки.

Постановлением № 132 было предусмотрено, что журнал заполняется работающим за кассой сотрудником, который обслуживает клиентов (принимает от них деньги в качестве оплаты за товар или услуги) при помощи контрольно-кассовой машины (далее — ККМ). Этим же документом было предусмотрено, что он должен храниться у руководителя (заведующего) или главного (старшего) бухгалтера, а перед началом смены выдаваться кассиру.

Форму журнала КМ-4 вы можете скачать на нашем сайте.

В данном регистре кассир ежедневно должен был записывать показания, снятые с ККМ. Также этот журнал служил для контроля соответствия остатка в кассе с тем, что числится в машине.

Когда и как правильно заполнять журнал кассира-операциониста

Когда и как заполнить журнал кассира-операциониста образца 2017-2018 годов? Полагаем, что организации и ИП, применяющие онлайн-кассы и принявшие решение о заполнении журнала кассира-операциониста, могут самостоятельно установить правила его заполнения. При этом можно ориентироваться на указания по его заполнению, установленные постановлением № 132. В описании к регистру КМ-4 говорится, что журнал заполняется ежедневно ответственным работником — кассиром.

Записи в журнал вносят шариковой/чернильной ручкой синего цвета без помарок. Если имеет место исправление, то запись о нем, сделанная кассиром, заверяется директором и главным бухгалтером.

До применения онлайн-касс перед началом ведения его нужно было пронумеровать, прошнуровать и зарегистрировать в ИФНС. Поскольку, как уже было сказано выше, при применении онлайн-касс необходимости в журнале контролирующие органы не испытывают, то и регистрировать его в ИНФС не надо. Решение о необходимости его нумеровать и шнуровать организации и ИП могут принять самостоятельно исходя из внутренних правил. Согласно указаниям по заполнению КМ-4 журнал должен был заполняться кассиром сразу же после снятия Z-отчета. В онлайн-кассах при завершении работы снимается отчет о закрытии смены, данные которого могут переноситься в КМ-4.

Подробнее о том, где скачать образец и как заполнить журнал кассира-операциониста, читайте в статье «Унифицированная форма № КM-4 — бланк и образец».

Пример заполнения журнала кассира-операциониста

Давайте пошагово разберем, как заполнять журнал кассира-операциониста. Итак, сдавший смену кассир обычно снимает отчет о закрытии смены. Данные из этого документа используются при заполнении графы 4 (порядковый номер отчета), графы 5 (здесь дублируется предыдущая запись), графы 6 (показатель счетчика) и графы 10 (дневная выручка). В графе 9 отображаются данные из снятого в конце смены отчета.

В графах 1–3 указываются: дата, номер отдела, Ф. И. О. кассира. В графах 7–8, 16–18 проставляются подписи кассира, администратора и старшего кассира, если это 3 разных человека, а при совмещении должностей достаточно 1 подписи.

В графе 11 отображается сумма наличных, в графе 12 — число безналичных платежей, в графе 13 — безналичная сумма, в графе 14 — сумма за вычетом возвратов, в графе 15 — суммарное значение возвратов средств из кассы покупателям.

Проверить правильность занесенных данных очень легко — для этого следует сравнить показания из Z-отчета (графа 10 регистра = графа 14) и суммарные значения из граф 11–12 за вычетом графы 15.

Еще ряд проверочных формул:

  • графа 11 = графа 10 – графа 13 – (графа 15);
  • графа 14 = графа 11 + графа 13;
  • графа 10 = графа 9 – графа 6.

Рассмотрим образец заполнения книги кассира-операциониста.

Образец заполнения журнала кассира-операциониста

Чтобы не допустить ошибки и разобраться с тем, в каких графах необходимо отображать ту или иную информацию, предлагаем ознакомиться с образцом заполнения журнала кассира-операциониста, который можно не только посмотреть, но и скачать на нашем сайте.

Организации и ИП при осуществлении расчетов с использованием онлайн-касс могут не заполнять журнал кассира-операциониста. Но если ими было принято решение для выполнения внутренних задач продолжить вести данный регистр, то им рекомендуется установить порядок его ведения. В условиях применения онлайн-касс регистрация журнала кассира-операциониста в налоговых органах не требуется.

Кассовая книга (форма КО-4) в 2019 году

Кассовая книга – это один из документов кассовой дисциплины, в котором отражается информация по всем поступлениям и выдачам наличных денег в кассе организации. Записи в кассовой книге осуществляет кассир (или лицо его замещающее) на основании каждого приходного (ПКО) и расходного (РКО) кассового ордера.

Обратите внимание, начиная с 1 июня 2014 года, действует упрощенный порядок ведения кассовой дисциплины, согласно которому индивидуальные предприниматели больше не обязаны оформлять кассовые документы (ПКО, РКО и кассовую книгу).

Как правильно вести кассовую книгу в 2019 году

Кассовую книгу можно вести на бумажном носителе или в электронном виде:

  • на бумажном носителе книга оформляется от руки или с использованием компьютера (другой техники) и подписывается собственноручными подписями.
  • в электронном виде книга оформляется при помощи компьютера (другой техники) с обеспечением её защиты от несанкционированного доступа и подписывается электронными подписями.

По всей деятельности организации ведется одна кассовая книга (даже если осуществляется несколько видов деятельности на разных системах налогообложения).

