Меню

Требования к написанию делового письма

Деловая переписка, бланк письма – правила написания деловых писем

Различные примеры делового письма (или служебного) представлены в разделе «образцы писем». Здесь и сейчас давайте рассмотрим основные правила деловой переписки, освоение которых позволит вам уменьшить затраты времени на ведение делопроизводства.

Главное правило – всегда используйте фирменный бланк для написания делового письма. Этим вы подчеркнете солидность своей организации, как говорится «встречают по одежке». Вид используемых бланков и состав реквизитов (по-другому элементов оформления) письма должен быть закреплен, например, приказом организации, если есть инструкция по делопроизводству, то тогда там.

Данная статья написана с учетом рекомендаций ГОСТ Р 6.30-2003 «Требования к оформлению документов». И согласно этому стандарту можно использовать бланк письма с угловым расположением реквизитов или бланк письма с продольным вариантом их расположения.

Бланк письма должен содержать информацию об организации, позволяющую легко ее идентифицировать. Например, логотип, наименование организации, сокращенное наименование (если закреплено в учредительных документах), почтовый адрес, контактные телефоны, адрес сайта и электронной почты и другие данные организации, либо что-то из перечисленного можно исключить. Строго это никакими нормами не регламентируется.

Каждый лист письма должен иметь поля не менее (т.е. больше можно) слева – 20 мм, справа – 10 мм, сверху и снизу – 20 мм. Если деловое письмо более одного листа, начиная со второго, их нумеруют посередине и сверху. Если есть приложения, то каждое нумеруется отдельно.

Правила деловой переписки

Для ведения деловой переписки используется естественно официально-деловой стиль, его характеризует краткость и ясность изложения сути вопроса, стандартизация используемых фраз, соответствие нормам этикета.

Деловое письмо необходимо составлять по одному вопросу или нескольким, но взаимосвязанным. Если вам надо в одну и ту же организацию обратиться по различным тематикам, то напишите несколько писем в один адрес.

Согласно правилам ведения деловой переписки принято отвечать на все письма, за исключением присланных для сведения. Оперативно и четко отвечайте на все поставленные вопросы. Задержка с ответом расценивается как отказ от сотрудничества.

Текст делового письма должен быть написан простыми фразами (не нужны витиеватые обороты речи) в нейтральном тоне (не надо никакой эмоциональности, чрезмерной любезности, грубости) без излишних подробностей (которые не относятся к рассматриваемому вопросу). Постарайтесь обойтись без орфографических и пунктуационных ошибок.

Вы должны четко представлять цель делового письма – новое сотрудничество, увеличение продаж, изложить претензии, ускорить оплату услуг, выразить соболезнование, пригласить на презентацию, поздравить и т.д.

Правилами деловой переписки в соответствии с этикетом допускаются такие варианты обращения :

  • «Уважаемый господин Новосельцев!» – предполагает дистанцию и носит более официальный характер,
  • «Уважаемая Евгения Станиславовна!» – показывает налаженность деловых отношений, преуменьшает дистанцию,
  • «Уважаемые господа!» – употребляется при коллективном обращении.

Структура текста делового письма обычно состоит из следующих частей:

  • сначала объясняют причины, основания, цели написания письма,
  • затем предлагаются с вашей точки зрения решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации,
  • завершают послание кратким резюме, подведением итогов («надеемся…», «уверены…»).

Как излагается деловое письмо :

  • Просим предоставить данные о. подтверждаем получение…, направляем на рассмотрение проект договора… и т.п.
  • Или ЗАО «Канитель» гарантирует оплату…, ООО «Капелька» сообщает о получении… и т.п.

В деловой переписке возможно использование фраз этикетного характера в заключительной части текста над подписью, например:

или в более позитивном ключе –

  • «С наилучшими пожеланиями»,
  • «С надеждой на продолжение сотрудничества»,
  • «С интересом ждем от Вас новых предложений»,
  • «Всегда рады оказать Вам услугу» и др.

Вот вы и получили необходимый минимум знаний на тему «Деловая переписка». Вам так же будет интересно для продолжения изучения правил ведения деловой переписки прочитать статью об оформлении делового письма, о требованиях к реквизитам письма. Например, как правильно указать адресата, поставить подпись и о других важных элементах. Я надеюсь, что материал излагается кратно, понятно и главное полезно.

*** Если вы привыкли делать покупки в Интернете (приобретаете одежду, телефоны, услуги, бронируете отели и др.), то вы можете вернуть часть своих денег, например, при помощи данного СЕРВИСА. У меня это работает.

Деловые письма: примеры написания. Пример делового письма на английском

Видео: Шаблоны деловых писем — Антон Краснобабцев

В современной жизни умение правильно писать тексты и письма очень важно. И специалисты, которые умеют это делать, ценятся очень высоко. Важно уметь писать письма в международном формате – на английском деловом языке. К написанию их существует ряд требований, которые важно соблюдать. Существуют правила написания деловых писем. Примеры тому — требования к написанию документов в суд или в другие государственные заведения.

Видео: Как писать деловые письма четко, ясно и понятно

Делопроизводство

Чтобы правильно вести делопроизводство, надо уметь обеспечить документальное оформление и организовать сферу отношений с официальными документами. На этот род деятельности существует даже свой ГОСТ, который регламентирует делопроизводство и архивное дело. Любое движение документов, их учёт называют одним понятием – документооборот. При наличии управления в любой компании подразумевается и движение самой разнообразной документации. Другими словами, в каждой компании есть ДОУ – документационное обеспечение управления. Для помощи существуют письмовники. Это такие сборники актов, писем, прошений и прочих сочинений на все случаи жизни с подробными описаниями, пояснением, в какой форме писать, примеры того, кому и как писать. В письмовниках собраны самые разные деловые письма, примеры написания разнообразных прошений, поздравлений и прочих документов. На данный момент сформировался некий официальный стиль деловой переписки, существует своеобразный жанр официального письма.

Прошлое переписки

Некие ГОСТы, деловой стиль письма, пример деловой переписки существовали ещё во времена Петра I. Тогда существовал такой документ — «Учреждения для управления губерний», и вся переписка между разными учреждениями велась согласно ему. Это был своеобразный ритуал, не зная которого, нельзя было рассчитывать на место в некой системе. Существовала своя иерархия в переписке между властями и разными министерствами и ведомствами. По-другому, градации по степени важности были и среди документов. Они были разных видов, которые зависели от положения самих заведений и учреждений. Все, кто стоял на вершине иерархической лестницы, всегда в письмах «приказывали», а кто пониже рангом – «доносили» к ведомству. Равные вели переписку на равных, предполагали и сообщали. В делопроизводстве существуют названия разных видов деловой переписки: ведение, рапорт, рескрипт, доношение, реляция, промемория и другие. Разные виды писем применялись для переписки разных учреждений. Ведение, уведомление, иными словами, применялось для сношений между равными, но разными по областям деятельности (церковные и государственные). Промемория — между равными в одной области (государственное управление). Доношение применялось теми, кто стоял в табеле о рангах ниже. Рапорт рассказывал о чём-то в виде отчёта о событиях. Реляция — то же что и рапорт, но применялась в военной и дипломатической сферах. С помощью рескрипта высокий руководитель переписывался с приближенными. В ракурсе возникновения такой деловой переписки сформировался и своеобразный деловой язык обиходной речи.

Видео: Написание делового письма-запроса — часть 2

История делопроизводства

В давние времена само делопроизводство не регламентировалось каким-либо законом. И только с 1720 года вышел «Генеральный регламент», который на законодательном уровне регулировал систему документооборота. В те времена были изучены тщательным образом коллегиальные системы управления Швеции, Германии и Дании. В результате изученных материалов было предложено взять за основу такое управление, как в Швеции. И с учётом действующего на тот момент государственного строя начали пошагово применять коллегиальную систему управления.

Письма и требования

Ещё с давних времён существует некий этикет в написании официальных писем. Разные деловые письма, примеры, способы, виды писем и обращений, формуляры и многое другое вырабатывалось на протяжении многих лет. Некоторые виды писем имеют свою историю происхождения. Так повелось, что некоторые виды писем были гарантией исполнения того, что там описывалось.

Читайте так же:  Административная ответственность работника контрактной службы

Как писать деловые письма? Примеры в истории есть. Ещё в Византии была инструкция к принятию разных делегаций, где говорилось, что если делегация прибудет с верительной грамотой, то принять делегатов надлежит со всеми исходящими почестями, а если будут без грамоты, то до выяснения, кто они, будут содержаться под стражей. Важные письма всегда хранились вместе с сокровищами.