Примечание: обособленные подразделения ведут свою кассовую книгу и передают копии её листов в головной офис в порядке, установленном в организации с учетом срока составления бухгалтерской отчетности.

Записи в кассовой книге осуществляет кассир (лицо его замещающее) на основании каждого ПКО и РКО. В конце рабочего дня кассир сверяет данные, содержащиеся в кассовой книге, с данными приходных и расходных кассовых документов, выводит в книге сумму остатка наличных денег по кассе и проставляет подпись.

После этого записи в кассовой книге проверяет главный бухгалтер или бухгалтер (при их отсутствии – руководитель) и также ставит свою подпись.

Обратите внимание, если в течение дня операции по кассе не проводились, то за этот день кассовую книгу заполнять не нужно.

Бланк кассовой книги (форма КО-4)

Кассовая книга (форма КО-4), действующая в 2019 году:

Как заполнить кассовую книгу

Инструкция по заполнению бланка кассовой книги

В строке «Организация» указывается наименование организации в соответствии с учредительными документами (например, Общество с ограниченной ответственностью «Компания» или ООО «Компания»).

В строке «по ОКПО» необходимо указать код по ОКПО в соответствии с полученным уведомлением из Росстата. Если код не был присвоен, поставьте прочерк.

Далее указывается наименование структурного подразделения организации, оформляющего кассовую книгу (если в организации нет структурных подразделений, поставьте прочерк).

Посередине указывается период, на который оформляется кассовая книга (например, КАССОВАЯ КНИГА на апрель 2019 г.).

В строке «Касса за» указывается день, за который формируется лист кассовой книги (например, за «15» апреля 2019 г.). В этой же строке необходимо указать порядковый номер кассового листа.

Далее необходимо указать сумму остатка наличных денег, которая была в кассе на начало рабочего дня. Она указывается в первой строке таблицы в столбце 4 – «Приход».

Строки в таблице заполняются в соответствии с приходными (ПКО) и расходными (РКО) кассовыми документами, оформленными в течение рабочего дня:

В столбце «Номер документа» построчно указываются порядковые номера приходных или расходных кассовых ордеров.

В столбце «От кого получено или кому выдано» построчно указываются ФИО физических лиц или наименования организаций (ИП) от которых были получены или которым были выданы наличные деньги в соответствии с ПКО и РКО.

В столбце «Номер корреспондирующего счета, субсчета» необходимо построчно указать номера корреспондирующих счетов по каждому ПКО и РКО.

В столбце «Приход» построчно указываются суммы наличных денег, которые поступили в кассу по каждому приходному кассовому ордеру. Для РКО этот столбец не заполняется.

В столбце «Расход» построчно указываются суммы наличных денег, которые были выданы из кассы по каждому расходному кассовому ордеру. Для ПКО этот столбец не заполняется.

В строке «Итого за день» указывается сумма поступивших и выданных наличных денег за рабочий день в соответствии с приходными и расходными кассовыми документами.

В строке «Остаток на конец дня» указывается сумма наличных денег, которая осталась в кассе на конец рабочего дня. Если среди остатка есть деньги, отложенные на выплату зарплаты, стипендии и социальных пособий, то следует указать их сумму в отдельной строке ниже.

Далее кассир, ответственный за заполнение кассовой книги, должен поставить свою подпись и расшифровку подписи (фамилия и инициалы).

В конце кассового листа бухгалтер, уполномоченный на проверку кассовой книги должен прописью указать количество полученных приходных и расходных кассовых документов и поставить свою подпись с расшифровкой.

Кассовая дисциплина в 2019 году

Для того чтобы разобраться с понятием «кассовая дисциплина» сначала необходимо понять различие между терминами «Кассовый аппарат» и «Касса»:

Читайте так же:  Ответственность за вред здоровью средней тяжести

Кассовый аппарат (ККМ, ККТ) – это устройство, необходимое для получения денежных средств от ваших клиентов. Таких устройств может быть сколько угодно и по каждому из них должны оформляться свои отчетные документы.

Касса предприятия (операционная касса) – это совокупность всех наличных операций (прием, хранение, выдача). В кассу поступает выручка, полученная, в том числе по кассовому аппарату. Из кассы осуществляются все наличные расходы, связанные с деятельностью предприятия и сдаются деньги инкассаторам для дальнейшей передачи в банк. Кассой может быть отдельное помещение, сейф в комнате или даже ящик в письменном столе.

Так вот, все операции по кассе должны сопровождаться оформлением кассовых документов, что обычно и подразумевается под соблюдением кассовой дисциплины.

Кассовая дисциплина – это набор правил, которые необходимо соблюдать при осуществлении операций, связанных с приемом, выдачей и хранением наличных денежных средств (кассовые операции).

Основными правилами кассовой дисциплины являются:

  • оформление кассовых документов (отражающих движение наличных денег в кассе);
  • соблюдение лимита кассы (максимальная сумма денег, которая может храниться в кассе на конец рабочего дня);
  • соблюдения правил выдачи наличных денег подотчетным лицам (работникам);
  • соблюдение ограничения наличных расчетов между субъектами предпринимательской деятельности в рамках одного договора суммой не более 100 тыс. рублей.

Кто должен соблюдать

Необходимость ведения кассовой дисциплины не зависит от наличия ККМ или выбранной системы налогообложения.

Вы можете не иметь кассовый аппарат, а просто выписывать БСО (бланки строгой отчетности), но при этом все равно должны соблюдать правила кассовый дисциплины. Правило здесь одно – если есть движения наличных денежных средств, то кассовую дисциплину нужно соблюдать.

Однако, с июня 2014 года действует упрощенный порядок ведения кассовой дисциплины, который в наибольшей степени коснулся индивидуальных предпринимателей.

Теперь ИП больше не обязаны вести кассу наравне с организациями и оформлять кассовые документы (ПКО, РКО, кассовая книга). Предпринимателям необходимо только формировать документы, подтверждающие выплату заработной платы (расчетно-платежные и платежные ведомости).

Также, согласно упрощенному порядку, ИП и малые предприятия (количество работников не более 100 человек и выручка не более 800 млн. рублей в год) больше не обязаны устанавливать лимит остатка наличных денег по кассе.

Все правила кассовой дисциплины перечислены в указаниях Банка России (Указание от 11 марта 2014 г. № 3210-У и Указание от 7 октября 2013 г. № 3073-У).

Кассовые документы

Операции по кассе должен проводить уполномоченный на это сотрудник (кассир), при его отсутствии эти функции может выполнять руководитель (ИП). При наличии нескольких кассиров назначается старший кассир.

Кассовые документы должен формировать главный бухгалтер или другое назначенное должностное лицо (руководитель, ИП, кассир и т.д.) с которым заключен договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета.

В 2019 году кассовые операции оформляются следующими документами:

  1. Приходный кассовый ордер (ПКО) – заполняется при каждом поступлении денег в кассу. Если наличность оформляется чеком кассового аппарата или бланком строгой отчетности, то разрешается составлять ПКО на общую сумму принятых наличных денег за рабочий день (смену).
  2. Расходный кассовый ордер (РКО) – заполняется при выдаче денег из кассы. При получении ордера (например, от сотрудника который отправился за покупкой канцтоваров) кассир должен убедиться, что РКО подписан главным бухгалтером (руководителем) и проверить документы, удостоверяющие личность сотрудника.
  3. Кассовая книга (форма КО-4) – в книгу заносятся данные по каждому приходному и расходному кассовому ордеру. В конце рабочего дня кассир должен сверить данные кассовой книги с данными кассовых документов и вывести сумму остатка наличных денег в кассе. Если в течения дня кассовых операций не было, то кассовая книга не заполнятся.
  4. Книга учета (форма КО-5) – заполняется только в случае, если на предприятии работает несколько кассиров. Записи в книгу заносятся в течение рабочего дня в момент передачи наличных денег между старшим кассиром и кассирами и подтверждаются их подписями.
  5. Расчетно-платежная ведомость и платежная ведомость – оформляются при выдаче заработной платы, стипендий и других выплатах работникам.

Примечание: в отношении обязанности ведения документации, установленной Постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 N 132 (формы КМ-1-КМ-9, ТОРГ-1-ТОРГ-31 и др.), Минфин указал, что с введением онлайн-касс это необязательно (Письмо Минфина РФ от 16 сентября 2016 г. N 03-01-15/54413).

Кассовые документы можно вести в бумажной форме или в электронном виде:

  • Документы на бумажном носителе оформляются от руки или с использованием компьютера (другой техники) и подписываются собственноручными подписями.
  • Документы в электронном виде оформляются при помощи компьютера (другой техники) с обеспечением их защиты от несанкционированного доступа и подписываются электронными подписями.

Напоминаем, что такие отчетные документы как: КУДИР, Книга учета БСО и документы, связанные с применением кассового аппарата (отчет и журнал кассира-операциониста), к кассовой дисциплине не относятся.

Лимит остатка по кассе в 2019 году

Лимит остатка по кассе – это максимально допустимая сумма наличных денег, которая может храниться в кассе предприятия на конец рабочего дня (иногда лимит ещё называют переходящий остаток).

Все наличные деньги, сверх установленного лимита, необходимо сдавать в банк. Исключение из этого правила допускается в дни выплаты зарплат, стипендий, а также в выходные и нерабочие праздничные дни (если в это время проводились кассовые операции).

Советуем отнестись к процедуре установления лимита по кассе очень внимательно. Если вы не установите лимит, он будет равным , и соответственно любая сумма наличных денег в кассе на конец рабочего дня будет считаться сверхлимитной.

Хранение денег в кассе, сверх установленного лимита, является одним из нарушений кассовой дисциплины, за которые могут привлечь к административной ответственности и выписать штраф.

Как рассчитывается лимит остатка наличных денег по кассе

Порядок расчета лимита остатка по кассе представлен в приложении к Указанию Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У.

Согласно нему в 2019 году лимит остатка по кассе можно рассчитать одним из двух способов:

Вариант 1. Расчет исходя из объема поступлений в кассу наличных денег

В этом случае применяется формула:

L – лимит остатка наличных денег в рублях;

V – объем поступлений наличных денег за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги за расчетный период в рублях (вновь созданные ИП и организации указывают ожидаемый объем поступлений).

P – расчетный период, за который учитывается объем поступлений наличных денег (при его определении можно взять любой период времени, например, месяц, в котором были наиболее пиковые объёмы поступлений наличности). Расчетный период должен быть не более 92 рабочих дней, при этом его минимальное значение может быть любым.