Структура письма

Не такое уж простое занятие – написание письма. Чтобы написать официальное деловое письмо, пример для этого надо черпать в разных информационных справочниках. Существуют разные информационные причины для написания письма. Бывают письма, которые затрагивают одну проблему, а есть и такие, которые решают многоплановые задачи. При написании многоплановых каждую новую задачу надо писать с нового абзаца. Деловые письма в основном многоплановые по постановке задач, которые они решают. Стандартная схема при написании писем – вступление, основная часть и заключение. Во вступлении вспоминается документ, послуживший причиной написания письма, его дата, номер, заголовок, вид документа. А в основной части указываются причины, по которым обязательно надо принять сторону тех, кто обращается в письме, приводятся разные аргументы в пользу правильности своего предложения. Заключение обычно включает разные выводы, типа просьб, отказов, напоминаний.

Рассмотрим деловое письмо, пример на русском. Деловые послания бывают разные. Рассмотрим, как пишется гарантийное письмо, в котором рассматриваются гарантии от каких бы то ни было неожиданностей, согласие с какими-то фактами или отрицание этих фактов.

от «21» сентября 2013 г.

Настоящим письмом ООО «Маркет плюс» подтверждает свое согласие и готовность заключить трудовой договор с Беляевым Валентином Викторовичем, принять его на работу в нашу организацию на должность менеджера по работе с ключевыми клиентами с 10 октября 2013 года.

Гарантируем предоставить ему официальную заработную плату (24000 руб. — оклад) + ежемесячная премия, оформление по ТК РФ, социальный пакет: страхование от НС, оплата больничных листов и отпусков.

В письмах надо придерживаться формулы вежливости как в начале, так и в окончании. В конце надо выразить уверенность, что просьбы, напоминания, указанные в письме, будут услышаны и приняты во внимание. Деловые письма, примеры официальных писем пишутся в официально-деловой форме.

Она выражается в таких заключениях:

  • Участники деловой переписки — обычно официальные лица и юридические лица.
  • Строго регламентировано содержание и характер бумаг.
  • В письмах речь в основном идёт о деятельности участников переписки.

Видео: Написание делового письма-запроса — часть 1

Информация, которая содержится в письмах, должна быть:

  • Официальной и подчёркивать дистанцию между участниками.
  • Адресной, чтобы видно было, кого имеют в виду.
  • Актуальной, чтобы присутствовала только необходимая информация.
  • Объективной и достоверной, чтобы правильно оценивать ситуацию.
  • Убедительной и подкреплённой фактами.
  • Исчерпывающей.

Таковы требования, которым должны соответствовать деловые письма. Примеры: стандартное изложение, нейтральность тона, точность и однообразность формулирования, лаконичность и краткость, умелое использование терминов и формул языка, адресное применение правильных сокращений и другое.

Английский в письмах

Пример делового письма на английскомрассмотрим сейчас. Во всей деловой переписке сейчас используется блочный тип. Он вполне отвечает современным требованиям. Позволяет сэкономить время и одновременно служит для соблюдения однообразной формы всей переписки. Состоит письмо из таких блоков: дата, адрес, заголовок и приветствие, окончание. Использование при написании письма блочной структуры — примерно то же, как с помощью плана произведения написать сочинение.

RIVER BANK HOUSE

Our ref: DB/ap/175

Dear MR Morrison

Unfortunately, we have not yet received the compurters «OPTIMA 133» which were a part of this order. We would be grateful if you could deliver these as soon as possible or refund our money.

We look forward to hearing from you.

Yours sincerely
D. Barker
Mr Derec Barker
Manadger

Carbon copy M. Pryor

При написании подобных писем также пользуются довольно часто открытой пунктуацией, отсутствием точек и запятых, где это не требуется. Всё это позволяет и писать, и читать письма намного легче. Сейчас очень важно изучить пример делового письма на английском,так как этот язык считается международным при переписке между иноязычными участниками. Бывает часто, что фирмы требуют рекомендательное письмо. Это по сути является характеристикой индивидуума. Также бывают письма пригласительные, гарантийные, просьбы, ответы, благодарности, сопровождения, предложения и другие.

Реакция на письма

Прочитав эту статью, многие смогут воспользоваться подсказками, данными здесь. Следует очень внимательно относиться к написанию делового письма. Ведь часто от правильно составленного и написанного послания зависит выполнение просьб и приказов. Неправильно составленное письмо имеет огромные шансы оказаться в корзине. Никто не хочет тратить своё драгоценное время на разбор таких опусов. Поэтому щепетильно подходите к написанию именно деловых писем.

Перечислите общие требования к написанию деловых писем.

Любые студенческие работы — ДОРОГО!