Nc – период времени между днем, в котором были получены наличные деньги и днём сдачи этих денег в банк. Данный период не должен превышать 7 рабочих дней, а в случае отсутствия банка в населенном пункте – 14 рабочих дней. Например, если деньги сдаются в банк один раз в 3 рабочих дня, то Nc = 3. При определении Nc могут учитываться местонахождение, организационная структура, специфика деятельности (сезонность, режим рабочего времени и т.д.).

Пример расчета. ООО «Компания» занимается розничной торговлей. Руководство организации решило установить лимит остатка по кассе на 2019 год, взяв за расчетный период – декабрь 2018 года. В декабре компания отработала 21 день и получила наличную выручку в размере 357 000 рублей. При этом кассир организации сдавал выручку в банк один раз в 2 дня. Лимит остатка по кассе в этом случае будет равен: 34 000 руб. (357 000 руб. / 21 дн. x 2 дн.).

Вариант 2. Расчет исходя из объема выдач наличных денег из кассы

Данный способ как правило используют ИП и организации, которые не получают наличные в процессе деятельности, но периодически снимают деньги в банке (например, для расчетов со своими поставщиками).

В этом случае применяется формула:

L – лимит остатка наличных денег в рублях;

R – объем выдач наличных денег за расчетный период в рублях (за исключением сумм, предназначенных для выплат заработной платы, стипендий и других перечислений работникам). Вновь созданные ИП и организации указывают ожидаемый объем выдач наличных денег;

P – расчетный период, за который учитывается объем выдач наличных денег (при его определении можно взять любой период времени, например, месяц, в котором были наиболее пиковые объёмы выдач наличности). Расчетный период должен быть не более 92 рабочих дней, при этом его минимальное значение может быть любым.

Nn – период времени между днями получения денег в банке (за исключением сумм, предназначенных для выплат заработной платы, стипендий и других выплат работникам). Данный период не должен превышать 7 рабочих дней, а в случае отсутствия банка в населенном пункте – 14 рабочих дней. Например, если деньги снимаются в банке один раз в 3 рабочих дня, то Nn = 3.

Пример расчета. ООО «Компания» занимается розничной торговлей. Наличную выручку общество не принимает, покупатели расплачиваются через банк. Однако периодически компания снимает наличные деньги в банке для расчетов с поставщиками. Руководство организации решило установить лимит остатка по кассе на 2019 год, взяв за расчетный период – декабрь 2018 года.

В декабре компания отработала 21 день и получила в банке наличных денег в размере 455 700 рублей. При этом кассир организации получал наличные в банке один раз в 4 дня. Заработная плата из кассы не выдавалась. Лимит остатка в этом случае будет равен: 86 800 руб. (455 700 руб. / 21 дн. x 4 дн.).

Приказ для установления лимита по кассе

После того как вы рассчитаете лимит остатка наличных денег по кассе, необходимо издать внутренний приказ, утверждающий сумму лимита. В приказе можно указать срок действия лимита, например, – 2019 год (образец приказа).

Обязанность каждый год переустанавливать лимит законом не предусмотрена, поэтому если в приказе срок действия не указан, то установленные показатели можно применять как в 2019 году, так и далее до тех пор, пока вы не издадите новый приказ.

Упрощенный порядок

Начиная с 1 июня 2014 года – ИП и малые предприятия (количество работников не более 100 человек и выручка не более 800 млн. рублей в год) больше не обязаны устанавливать лимит остатка наличных денег по кассе.

Для того чтобы отменить лимит по кассе, необходимо издать специальный приказ. Он должен быть основан на Указании Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У и обязательно содержать формулировку: «Хранить наличные денежные средства в кассе без установления лимита остатка в кассе» (образец приказа).

Читайте так же:  Труд и собственность ученые

Выдача наличных денег подотчетным лицам

Подотчетные деньги – это деньги, которые выдаются подотчетным лицам (работникам) на командировки, представительские расходы и хозяйственные нужны.

Выдать деньги под отчет можно только на основании заявления от сотрудника. В нем он должен указать: сумму денег, цель их получения и срок, на который они берутся. Заявление пишется в произвольной форме и обязательно должно быть подписано руководителем (ИП).

Если сотрудник потратил свои личные деньги, то ему необходимо их компенсировать, в этом случае также пишется заявление, но с другой формулировкой (образцы заявлений).

Примечание: желательно, чтобы в заявлении была строчка: «У сотрудника отсутствует задолженность по ранее выданным авансам» (так как по закону нельзя выдавать деньги под отчет сотрудникам, которые не отчитались по предыдущим авансам).

В течение 3-х рабочих дней после окончании срока, на который были выданы денежные средства (или со дня выхода на работу), работник должен представить бухгалтеру (руководителю) авансовый отчет с приложением документов, подтверждающих совершенные расходы (чеки ККМ, товарные чеки и т.д.).

Иначе денежные средства, выданные сотруднику, нельзя будет зачесть в расходы и соответственно уменьшить налог. Более того, если не будет подтверждающих документов, то с выданной суммы придётся удержать НДФЛ и заплатить страховые взносы.

Ограничение наличных расчетов

Ещё одним важным правилом кассовой дисциплины является соблюдение ограничения наличных расчетов между субъектами предпринимательской деятельности (ИП и организации) в рамках одного договора суммой не более 100 тыс. рублей.