100 р бонус за первый заказ

Общие требования написания деловых писем таковы:

бумага для делового письма должна быть хорошего качества, абсолютно чистой, аккуратно обрезанной;

желательно, чтобы бланк письма был с эмблемой организации, ее полным названием, почтовым и телеграфным адресом, телефоном, факсом, электронным адресом и банковскими реквизитами;

служебные письма печатаются на лицевой стороне листа, без помарок; все страницы, кроме первой, нумеруются арабскими цифрами;

ширина поля с левой стороны листа должна быть не менее 2-х см, абзац начинается с красной строки с отступлением 1 см от левого края строки;

текст печатается через полтора-два интервала;

желательно избегать переноса слов;

в правом верхнем углу под адресом организации-отправителя ставится дата, желательно полностью (например, 20 января 2005 года);

наименование организации или фамилия и адрес человека, куда отправляется письмо, проставляется на левой стороне листа;

ниже, с края строки ли в центре листа пишется вежливое обращение, например «Уважаемый Иван Иванович»;

после обращения требуется запятая, но часто ставят восклицательный знак, чтобы следующую фразу начать с красной строки и с заглавной буквы;

заканчивается письмо словами благодарности за сотрудничество и выражением надежды на его продолжение;

подпись ставится в правой стороне листа, после заключительной фразы вежливости, например, «С уважением …»; фамилия подписывающего печатается под его рукописной подписью;

резолюции на всех видах входящей корреспонденции должны делаться карандашом или на отдельных листах;

письмо складывается текстом внутрь, а наиболее важные деловые письма не сгибаются, для чего посылаются в больших плотных конвертах;

на телеграфный запрос следует дать ответ в течение 3-х дней, на письмо – 10; если запрос требует подробного рассмотрения, то в течение 3-х дней следует сообщить, что письмо принято к сведению и дать окончательный ответ в течение 30 дней.

К содержанию деловых писем предъявляются следующие требования:

точность и ясность изложения мыслей – короткие слова, короткие фразы, короткие абзацы;

максимальная доступность текста для понимания, употребление простых фраз, точно и однозначно выражающих суть;

краткость, отсутствие лишних слов и пустых фраз, хотя короткое письмо составить труднее длинного;

грамотность – соблюдение норм грамматики и правописания, а также требований делового этикета;

корректность – деловой и вежливый стиль изложения, не исключающий живости и образности языка, оставляющий приятное впечатление о человеке.

Требования к написанию делового письма

Первым и самым главным требованием при написании делового письма является стандартизация. Стандартизация деловой речи заметно облегчает восприятие при деловом общении, способствует оптимизации документооборота в целом, повышает информативность документа. Использование «готовых конструкций» позволяет не тратить время на поиск определений, характеризующих стандартные ситуации.

На сегодняшний день стандартизация деловой речи охватывает все уровни языка — и лексику, и морфологию, и синтаксис.

Следующим требованием для составления делового письма можно назвать «использование нейтрального тона». Нейтральный тон изложения — это норма официального делового общения, проявляющаяся в максимально строгом и сдержанном характере изложения. Из языка документов исключаются слова, обладающие ярко выраженной эмоциональной окраской (слова с уменьшительно-ласкательными суффиксами, с суффиксами преувеличения или уменьшения, междометия), а также разговорная лексика.

Информация, содержащаяся в тексте письма, — официальная по своему характеру. Именно по этой причине личностный, субъективный момент в документах должен быть сведен к минимуму.

Вот перечень всех основных требований, которые предъявляются к деловому стилю:

нейтральный тон изложения;

точность и определенность формулировок;

однозначность и единообразие формулировок;

лаконичность, краткость изложения текста;

использование языковых формул;

применение лексических и графических сокращений;

преобладание страдательных конструкций над действительными;

употребление словосочетаний с отглагольным существительным;

использование конструкций с последовательным подчинением слов в родительном и творительном падеже;

Читайте так же:  Самая дешевая осаго в пензе

преобладание простых распространенных предложений.

Будем рады помочь Вам в составлении деловой корреспонденции!

Узнать более подробную информацию и стоимость юридических услуг можно на консультации у специалистов юридической компании ЕВРО-ВЕКТОР. Запись на консультацию в г.Одессе производится по телефону 048-771-91-05

Как правильно писать и оформлять деловые письма

Предпринимателю приходится вести активную переписку как с официальными лицами (например, представителями гос. органов), так и с «полуофициальными» — партнёрами, контрагентами, привлекаемыми во внештатном порядке специалистами и так далее. Навык письменного общения нарабатывается достаточно быстро, однако на первых порах можно наделать много ошибок и произвести не самое приятное впечатление на своих адресатов. В этой статье мы поговорим об особенностях написания как обычных деловых писем (на бумажном носителе), так и электронных посланий.