При расчетах с физическими лицами данное ограничение не действует. Также не нужно соблюдать этот лимит при выдаче работникам из кассы зарплаты, социальных выплат и подотчётных сумм (за исключением случаев, когда подотчетное лицо совершает сделку от имени организации на основании доверенности).

Обратите внимание: из наличной выручки нельзя погашать займы, выплачивать дивиденды и оплачивать аренду недвижимости.

Деньги из кассы на личные нужды

Все что зарабатывает организация является её собственностью. Поэтому, даже если в ООО всего один учредитель, то он все равно не имеет права распоряжаться деньгами организации по своему усмотрению. Соответственно, брать из кассы наличные деньги на свои личные нужды учредителям нельзя.

Индивидуальные предприниматели, в отличие от ООО, имеют право в любой момент времени брать наличные деньги из кассы или снимать с расчетного счета. Суммы, которые ИП может тратить на свои личные нужды, не ограничены (самое главное не допускать задолженностей по уплате налогов и страховых взносов).

Примечание: если ИП не издал приказ, отменяющий ведение кассовых документов, то при получении наличных денег из кассы ему необходимо оформлять РКО с формулировкой: «Выдача денежных средств предпринимателю на собственные нужды» или «Передача предпринимателю доходов от текущей деятельности».

Проверка кассовой дисциплины налоговыми органами

До 2012 года контроль над соблюдением правил кассовой дисциплины возлагался на банки. Теперь эту функцию выполняют работники Федеральной Налоговой службы.

Осуществляя выездную проверку они могут проверить:

  • учет наличных денежных средств в кассе;
  • распечатку отчетов из фискальной памяти контрольно-кассовой техники и использованных накопителей фискальной памяти;
  • все документы, оформляющие кассовые операции (ПКО и РКО, кассовая книга, отчетность по ККМ и т.д.);
  • выдаются ли кассовые чеки (БСО) клиентам (визуальное наблюдение, с применением видео- и аудио-фиксации).

Штрафы за нарушение правил кассовой дисциплины

За несоблюдение правил ведения кассовой дисциплины и нарушения порядка работы с денежной наличностью предусмотрен штраф по статье 15.1 КоАП РФ:

  • для ИП и должностных лиц организации – от 4000 до 5 000 рублей;
  • для юридических лиц – от 40 000 до 50 000 рублей.

Журнал кассира-операциониста (форма КМ-4)

Скачать бланк журнала по форме КМ-4

Журнал кассира-операциониста – это документ, отображающий информацию Z-отчетов по каждой ККТ, зарегистрированной у юр. лица / индивидуального предпринимателя, и предназначенный для учета поступлений и расходований денежных средств.

Под Z-отчетом понимается отчет, который кассир снимает с кассового аппарата в конце смены (рабочего дня). В нем представлены данные об осуществленных операциях по кассе. По остатку, указанному в Z-отчете, кассир сверяет наличные денежные средства и передает их администратору.

Нововведения с 2017-2019 гг

В связи с глобальным переходом на онлайн-кассы согласно разъяснениям налоговой инспекции (письма ФНС России от 26.09.2016 № ЕД-4-20/[email protected] и Минфина РФ № 03-01-15/19821 от 04.04.2017) заполнение журнала кассира-операциониста стало необязательным (данные сохраняются в личном кабинете на сайте ИФНС).

Требования к ведению документа

Журнал кассира-операциониста (форма КМ-4 согласно постановлению Госкомстата России от 25.12.1998 г. № 132) можно приобрести в канцелярских магазинах.

Форма КМ-4 обязательно прошнуровывается, заверяется подписями налогового инспектора, руководителя (ИП) и главного бухгалтера, скрепляется печатью (при наличии). Листы журнала должны быть пронумерованы.

Электронная версия журнала законодательством не предусмотрена. На данный момент в связи с переходом на онлайн-кассы сведения, содержащиеся в журнале, отображаются в электронном виде в личном кабинете на сайте ИФНС.

Ведение формы КМ-4 осуществляется по каждой отдельной ККТ. В связи с этим предусмотрена регистрация журнала одновременно с регистрацией ККТ в ИФНС России (ИП – по месту жительства, юридические лица – по месту регистрации или по месту регистрации обособленных подразделений).

При регистрации первого журнала к ККТ налоговый инспектор снимает Z-отчет с кассы и делает первую запись в КМ-4. Далее документ заполняется до окончания свободных строк, после этого заводится новый. Каждый новый журнал также подлежит регистрации в ИФНС (при себе иметь предыдущий).

Журнал со сведениями о полученной выручке и произведенными операциями оформляется кассиром ежедневно без исправлений на основании снятых Z-отчетов (исправления должны быть заверены подписями руководителя и главного бухгалтера) шариковой ручкой или чернилами. При наличии нескольких кассовых смен может быть снято несколько отчетов, при этом данные вносятся в журнал отдельными строками, но с одной датой.

Если в течение дня (смены) кассовые операции не осуществлялись, то журнал КМ-4 не заполняется.

Срок хранения заполненных журналов – 5 лет. Каждый новый журнал заново регистрируется в ИФНС.

Лицо, ответственное за заполнение КМ-4

Ответственность за заполнение журнала устанавливается внутренним приказом руководителя. Также ответственность за ведение КМ-4 можно прописать в должностной инструкции кассира-операциониста.

Если приказ не сформирован, то ответственным автоматически считается руководитель организации (индивидуальный предприниматель), и он отвечает за наличие информации в журнале и правильность заполнения.

Инструкция по заполнению книги кассира рб 2019

Как правильно заполнить книгу кассира?

Книга кассира предназначена для ежедневной контрольной записи показаний денежных оборотов, регистрируемых кассовым оборудованием. Поэтому при использовании кассового оборудования наличие книги кассира обязательно.

Невыполнение этой обязанности влечет административную ответственность.

Общий порядок заполнения книги определен п. 14 Положения № 924/16*. Однако на практике возникает немало особенностей, которые требуют дополнительного разъяснения. Рассмотрим некоторые из них.

* Положение о порядке использования кассового оборудования, платежных терминалов, автоматических электронных аппаратов, торговых автоматов и приема наличных денежных средств, банковских платежных карточек при продаже товаров, выполнении работ, оказании услуг, осуществлении деятельности в сфере игорного бизнеса, лотерейной деятельности, проведении электронных интерактивных игр, утвержденного постановлением Совета Министров и Нацбанка Республики Беларусь от 06.07.2011 № 924/16 (далее – Положение № 924/16).

Книгу можно вести 2 способами – вручную или с помощью программно-технических средств

Книга кассира ведется по каждой единице кассового оборудования.

Это правило не применяется в отношении кассового оборудования:

– используемого в своей деятельности банками, индивидуальными предпринимателями – плательщиками единого налога с индивидуальных предпринимателей и иных физических лиц;

– встраиваемого в автоматические электронные аппараты, торговые автоматы, и специальных компьютерных систем;

– с установленным средством контроля налоговых органов.

Форма книги кассира приведена в приложении 2 к Положению № 924/16.

Организации, принимающие наличные денежные средства, должны обеспечить наличие книги в месте установки кассового оборудования |*| .

Данное правило не распространяется на кассовое оборудование, используемое:

– в автобусах пригородных, междугородных, международных маршрутов в регулярном сообщении;

– автобусах с максимальной массой не более 5 000 кг экспрессных городских маршрутов;

– при осуществлении торговли по образцам с доставкой товаров на дом или в иное оговоренное место.

Книга кассира ведется ежедневно в хронологическом порядке на основании показаний кассового оборудования и подтверждающих документов.

То есть при заполнении книги имеют значение показания кассового оборудования и документов, а не наличие или отсутствие продаж в течение дня.

Книгу кассира следует заполнять без помарок перьевой или шариковой ручкой.

Как следует из разъяснений специалистов МНС, кассиры кроме указанных разновидностей ручек вправе использовать и другие виды ручек. Ссылка в п. 14 Положения № 924/16 на перьевую или шариковую ручки всего лишь преследовала цель по предотвращению ситуаций, вследствие которых возникают вопросы и (или) сомнения о первоначальной записи (например, когда чернила со временем испаряются, выгорают и разобрать запись не представляется возможным либо используется ручка с чернилами, которые легко удаляются) |*| .

* Порядок заполнения книги кассира гелевой ручкой доступен для всех читателей GB.BY

Ведение книги вручную. В этом случае организация должна до начала использования книги прошнуровать ее, пронумеровать и скрепить подписями руководителя организации и лица, осуществляющего руководство бухгалтерским учетом, а также печатью организации.

Ведение книги с помощью программно-технических средств. Такой способ ведения книги допускается при условии обеспечения заполнения всех реквизитов, предусмотренных в форме книги кассира.

При этом листы книги кассира формируются в виде выходной формы «Вкладной лист книги кассира». В последней выходной форме «Вкладной лист книги кассира» за каждый месяц должно быть напечатано общее количество листов книги кассира за каждый месяц, а в последней такой форме за календарный год – общее количество листов книги кассира за год. Нумерация листов книги кассира в выходных формах осуществляется в порядке возрастания с начала года.

Выходные формы «Вкладной лист книги кассира» брошюруются в хронологическом порядке в течение года.

По окончании календарного года (или по мере необходимости) общее количество листов за год заверяется подписями руководителя юридического лица и лица, осуществляющего руководство бухгалтерским учетом, а также печатью юридического лица.

Важно! Выходная форма «Вкладной лист книги кассира» должна ежедневно выводиться на бумажный носитель и подписываться кассиром.

Порядок заполнения книги кассира в начале рабочего дня (смены)

Кассир, работающий на кассовом оборудовании, должен начать свой рабочий день (смену) с заполнения гр. 1–4 книги кассира (см. табл. 1).

Отметим, что порядок выдачи наличных денег кассиру перед началом рабочего дня определен Инструкцией о порядке ведения кассовых операций и порядке расчетов наличными денежными средствами в белорусских рублях на территории Республики Беларусь, утвержденной постановлением Правления Нацбанка Республики Беларусь от 29.03.2011 № 107 (далее – Инструкция № 107).

Читайте так же:  Иск о признании на иждивении ребенка

Так, для обеспечения бесперебойной работы кассиров, уполномоченных лиц по выдаче сдачи при продаже товаров (выполнении работ, оказании услуг) с учетом необходимости сохранности и специфики работы организация самостоятельно определяет в письменной форме размер потребности в разменных наличных деньгах на каждое рабочее место кассира, уполномоченное лицо; время сдачи наличных денег кассирами главному (старшему по должности) кассиру и т.д.