Бланк письма и оформление

Обязательно используйте фирменный бланк своей компании. Это всегда производит впечатление и увеличивает лояльность «собеседников». Вид бланков, нормы их заполнения и элементы оформления должны быть закреплены в приказе по организации (или инструкции по делопроизводству). Базовые требования к бланкам деловых писем можно найти в ГОСТе 2003 года «Требования к оформлению документов».

В бланк желательно «втиснуть» основную информацию о компании:

  • название (и сокращённое наименование);
  • фактический и почтовый адреса;
  • адрес электронной почты;
  • контактные телефоны;
  • адрес сайта.

Это не перечень обязательных данных, а всего лишь примерный список. При желании что-то можно добавить или исключить.

Общие требования к оформлению письма выглядят следующим образом:

  • минимальный отступ – 10 мм справа и по 20 мм слева, сверху и снизу;
  • если письмо написано на двух или нескольких листах, каждый из них нужно пронумеровать посередине сверху;
  • отдельно нумеруется каждое приложение;
  • в левом верхнем углу указывается исходящий номер письма (не забудьте зафиксировать его в журнале регистрации документов);
  • в правом верхнем углу указываются название организации, должность адресата и его фамилия с инициалами;
  • в левом нижнем углу – ваши должность, фамилия с инициалами и подпись;
  • обязательно нужно проставлять дату написания письма внизу.

Впрочем, ГОСТ 2003 года позволяет использовать бланки не только с угловым, но и с продольным расположением реквизитов (когда они указываются по центру). Угловое расположение выглядит более привычно и удобнее читается, поэтому лучше выбрать этот вариант.

Общие правила написания

Классическая структура текста делового письма включает в себя три элемента:

  • вступительную часть (краткое обозначение причин, по которым пишется письмо, его цель);
  • содержательную часть (описание ситуации, предложение решений, изложение выводов и рекомендаций);
  • резюмирующую часть (краткое подведение итогов с чётким обозначением того, чего вы ожидаете от адресата).

Вы всегда должны понимать, с какой целью пишете письмо. Хотите предложить сотрудничество? Изложить претензии? Пригласить на презентацию или другое мероприятие? Пишите только об этом и не отвлекайтесь на пространные рассуждения и предположения, не относящиеся к делу.

Каждое деловое письмо должно преследовать одну конкретную цель. Если вы затрагиваете в нём несколько вопросов, они должны быть тесно взаимосвязаны. Если в одну и ту же организацию вам необходимо обратиться по нескольким разным тематикам, лучше написать под каждую из них отдельное письмо.

Стиль деловой переписки – «облегчённый» официально-деловой. Можно и нужно стандартизировать фразы, использовать некоторые клише и штампы, но не рекомендуется доводить всё это до сухой канцелярщины. «Живой» язык всегда воспринимается легко и благожелательно. Разумеется, деловая письменная речь должна соответствовать нормам этикета (о чём пойдёт речь ниже), излагать же суть вопроса следует ясно и лаконично.

Несколько практических советов:

  • используйте простые слова: «умные» термины воспринимаются плохо и часто вызывают раздражение у человека, который вынужден их читать и расшифровывать;
  • чаще пользуйтесь глаголами и реже – прилагательными;
  • не растекайтесь мыслью по древу – только конкретика и только в рамках заданной темы, без множества подробностей и несущественных деталей;
  • избегайте длинных высказываний, по возможности не используйте причастных и деепричастных оборотов;
  • пишите конкретно: различные «об этом», «они/он/она» недопустимы;
  • избегайте логических нестыковок и резких переходов от одного смыслового блока к другому;
  • проверяйте всё написанное на слух: речевые ошибки встречаются почти в каждом неотредактированном тексте.

Одно из главных правил написания деловых писем гласит: послание должно быть грамотным и стилистически выверенным.

Особенности обращения к адресату

Как правило, к адресату обращаются единожды, в начале письма. Это можно сделать тремя способами.

  1. Если вы обращаетесь к человеку впервые (или если между вами и адресатом установлены сугубо официальные отношения), следует использовать обращение, указывающее на определённую дистанцию. Пример: «уважаемый господин Иванов!».
  2. Если вы обращаетесь к человеку, с которым у вас давно налажены доверительные деловые отношения, лучше назвать его по имени-отчеству. Пример: «уважаемая Екатерина Леонидовна!».
  3. При коллективном обращении используйте стандартную фразу «уважаемые господа!».