Установленный размер потребности в разменных наличных деньгах доводится каждому кассиру, уполномоченному лицу в письменной форме (п. 14 Инструкции № 107).

Необходимую для расходных операций сумму наличных денег перед началом рабочего дня выдает главный (старший по должности) кассир другим кассирам в предварительном порядке под расписку в книге учета принятых и выданных кассиром наличных денег (далее – книга учета). Форма этой книги содержится в приложении 4 к Инструкции № 107.

Она должна быть пронумерована, прошнурована и скреплена печатью юридического лица, подразделения. Количество листов в книге учета принятых и выданных кассиром наличных денег заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера юридического лица, подразделения.

Книга применяется для учета:

– наличных денег, выданных главным (старшим по должности) кассиром из кассы юридического лица, подразделения другим кассирам;

– возврата наличных денег и кассовых документов по проведенным операциям главному (старшему по должности) кассиру. Книгу учета принятых и выданных кассиром наличных денег ведет главный (старший по должности) кассир.

Кассиры в конце рабочего дня отчитываются перед главным (старшим по должности) кассиром о полученном авансе и принятых наличных деньгах по произведенным операциям под расписку в книге учета (п. 60 Инструкции № 107).

Порядок заполнения книги кассира по окончании рабочего дня (смены)

По окончании рабочего дня (смены) кассир должен:

1) вывести в соответствии с эксплуатационной документацией на кассовое оборудование:

– контрольную ленту – для кассового оборудования с электронным журналом, когда контрольная лента формируется в едином рабочем цикле с чековой лентой при регистрации кассовой операции, но оформляется раздельно.

Требование о формировании контрольной ленты не распространяется на кассовое оборудование с установленным средством контроля налоговых органов;

2) заполнить на основании полученного Z-отчета и подтверждающих документов независимо от наличия или отсутствия продаж в течение дня гр. 5–14 книги кассира (п. 14 Положения № 924/16) (см. табл. 2).

Порядок исправления ошибок

Если при заполнении книги кассира допущена ошибка, то ее можно исправить. Для этого надо всего лишь зачеркнуть ошибочную запись и сверху написать правильную.

При этом каждое исправление должно быть заверено подписями лица, уполномоченного на это юридическим лицом. Если приказом по организации на данные действия уполномочен кассир, работающий на кассовом оборудовании, то внесение в книгу кассира исправлений осуществляет данный кассир |*| .

Практика заполнения книги кассира

Ситуация 1. Заполнение книги кассира при отсутствии выручки в общепите

Организация имеет небольшое кафе, в котором не каждый день есть выручка.

Надо ли при отсутствии выручки заполнять книгу кассира?

Надо, если организация не осуществляет сезонную торговлю.

Кассовое оборудование должно включаться и книга кассира должна заполняться в начале рабочего дня (смены) в соответствии с режимом работы кафе.

Если деятельность при осуществлении услуг общепита носит нерегулярный (сезонный) характер, данный факт отражается в режиме работы кафе.

В дни, когда согласно режиму работы деятельность субъекта хозяйствования не осуществляется и соответственно не производится оказание услуг, кассовое оборудование не используется, а книга кассира не заполняется.

От редакции:

Режим работы объектов общественного питания должен соответствовать режиму работы, указанному в документе об установлении режима работы. Его форма содержится в приложении 22 к постановлению Минторга Республики Беларусь от 24.12.2014 № 41.

Продавец обязан довести до сведения посетителей на вывеске и (или) информационной табличке, расположенных на всех входных дверях или фасаде строения (здания, сооружения), временной конструкции, в которых расположен объект общественного питания, в ином доступном для посетителя месте:

– наименование, тип и класс объекта общественного питания;

– режим работы (пп. 4, 5, 12 Правил продажи отдельных видов товаров и осуществления общественного питания, утвержденных постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 22.07.2014 № 703).

Ситуация 2. Заполнение книги кассира на кассовое оборудование, которое при отсутствии продаж в течение дня (смены) не формирует Z-отчет

Организация использует модель кассового оборудования, в котором невозможно снятие суточного отчета (Z-отчета) без продаж за текущие сутки.

Что в этом случае является основанием для записи в книге кассира по окончании рабочего дня при отсутствии выручки за рабочий день?

Z-отчет после проведения определенных операций с участием кассового оборудования.

Кассир обязан по окончании рабочего дня (смены) заполнить книгу кассира на основании показаний кассового оборудования и подтверждающих документов независимо от наличия или отсутствия продаж в течение дня (п. 14 Положения № 924/16).

В связи с этим он должен по окончании рабочего дня (смены) вывести в соответствии с эксплуатационной документацией на кассовое оборудование суточный (сменный) отчет (Z-отчет) (п. 18 Положения № 924/16).

Отдельные модели кассовых суммирующих аппаратов, включенные в Государственный реестр моделей (модификаций) кассовых суммирующих аппаратов и специальных компьютерных систем, используемых на территории Республики Беларусь, при отсутствии продаж в течение дня (смены) не формируют отчет закрытия смены (Z-отчет). Организациям в таких случаях необходимо пользоваться рекомендациями производителей этих кассовых суммирующих аппаратов.