В заключительной части нужно употребить так называемую закрывающую фразу. Здесь вариантов уже больше:

  • «С уважением,» «Искренне ваш»;
  • «С наилучшими пожеланиями»;
  • «С надеждой на продолжение сотрудничества»;
  • «Всегда рады оказать вам услугу»;
  • и т. д.

Словом, выбор последней фразы – дело вкуса.

Этика делового письма

Даже завуалированное пренебрежение в деловом письме не остаётся незамеченным. Разумеется, рассчитывать на положительное или хотя бы ровное к себе отношение вы в таком случае уже не сможете. Вывод очевиден: не поддавайтесь эмоциям и держите себя в рамках даже если адресат вас очень бесит. Всегда обращайте внимание на тон послания.

Особенно внимательно следует составлять письмо, в котором содержится отказ. Крайне неразумно начинать такое послание с категоричного «нет» в той или иной форме – это создаст у человека ощущение, что его просто послали. Попробуйте сперва предоставить убедительные (не надуманные) объяснения. Кратко изложив причины отказа, следует плавно перейти к его констатации. При этом можно использовать такие формулировки:

  • «К сожалению, мы не видим возможности удовлетворить вашу просьбу»;
  • «Ваша просьба не может быть удовлетворена по следующим причинам…»;
  • «Глубоко сожалеем, но мы вынуждены отклонить ваше предложение».

В идеале ещё перед обоснованием отказа – в самом начале письма – следует вкратце повторить просьбу адресата. Он поймёт, что вы внимательно ознакомились с его просьбой или предложением, и наверняка это оценит. Возможно, в будущем вы ещё поработаете вместе – зачем сразу транслировать негатив и отпугивать человека излишней резкостью?

Никогда не впадайте в другую крайность. Лесть и многочисленные уверения в искреннем расположении – это очевидные признаки неискренности. Неискренность же всегда вызывает отторжение.

Составление электронных писем

Послания на бумажных носителях уже отживают свой срок. Конечно, «бумажная» переписка никогда полностью не исчезнет, но уже через несколько лет написанные на классических бланках письма станут редкостью. Переговоры всё чаще ведутся в электронном формате. Современный предприниматель сейчас отправляет по «мэйлу» в разы больше писем, чем по обычной почте.

Деловые письма, отправляемые по электронной почте, пишутся по всё тем же общим правилам. Требования к языку, стилю и тону, соблюдение норм этикета – все эти обязательные элементы не меняются. Однако у электронных месседжей есть и свои специфические особенности.

  1. Позаботьтесь о том, чтобы ваш логин выглядел солидно или хотя бы адекватно. [email protected]– хорошо, [email protected]– плохо.
  2. Очень важно всегда заполнять поле «Тема». Именно от этой строчки зависит, откроет ли человек пришедшее сообщение. Если вы пишете незнакомому вам лицу, стоит постараться и придумать интересный заголовок. Но не переусердствуйте – темы в духе «Срочно. Уникальное предложение, откройте прямо сейчас!» вызывают лишь желание поскорее щёлкнуть по иконке корзины наверху. Заголовок должен состоять из 3–5 слов и отражать содержание послания.
  3. Если вы не знакомы с адресатом – вкратце обрисуйте, кто вы, как узнали о нём. Без этого необходимого вступления сообщение могут принять за спам и сразу удалить.
  4. Не отключайте в настройках цитирование – пусть предыдущая переписка отображается внизу, под катом.
  5. Чтение с экрана – сомнительное удовольствие. Бумажное письмо можно взять в руки, и уже поэтому оно на бессознательном уровне воспринимается более серьёзно, чем электронное. Учитывайте это.
  6. Чем короче электронный месседж – тем быстрее на него ответят.
  7. Используйте только стандартные шрифты.
  8. Не злоупотребляйте выделением текста – к наиболее важным моментам можно применить «полужирный», но использовать разные цвета недопустимо.
  9. Никакого «капса». Никогда. Даже в подзаголовках. То же самое относится к дублированным знакам препинания.
  10. Разделяйте текст на абзацы с интервалами между ними (просто оставляйте пустую строку).
  11. К электронному письму можно приложить изображения или текстовые файлы. Дополнительные материалы и разъяснения, комментарии, развёрнутые подробные описания – всё это должно быть во вложенных файлах, но никак не в тексте письма.
  12. В деловой переписке с людьми, с которыми у вас установились доверительные отношения (речь о проверенных партнёрах, надёжных контрагентах) можно изредка использовать смайлики. Это позволит «оживить» общение – смайлы на экране (пусть даже в деловом послании) воспринимаются вполне положительно. Конечно, в «бумажных» письмах их использовать нельзя.
  13. Обязательно ставьте подпись. В электронных письмах она обычно состоит из 3-6 строк и включает имя и фамилию отправителя, его должность, название компании, адрес сайта и контактный телефон.
Читайте так же:  Выписаться из квартиры тверь

Предлагаем вам образец делового письма.