Из них следует, что в целях обеспечения возможности формирования суточного (сменного) отчета (Z-отчета) надо произвести служебное внесение денег (административная кассовая операция регистрации внесения наличных денег в денежный ящик) и служебную выдачу денег (административная кассовая операция регистрации изъятия наличных денег из денежного ящика). После этих действий возможно выполнение операции по формированию суточного (сменного) отчета (Z-отчета).

Учитывая вышеизложенное, кассир организации должен по окончании рабочего дня (смены) заполнить соответствующие реквизиты, предусмотренные формой книги кассира, в т.ч. номер суточного (сменного) отчета (Z-отчета). При отсутствии в течение рабочего дня продаж в соответствующих графах книги кассира (7–9) проставляются прочерки.

Ситуация 3. Оформление книги кассира при реализации подарочных сертификатов

Розничные торговые сети и объекты оказания услуг населению (парикмахерские, салоны красоты, развлекательные центры) предлагают потребителям подарочные сертификаты, различающиеся по номиналу, срокам действия, свободе передачи и т.д.

Каков порядок оформления книги кассира при реализации подарочных сертификатов?

Кассир обязан проводить суммы принятых наличных денежных средств и (или) денежных средств при осуществлении расчетов в безналичной форме с использованием банковских платежных карточек (в т.ч. при внесении авансовых платежей, предварительной оплаты, задатка и денежных средств, принимаемых в качестве залога) через кассовое оборудование |*| .

В подтверждение принятия указанных сумм он обязан:

– выдать покупателю (потребителю) платежный документ, подтверждающий оплату товара, выполнение работы, оказание услуги;

– поместить полученные от покупателя наличные денежные средства в ящик для денег кассового оборудования (при его наличии) или иное место аналогичного назначения (п. 17 Положения № 924/16) |**| .

Таким образом, операции по продаже подарочных сертификатов должны проводиться через кассовое оборудование и соответственно отражаться в книге кассира.

В книге кассира должна быть отражена сумма выручки, которая в этот рабочий день (смену) проведена через кассовое оборудование, в т.ч. и от продажи подарочных сертификатов. Основание – данные выведенного по окончании рабочего дня (смены) на кассовом оборудовании суточного (сменного) отчета (Z-отчета).

Напомним, что информация о принятых наличных деньгах указывается в гр. 8 книги кассира, о безналичных – в гр. 9.

Ситуация 4. Оформление книги кассира при поломке кассового оборудования

Торговая организация планирует открыть магазин, в котором будет установлено 23 кассовых аппарата.

Что следует указывать в книге кассира при поломке аппарата в процессе работы?

При обнаружении неисправности кассового оборудования или повреждения средства контроля, установленного на нем, кассир обязан:

1) прекратить прием наличных денежных средств и (или) банковских платежных карточек с его использованием;

2) снять суточный (сменный) отчет (Z-отчет) и на основании его информации оформить окончание работы в порядке, указанном выше.

При невозможности снятия суточного (сменного) отчета (Z-отчета) в книге кассира следует произвести запись о неисправности кассового оборудования и сумме денежных средств, принятых с применением этого кассового оборудования за данный рабочий день (смену) до обнаружения его неисправности.

Срок хранения заполненной книги кассира

Заполненная книга кассира должна храниться 1 год после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства и при условии завершения проверки, проводимой в рамках ведомственного контроля (при его наличии) (п. 179 перечня типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, утвержденного постановлением Минюста Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140).

По истечении указанного срока книгу кассира можно уничтожить. При уничтожении следует оформить акт о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению.

Справочно: форма акта о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению, содержится в приложении 17 к Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Минюста Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4.

Читайте так же:

  • Правильно оформить книгу кассира операциониста Как правильно заполнять журнал кассира-операциониста: образец и основные правила Журнал (книга) кассира-операциониста - вид документации, которую необходимо вести для каждого кассового аппарата в организации. При этом важно не только его правильно зарегистрировать и оформить, но и […]
  • Возврат товара 2 года Если сдалать возврат товара поставщику спустя 3 года нужно ли восстанавливать ндс Правил ведения книг покупок и книг продаж.Однако указанные Правила не являются актом законодательства о налогах и сборах, следовательно, не могут применяться в части, противоречащей НК РФ. Тем не менее в […]
  • Налог по аренде помещения 2019 Образец претензии по договору аренды нежилого помещения Образец претензии по договору аренды нежилого помещения доступен для ознакомления на нашем портале. В статье расскажем, что представляет собой этот документ. Претензия по договору аренды: когда обязательна? Направление претензии ― […]
  • Отказ от адвоката в гражданском деле Отказ от адвоката. В момент привлечения к уголовной ответственности того или иного лица, следователи интересуются, способен ли подозреваемый/обвиняемый за свой счет заключить соглашение с каким-либо адвокатом и произвести в полном объеме оплату. До настоящего времени очень большое […]
  • Социальная работа теория и практика учеб Пособие Холостова Е.И., Сорвина А.С. Социальная работа: теория и практика Холостова Е.И. Социальная работа в схемах Учебное пособие. - М.: Издательско - торговая корпорация "Дашков и К", 2006. - 104 с. Научный этап становления социальной работы в начале XX столетияФилософия социальной […]