Хотя всё довольно просто, примеры правильно написанных деловых писем не столь многочисленны. Предприниматели регулярно путаются в оформлении, используют не вполне корректные обращения и забывают о важных нюансах.

Перечислим главные особенности, свойственные хорошим деловым посланиям:

  • объективность;
  • краткость (желательно, чтобы письмо занимало не больше одной страницы);
  • нейтральность тона изложения;
  • отсутствие рассуждений, повествовательности, излишней детализации;
  • отсутствие эмоциональных оценок;
  • чёткая логическая взаимосвязь между частями текста и отдельными фразами.

Это своеобразный чек-лист, с которым можно сверяться на первых порах. После сотни составленных и отправленных деловых посланий надобность в нём отпадёт. Не игнорируйте изложенные выше правила и помните: «прокачанное» мастерство деловой переписки существенно повышает вашу репутацию и, соответственно, имидж фирмы.

Рекомендации к написанию деловых писем

1. Правила деловой переписки Служебная переписка.Другая важная часть делового этикета—служеб-

ная переписка. Конечно, каждое деловое письмо должно быть строго индиви-дуально.

На него накладывают отпечаток прежде всего адресат, конкретная ситуа-ция, личность и должность пишущего. Подход к решению вопроса, каким должно быть деловое письмо , предполагает определенную долю творчества, но тем не менее, существуют и общие правила деловой переписки. Подробно об этом вы можете почитать в специальной литературе. Мы же пытаемся обозна-чить наиболее существенные моменты этой проблемы.

Переписка — это общение в миниатюре,овладение ею—это и труд,поройнелегкий, и искусство. Толковая деловая переписка способствует увеличению оборота фирмы, предприятия, улучшению взаимосвязи различных служб, по-вышению квалификации, установлению прочных связей с потребителями.

Одно из главных требований к письму — оно должно быть недлинным. Ес-ли хотите, чтобы ваше письмо прочли, постарайтесь уложиться на полутора страничках машинописного текста, а еще лучше — на одной странице. Хоро-шее письмо, как и выступление, должно быть четким и ясным. Это второе тре-бование к письму. Старайтесь избегать в деловом письме многосложных, непо-нятных (иностранных, сугубо специальных) слов и выражений. Это третье пра-вило написания делового письма. Это же правило предполагает и составление писем короткими предложениями, в которых четко и ясно сформулированы ос-новные мысли автора. Лаконичные письма , написанные односложными слова-ми, характеризуют пишущих как хороших собеседников, владеющих искусст-вом общения. В письмах не должно быть лишних прилагательных, наречий, что часто делает стиль излишне «цветистым». Таким слогом чаще всего пользуются в странах Востока.

Письмо должно отражать индивидуальность автора, отдела или компании, где он работает. Из письма должно быть ясно, что это за компания, чем она за-нимается, прочно ли стоит на ногах и т. д. Это еще одно требование к служеб-ному письму.

Но даже при таком , казалось бы стандартном подходе, остается большой простор для творчества. Прежде всего, думайте об адресате, старайтесь узнать его интересы, в свою очередь приложите силы, чтобы заинтересовать его , так донести до него суть вопроса, чтобы ваше письмо запомнили. Поможет вам решить эти и другие проблемы. чувство юмора. Письмо, написанное с чувст-вом юмора, как правило , быстрее читается и прочнее запоминается. Оно помо-жет завоевать будущего клиента. Такое письмо показывает получателю, что его готовила личность.

Схема делового письма.Существуют отработанные схемы делового пись-ма или служебной записки. Например, можно предложить такую:

При деловой переписке надо помнить, что впечатление, производимое письмом на адресата, зависит от таких «мелочей», как конверт, бланк фирмы, содержание письма. Не пожалейте времени, если даже вам кажется, что письмо написано безупречно, отложите его отправку еще на некоторое время, перечи-тайте еще раз. Как правило, найдутся неточности, излишне эмоциональные вы-ражения. Исправьте их, а уж потом отправляйте. Особенно важно соблюдение этого правила при ответах на жалобы клиента. Не стремитесь отписаться,

отде-латься от клиента — это непростительная ошибка. Недовольство клиента рабо-той фирмы распространяется в 100 раз быстрее, чем добрая слава о ней.

Постарайтесь начинать письмо дружески — это вызывает у получателя до-брые чувства к автору. Личностные штрихи придадут вашему посланию боль-шую значимость. Этому способствует также разговорный стиль письма.

Виды деловой корреспонденции Специалисты по переписке делят корреспонденцию на шесть видов:

• торговые соглашения, сделки и другая подобная корреспонденция;

• ответные письма с благодарностью;

• требования и запросы;

Эти шесть видов писем в свою очередь делят на две категории: формаль-

Служебные записки тоже делятся на виды:

• распоряжения по кадровым вопросам, внутреннему распорядку учрежде-ния, правила работы;

• благодарности и поздравления;

• напоминания, просьбы, проведение мероприятия. В неформальной дело- вой переписке часто используются сокращения, односложные слова и прилага-тельные: они создают впечатление близкого знакомства, теплоты, взаимной симпатии. Такие прилагательные, как добросердечный, умелый, отзывчивый, изумительный, прекрасный и т. п., сближают автора письма и его адресата. Они передают эмоциональное состояние. Показывают, насколько объективен или субъективен автор письма, может быть, он готовил его, руководствуясь лишь эмоциями.

Существует много способов подготовки корреспонденции, но выделим наиболее общие вопросы:

Что нужно потенциальному клиенту? Каковы его основные заботы? Ка-кие сомнения его тревожат? Каковы его финансовые соображения?

Были ли у него какие-либо проблемы, которые беспокоят его до сих пор? Какие у него цели?

И еще один немалозначащий момент: письмо должно строиться по такой схеме: внимание — интерес — просьба — действие

Надо только помнить, что формулируя просьбу, предоставьте адресату ог-

раниченный выбор вариантов. Чем меньше вариантов, тем больше вероятность успеха.

Этикет и такт делового человека проявляются на каждом шагу: во время мимолетного разговора с подчиненным, коллегой, на производственном сове-щании и т. п. К сожалению, иногда должностные лица злоупотребляют формой обращения на «ты». Обращаются на « ты» к подчиненным, которые гораздо старше их по возрасту, но говорят «вы» молодому вышестоящему начальнику. В форме обращения на «ты» проявляется пренебрежение к подчиненному. Ко-гда-то Максим Горький ответил на просьбу молодого литератора быть с ним на «ты»: «Я не барин. ». Действительно , обращение на «ты », особенно публично к подчиненному, — это демонстрация барского чванства, низкого уровня интел-лекта. Занимаемый пост не дает ему основания для подобного общения с под-чиненным или наемным работником. Такое обращение унижает достоинство человека.

Этикет служебных, деловых отношений требует строго соблюдения рече-вых норм как в межличностном общении, так и во время деловых бесед, сове-щаний. Когда вы разговариваете с людьми (или даже с одним человеком), веди-те беседу так, чтобы вам никто не мешал. Все дела, за исключением экстрен-ных, внезапных, могут подождать.

Читайте так же:

  • Иск о взыскании морального вреда при дтп образец Иск — моральный вред. Получение моральной компенсации. Иск о взыскание морального вреда. Если вам причинены физические или(и) нравственные страдания ввиду чьих то неправомерных действий вы вправе обратиться в суд о возмещение морального вреда. Как сказано в ст. 151 ГК РФ если гражданину […]
  • Образец заявления о снятии надзора Заявление об установлении административного надзора Административный надзор устанавливается для предупреждения совершения преступлений и правонарушений лицами, ранее отбывавших наказание в местах лишения свободы. Считается, что такая мера позволит органам внутренних дел держать таких […]
  • Когда приходит субсидия за квартиру Материальная помощь населению от государства: выплата субсидий на оплату коммунальных услуг Субсидия имеет целевой характер. Она является полным или частичным возмещением оплаты коммунальных услуг. Сначала гражданин оплачивает все коммунальные услуги, субсидию потом перечисляют на его […]
  • Приказ минэкономразвития 567 от 02102019 Цель семинара - дать Вам ценные знания для успешного участия в государственных торгах, конкурсах, тендерах и аукционах. Продавайте Вашу продукцию или услуги государству с нами. Обучение госзакупкам Электронные торги Законодательство Рассылка по госзакупкам Главная Законодательство […]
  • У нпф ренессанс отозвана лицензия НПФ «Ренессанс жизнь и пенсии» лишился лицензии: что дальше НПФ «Ренессанс Жизнь и пенсии» – Негосударственный пенсионный фонд, который с февраля 2015 года получил название «Солнце. Жизнь. Пенсия». Он пользовался достаточно большой популярностью среди населения РФ, которое, не доверяя […]